Waarom is het specificeren van opdrachten belangrijk voor het runnen van een drukkerij?

Nessan Cleary bespreekt het belang van het specificeren van opdrachten en de rol die dit speelt in het succes van drukkerijen.

Veel drukkers beseffen niet hoe belangrijk het is om een opdracht goed in te schatten bij het maken van een offerte, of hoeveel vaardigheid er komt kijken bij het goed specificeren van alle verschillende elementen waarmee rekening moet worden gehouden.

Er is iets voor te zeggen om je te beperken tot het aanbieden van een standaard productenlijst, zoals posters of banners, en klanten alleen te vragen om het formaat en de hoeveelheid te kiezen. Met deze aanpak kun je een standaard prijslijst opstellen, zodat de klant precies weet hoeveel zijn bestelling gaat kosten en jij precies weet wat de winstmarge is op die opdrachten. Dit betekent ook dat u alleen een standaardset van materialen en verbruiksartikelen hoeft op te slaan, wat het voorraadbeheer sterk vereenvoudigt.

Grootformaat werk wordt echter vaak gekenmerkt door kleine oplagen, maatwerk met enorme variaties van opdracht tot opdracht. Deze opdrachten moeten volledig worden gespecificeerd om een schatting van uw kosten te kunnen maken en een offerte te kunnen opstellen die ruimte laat voor enige speelruimte en een winstmarge die de moeite waard is. Wat zijn de factoren waarmee rekening moet worden gehouden?

Het belangrijkste element is misschien wel hoe je je eigen werk waardeert en welke winstmarge je voor elke klus wilt instellen. De verleiding is groot om de kosten te minimaliseren om werk binnen te halen, maar het bedrijf zal niet overleven als je niet een fatsoenlijke winst maakt bovenop het dekken van je kosten. Ook een te hoge prijs zorgt ervoor dat klanten ergens anders heen gaan. Uiteindelijk hangt de prijs dus af van de waarde die je je klanten biedt. Daar horen geen goede afdrukkwaliteit of fantastische service bij, want klanten verwachten dit als vanzelfsprekend en alle concurrenten zullen ook beweren dat ze deze dingen leveren. Maar wat je USP ook is, het zal de winstmarge bepalen. Al het andere kan eenvoudig worden berekend in termen van kosten voor jou.

Laten we beginnen met het afdrukken zelf. Veel drukkerijen hebben meerdere machines, waarvan er veel hetzelfde werk lijken te kunnen doen, bijvoorbeeld als je meerdere flatbeds of rollenprinters hebt. Maar in de praktijk hebben de operators een heel duidelijk idee van welke machines het meest geschikt zijn voor bepaalde opdrachten, bijvoorbeeld omdat de ene rollenbedrukker kieskeuriger is dan de andere met een bepaald substraat, of omdat de ene flatbed betere huidtinten produceert dan de andere. Maar aan al die verschillende machines zijn verschillende kosten verbonden. En de gebruikte printmodus heeft ook invloed op de tijd die nodig is om de afdruk te maken. Het is dus belangrijk dat er een goede communicatie is tussen de medewerkers van de klantenservice die een schatting maken en de productiemedewerkers die de opdracht daadwerkelijk uitvoeren om ervoor te zorgen dat de schatting overeenkomt met de productie.

Je moet ook rekening houden met het afvalmateriaal dat een bepaalde printer kan veroorzaken, zoals de hoeveelheid die aan de voorkant van een rol wordt gebruikt om op de opvoerrol te rijgen. Dit klinkt misschien als een verwaarloosbare hoeveelheid, maar als je routinematig een paar meter verliest aan het begin en einde van elke rol, dan kan dat behoorlijk oplopen.

Alle inkjetprinters hebben een zekere mate van reiniging nodig om te voorkomen dat de spuitmondjes verstopt raken. Dat kan betekenen dat de koppen aan het begin of einde van elke dienst handmatig moeten worden schoongemaakt. Maar het kan ook betekenen dat je tijdens een dienst moet stoppen om de koppen schoon te maken, wat de productietijd verlengt, en je kunt merken dat de printer een bepaalde hoeveelheid inkt gebruikt als onderdeel van de schoonmaakroutine, wat de bedrijfskosten van de machine verhoogt.

Een ander aandachtspunt is de hoeveelheid energie die de printer verbruikt. Een UV-printer met LED-lampen zal relatief lage energiekosten hebben, maar een UV-printer met kwiklampen zal stand-by moeten blijven om ervoor te zorgen dat de lampen klaar zijn om uit te harden. Ook een printer met inkt op waterbasis, zoals hars of latex, zal veel energie nodig hebben om de prints te drogen.

Verbruiksartikelen

Het gebruikte substraat is een van de grootste kostenposten van elke opdracht en veel klanten willen wellicht opties met verschillende media, afhankelijk van wat ze willen bereiken en hoe prijsgevoelig ze zijn. Het zou relatief eenvoudig moeten zijn om te berekenen hoeveel vierkante meter je nodig hebt van een bepaald medium voor een bepaalde klus, denk eraan dat je de hele plaat of breedte moet meerekenen, inclusief eventuele afsnijdingen. Voor sommige klussen heb je ook extra materialen nodig, zoals een laminaat of zeilringen.

Dan zijn er ook nog jobs die bestaan uit meerdere kleinere onderdelen die kunnen worden samengevoegd of genest. Hoe efficiënter de nesting, hoe minder media er wordt verspild, dus dit moet in elke offerte worden meegenomen.

De meeste RIP-software zal je vertellen hoeveel inkt er is gebruikt voor een bepaalde taak, en op basis hiervan zou het mogelijk moeten zijn om een gemiddelde te berekenen voor de inkt die per vierkante meter is gebruikt voor elke printer die je beschikbaar hebt. Dit kan per afdrukmodus verschillen, waarbij modi met een hogere kwaliteit en meer drukgangen meer inkt verbruiken. Speciale inkten, zoals wit, maar ook neonkleuren of metallics, zullen ook meer kosten dan de standaard proceskleuren. Gelukkig kunnen sommige RIP’s een schatting maken van de hoeveelheid inkt die een taak zal gebruiken zonder dat er daadwerkelijk iets wordt afgedrukt.

Natuurlijk moet je ook rekening houden met je vaste kosten, zoals de huur van je pand plus de kosten voor verwarming en verlichting, het leasen en onderhouden van voertuigen en natuurlijk de lonen van je personeel en de kosten voor kantoormanagement en personeelszaken. Elke prijsopgave moet een toeslag bevatten om deze verborgen kosten te dekken.
Dan zijn er nog de uitvoeringskosten. Misschien moet je het werk ook installeren, wat kan betekenen dat je het moet uitbesteden aan een aannemer. Het kan zelfs zijn dat je het werk moet afbreken als het klaar is en dat je de materialen moet afvoeren.

Tot slot zouden sommige drukkerijen kunnen overwegen om de milieukosten of voetafdruk van elke opdracht te berekenen. Dit is misschien niet gebruikelijk voor het maken van een offerte of het specificeren van de manier waarop een opdracht wordt afgedrukt, maar het zal in de toekomst waarschijnlijk een grotere rol gaan spelen naarmate meer klanten merken dat ze rekening moeten houden met hun ecologische voetafdruk. Als je gebruik maakt van een CO2-compensatieschema, dan moet dat hier ook worden opgenomen.

Samenvattend is het voor elk bedrijf van vitaal belang om zowel de kosten te kunnen beheersen als de te verwachten winst te kunnen plannen. Het goed kunnen specificeren van opdrachten is hier een belangrijk onderdeel van, omdat het je helpt onaangename verrassingen te voorkomen wanneer je de kosten na het produceren van die opdrachten bij elkaar optelt.