मार्शल एटकिन्सनले तपाईंको व्यवसायको लागि प्रभावकारी KPIS निर्माण र बुझ्नुको महत्त्वमा जोड दिन्छन्। उनले केपीआईहरू मापन गर्न महत्त्वपूर्ण छन् र यी KPI कसरी कार्यान्वयन गर्ने भनेर पनि विवरण दिन्छन्।
तपाईंको करियरको क्रममा कतै न कतै, तपाईंले सायद कसैलाई KPIs वा “मुख्य कार्यसम्पादन सूचकहरू” को महत्त्वको बारेमा विस्तृत रूपमा बताउनुभएको, पढ्नुभएको, वा सुन्नुभएको होला। उनीहरूले जे कुरा गरिरहेका थिए त्यसको लगभग दस मिनेटपछि, तपाईंले आफ्नो फोन, इमेल, सामाजिक सञ्जाल, वा अरू केहि पनि जाँच गर्न थाल्नुभयो तर त्यो व्यक्तिले के कुराकानी गर्न खोजिरहेको थियो भनेर हेर्न थाल्नुभयो।
केपीआई? संख्या? गणित?
बोरिंग! मेरो मतलब… आउनुहोस्। हाम्रो व्यवसाय राम्रो चलिरहेको छ। हामीले यी कुनै पनि KPI बकवास बिना सफलता पाएका छौं। किन अहिले नै सुरु गर्ने?
किनभने तपाईंले सुन्नुहुने चुस्ने आवाज भनेको झ्यालबाट उडिरहेको नाफा हो। यदि तपाईंले आफ्नो KPI मेट्रिक्सको बारेमा चिन्ता नगरी सफलता हासिल गर्नुभएको छ भने पनि, त्यसले भविष्यको सफलताको ग्यारेन्टी गर्दैन। र यो नबिर्सनुहोस् कि तपाईंले आफ्नो व्यवसायमा नगदको डफेल झोला छोडिरहनुभएको हुन सक्छ किनभने तपाईंले यसलाई उठाउन आवश्यक काम गरिरहनुभएको छैन।
मेरो भनाइ यही हो। “प्रमुख कार्यसम्पादन सूचक” भनेको तपाईंको व्यवसायमा कुनै पनि महत्त्वपूर्ण कुरा हो। तपाईं यसको ट्रयाक राख्न चाहनुहुन्छ किनभने यदि केहि महत्त्वपूर्ण छ भने, तपाईं सधैं प्रभावकारिताको अधिकतम स्तर प्राप्त गर्न चाहनुहुन्छ। यद्यपि, यदि त्यो अझै परिभाषित गरिएको छैन भने, तपाईं कसरी थाहा पाउनुहुन्छ कि तपाईं पूर्ण क्षमतामा सञ्चालन गर्दै हुनुहुन्छ र कुनै अवास्तविक क्षमता छैन?
यो लेख यी अवसरहरूलाई परिभाषित गर्ने, प्रणाली कार्यान्वयन गर्ने र यसलाई प्रभावकारी बनाउन सुनिश्चित गर्ने बारेमा हो।
उत्तम मेट्रिक्स बुझ्दै
तपाईंको व्यवसायमा तपाईंले निरन्तर ध्यान केन्द्रित राख्नुहुने सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण कुराहरू के के हुन्? बिक्री? उत्पादन? ग्राहक सन्तुष्टि? अर्डरको शुद्धता? उत्पादनमा संलग्न त्यो व्यक्तिले हरेक दिन बाथरूममा कति मिनेट बिताउँछ?
कुनै पनि व्यवसायमा हामीले मापन गर्न सक्ने सयौं, यदि हजारौं होइन भने, चीजहरू छन्। तर अर्को स्तरको भिन्नता ल्याउन केही क्लिकहरूले मात्र ठाउँ पाउँछन्। जब तपाईं त्यस्तो महत्त्वपूर्ण कुरालाई विचार गर्नुहुन्छ, त्यसलाई सफलता वा असफलतामा के ले धकेल्छ?
उदाहरणका लागि, सम्भवतः सबैभन्दा सामान्य, बिक्रीलाई लिऔं। अवश्य पनि, तपाईंले शीर्ष-लाइन राजस्व लक्ष्य सेट गर्न सक्नुहुन्छ। तर यसलाई के ले प्रेरित गर्छ? के तपाईं त्यो बिक्री लक्ष्य प्राप्त गर्नुहुनेछ कि भनेर दैनिक रूपमा जान्नको लागि यसलाई बुझ्न सजिलो गणितमा विभाजन गर्न सक्नुहुन्छ?
मानौं तपाईं $१,०००,००० को बिक्री लक्ष्य हासिल गर्न चाहनुहुन्छ। यदि तपाईंको औसत अर्डर आकार $१,५०० छ भने, तपाईंले सजिलै पढ्न सकिने KPI निर्धारण गर्न त्यसलाई प्रयोग गर्न सक्नुहुन्छ।
$१,०००,०००/$१,५०० = प्रति वर्ष ६६६.६ अर्डरहरू। यसलाई राउन्ड अप गरेर ६६७ भनौं।
६६७/१२ महिना = प्रति महिना ५५.५८ अर्डरहरू। आउनुहोस्, यसलाई राउन्ड अप गरौं र यसलाई ५६ भनौं।
५६/४ हप्ता = प्रति हप्ता १४ अर्डर।
१४/५ = प्रति दिन २.८ अर्डर। यसलाई राउन्ड अप गरेर ३ भनौं।
त्यसकारण, यदि तपाईंको व्यवसायले $१,५०० को औसत बिक्री मूल्यको साथ दैनिक ३ वटा अर्डरहरू बन्द गर्छ भने, तपाईंले सजिलैसँग आफ्नो $१,०००,००० राजस्व लक्ष्य हासिल गर्नुहुनेछ।
हिजोको आफ्नो बिक्री प्रयासलाई फर्केर हेर्नुहोस्। के तपाईंले $१,५०० मूल्यका कम्तिमा तीनवटा अर्डरहरू बन्द गर्नुभयो? यदि होइन भने, त्यो सानो दैनिक लक्ष्य हासिल गर्न तपाईं के परिवर्तनहरू गर्दै हुनुहुन्छ?
अन्य उदाहरणहरू
अवश्य पनि, त्यो एउटा उदाहरण हो। तपाईंको लागि सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण KPI उत्पादन समय, कर्मचारी शिक्षा, दोष दर, वा सफलता वा असफलतालाई सजिलै संकेत गर्ने कुनै पनि महत्त्वपूर्ण डेटा बिन्दुहरूको बारेमा हुन सक्छ।
सबैभन्दा महत्त्वपूर्ण कुरा, तपाईं आफ्नो KPI हरू सान्दर्भिक होस् भन्ने चाहनुहुन्छ। यदि तपाईंले जानकारीसँग केही गर्नुभएन भने डेटा ट्र्याक गर्ने र मापन गर्ने कुरामा थोरै अर्थ हुन्छ। एकपटक तपाईंसँग जानकारी भएपछि, यसलाई परिवर्तनको संकेतको रूपमा प्रयोग गर्न सुरु गर्नुहोस्। मेरो असल साथी मार्क कउड्रेले भनेझैं, “केवल तीन चीजहरू हुन सक्छन्, र ती मध्ये दुई खराब छन्। चीजहरू राम्रो हुँदै गइरहेका छन्। चीजहरू खराब हुँदै गइरहेका छन्। वा, चीजहरू उस्तै रहनेछन्।”
जब तपाईं KPI संख्याहरू खोज्न थाल्नुहुन्छ, यसले तपाईंलाई अन्य व्यावसायिक क्षेत्रहरूमा सुधार गर्ने अवसरतर्फ संकेत गर्न सक्छ।
तपाईंको अगाडि अवसरहरू
मानौं तपाईंले आफ्नो उत्पादन डाउनटाइम मापन गर्न सुरु गर्नुभयो। यो कामको दिनको समय हो जुन प्रिन्टिङमा खर्च गरिएको छैन। जब तपाईं प्रिन्ट गर्दै हुनुहुन्छ, तपाईं पैसा कमाउँदै हुनुहुन्छ। जब तपाईं प्रिन्ट गर्दै हुनुहुन्न, तपाईं पैसा खर्च गर्दै हुनुहुन्छ। डाउनटाइम महँगो हुन सक्छ, त्यसैले ट्र्याकिङ गर्नु एक उत्कृष्ट KPI हो।
डाउनटाइम KPI मा नयाँ चासोको कारणले गर्दा, तपाईंको टोलीले उत्पादनको लागि डाउनटाइमको मूल कारण खोज्न थालेको छ। यो प्रायः चीजहरूको लागि पर्खिरहेको छ। मसी मिसिनको लागि पर्खिरहेको छ। स्क्रिनहरू तयार हुनको लागि पर्खिरहेको छ। इन्भेन्टरी गणना र स्टेज गर्नको लागि पर्खिरहेको छ। काम चलाउन प्रबन्धकको स्वीकृतिको लागि पर्खिरहेको छ।
उनीहरूको परिकल्पना पछाडिको गणितले उनीहरूलाई सही साबित गर्छ, जसले देखाउँछ कि पसलको ६०% भन्दा बढी डाउनटाइम केहि पर्खिरहेको छ। यसलाई सच्याउनको लागि, टोलीले भोलिको उत्पादनको लागि आवश्यक पर्ने सबै कुराको लागि ‘स्क्याभेन्जर हन्ट’ सुरु गर्छ, आज। यसका लागि केही पुनर्गठन, प्रशिक्षण र प्रक्रिया परिवर्तनहरू लाग्छ, तर तिनीहरूले यो गर्छन्।
यस प्रयासको कारण, उत्पादन बढ्छ, लागत घट्छ, र कर्मचारी र ग्राहक दुवैको सन्तुष्टिमा वृद्धि हुन्छ।
किनभने दुई कुरा भए: केही मापन गरियो, र त्यसले परिवर्तन ल्यायो। सुधारहरू मान्य भए किनभने KPI ले विचारले काम गरेको प्रमाणित गर्यो।
केपीआई मापन गर्ने?
के तपाईंलाई अझै पनि लाग्छ कि KPI हरू बोरिंग र समयको बर्बादी हो? यदि तपाईंलाई लाग्छ भने, म पक्का छु कि तपाईंको प्रतिस्पर्धी खुसी हुनेछ।
तर, यदि तपाईं यसमा गहिरो अध्ययन गर्न चाहनुहुन्छ भने, तपाईंले कुन KPI हरू मापन गर्न चाहनुहुन्छ भनेर कसरी निर्धारण गर्ने भनेर अन्वेषण गरौं।
पहिले, यसलाई दुई दृष्टिकोणबाट जाँच गरौं। के बिग्रिएको छ वा सुधार गर्न आवश्यक छ? र, सफलतापूर्वक काम गरिरहनको लागि के महत्त्वपूर्ण छ र आवश्यक छ? तपाईं ती विचारहरू मध्ये कुनै एकको वरिपरि KPI मेट्रिक्स निर्माण गर्न सक्नुहुन्छ, तर सम्भवतः दुवै महत्त्वपूर्ण हुनेछन्।
यो गर्ने सबैभन्दा राम्रो तरिका भनेको आफ्नो टोलीलाई भेला गर्नु र छलफल गर्नु हो। मैले वर्षौंदेखि सिकेको छु कि यदि तपाईं कुनै व्यवसायको वास्तविक वास्तविकता जान्न चाहनुहुन्छ भने, तपाईंले आफ्नो कार्यालयबाट बाहिर निस्केर काम गर्ने मानिसहरूलाई सोध्नुपर्छ। विश्वास गर्नुहोस्, तिनीहरूको राय छ।
तपाईंको लक्ष्य भनेको उनीहरूको कामलाई सजिलो बनाउनु, आफ्नो उत्पादन सुधार गर्नु, लागत घटाउनु र नाफा बढाउनु हो… यो एउटा मूल्यवान गतिविधि हो। ह्वाइटबोर्ड वा प्याड भएको ठूलो इजेल प्रयोग गर्नुहोस्। मापन र विश्लेषण गर्न महत्त्वपूर्ण मेट्रिक्स र तपाईंको टोलीसँग त्यसमा के फिड हुन्छ भन्ने बारेमा विचार गर्नुहोस्।
अभ्यासको अन्त्यमा, तपाईं कम्पनीलाई स्वस्थ राख्ने व्यवसायको बारेमा महत्त्वपूर्ण बुँदाहरू सूचीबद्ध गर्न चाहनुहुन्छ। “यदि यी कुराहरूले राम्ररी काम गरेन भने, हामी बर्बाद हुन्छौं।”
अनि प्रत्येकको लागि, सफलता कसरी मापन गर्न सकिन्छ भनेर निर्धारण गर्नुहोस्। तपाईं कुनै कुरा के र कसरी मापन गर्नुहुन्छ, र सफल संख्या के हो?
OKR ढाँचामा महत्त्वपूर्ण कुराहरू परिभाषित गर्नुहोस्
सफलतालाई परिभाषित गर्ने एउटा सजिलो तरिका भनेको OKR ढाँचामा प्रत्येक महत्त्वपूर्ण बुँदालाई सूचीबद्ध गर्नु हो। OKR को अर्थ “उद्देश्य, मुख्य परिणाम” हो। जसको अर्थ हो, “हामीले चाहेको कुरा यहाँ छ, र त्यो भइरहेको सकारात्मक परिणाम यहाँ छ।”
पहिलेको हाम्रो बिक्री उदाहरण प्रयोग गर्दै, यदि उद्देश्य प्रति दिन औसत तीन बिक्रीहरू राख्नु हो, जसको बिक्री कुल कम्तिमा $१,५०० हो, भने $१,००,००० को राजस्व लक्ष्य हासिल गरिनेछ।
अर्को चरण भनेको त्यो सफलतामा के कुराले फीड गर्छ भनेर बुझ्न सक्नुहुन्छ कि भनेर हेर्नु हो। तीनवटा बिक्री बन्द गर्न तपाईंले कति दैनिक उद्धरणहरू पठाउनुपर्छ? यदि औसत अर्डर मूल्य $१,५०० छ भने, कुन प्रकारको ग्राहकले त्यो रकम खर्च गर्छ? के तपाईं रेफरल वा कोल्ड कलिङद्वारा बढी बिक्री बन्द गर्नुहुन्छ?
यहीँबाट वास्तविक काम सुरु हुन्छ। आफ्ना लक्ष्यहरू बताउनुहोस्, के महत्त्वपूर्ण छ भनेर परिभाषित गर्नुहोस्, लक्षित KPI नम्बर सेट गर्नुहोस्, र परिणामहरू मापन र परीक्षण गर्नुहोस्।
यो यात्राको सबै पक्षमा तपाईंले आफ्नो टोलीलाई संलग्न गराउनु आवश्यक छ भन्ने कुरा नबिर्सनुहोस्। आखिर, यो सम्भव बनाउनको लागि तिनीहरू नै आफ्नो ढाड भाँच्ने प्रयास गर्नेछन्।
KPIs कार्यान्वयन गर्दै
मानौं तपाईं र तपाईंको टोलीले प्रयोग गर्नको लागि KPI हरूको पहिलो सेट भेट्नुभएको छ र यसलाई छनोट गर्नुभएको छ। अर्को चरण वास्तवमा सफलता मापन गर्न डेटा सङ्कलन चरण लागू गर्नु हो।
तपाईं यसलाई सकेसम्म सजिलो बनाउन चाहनुहुन्छ। यदि तपाईं काम नगरी डेटा सङ्कलनलाई स्वचालित गर्न सक्नुहुन्छ भने, त्यो उत्तम हो। यद्यपि, त्यो सधैं सम्भव हुँदैन। यदि कुनै टोली सदस्यले केहि ट्र्याक गर्न समय र प्रयास खर्च गरिरहेको छ भने, तिनीहरूलाई डेटा सङ्कलन गर्न सजिलो बनाउनुहोस्। सकेसम्म चीजहरूलाई सरल बनाउनुहोस्, र तिनीहरूलाई सफल हुन उपकरणहरू दिनुहोस्।
डेटा सही र समयमै सङ्कलन गरिएको छ भनी सुनिश्चित गर्न तपाईंले तालिम र सहयोगको साथ बारम्बार अनुगमन गर्नुपर्छ। मेरो अनुभव यो छ कि यदि टाइमशिटमा अत्यधिक मात्रामा ५ वा ० मा अन्त्य हुने संख्याहरू छन् भने, टोली सदस्यले तिनीहरूलाई बनाउँदैछ।
असल बानीहरू सिर्जना गर्नु नै यो तथ्याङ्क सङ्कलन गर्ने तरिका हो। यो प्रक्रियाको एक प्राकृतिक भाग जस्तो महसुस हुनु आवश्यक छ र हरेक पटक असफल नभईकन हुनु पर्छ।
निष्कर्ष
व्यवसायका सबै अनुभवी नेताहरूले तपाईंलाई भन्नेछन् कि “तपाईंले मापन नगरेको कुरा व्यवस्थापन गर्न सक्नुहुन्न।” यो १००% सही छ।
तपाईंको व्यवसायको लागि मुख्य डेटा बिन्दुहरू सङ्कलन, क्रमबद्ध, ग्राफ र विश्लेषण गर्न समय निकाल्नु तपाईंको व्यवसायलाई स्वस्थ र बढ्दो राख्नको लागि एक महत्त्वपूर्ण कदम हो।
कार्यसम्पादन तथ्याङ्कले नेतालाई सूचित निर्णय लिन मद्दत गर्छ। अन्यथा, तपाईं केवल अनुमान गर्दै हुनुहुन्छ।