마샬 앳킨슨은 비즈니스를 위한 효과적인 KPIS를 구축하고 이해하는 것이 중요하다고 강조합니다. 또한 측정해야 할 중요한 KPI와 이러한 KPI를 구현하는 방법에 대해서도 자세히 설명합니다.

직장 생활을 하면서 누군가가 KPI 또는 “핵심 성과 지표”의 중요성에 대해 자세히 설명하는 글을 읽거나 보거나 들어본 적이 있을 것입니다. 상대방이 무슨 이야기를 하든 10분 정도 지나면 휴대폰, 이메일, 소셜 미디어 등을 확인하면서 상대방이 전달하고자 하는 내용에 집중하기 시작했을 것입니다.

KPI? 숫자? 수학?

지루해! 내 말은…제발. 우리 사업은 잘 되고 있어요. 우리는 이런 말도 안 되는 KPI 없이도 성공했습니다. 왜 지금 시작하죠?

당신이 듣는 짜증나는 소리는 창밖으로 날아가는 수익이기 때문입니다. KPI 지표에 대한 걱정 없이 성공을 거두었다 하더라도 그것이 미래의 성공을 보장하는 것은 아닙니다. 그리고 현금을 회수하는 데 필요한 작업을 하지 않아서 회수하지 못한 현금을 비즈니스에 남겨두고 있을 수도 있다는 사실을 잊지 마세요.

이것이 바로 제가 의미하는 바입니다. “핵심 성과 지표”는 비즈니스에서 중요한 모든 것을 의미합니다. 중요한 것이라면 항상 최대 수준의 효과를 얻고자 하기 때문에 이를 추적하고 싶을 것입니다. 하지만 아직 정의되지 않았다면 전체 역량을 발휘하고 있고 실현되지 않은 잠재력이 없는지 어떻게 알 수 있을까요?

이 문서에서는 이러한 기회를 정의하고, 시스템을 구현하고, 제대로 작동하는지 확인하는 방법에 대해 설명합니다.

최고의 지표 이해하기

비즈니스에서 지속적으로 주시하고 있는 가장 중요한 사항은 무엇인가요? 영업? 생산? 고객 만족도? 주문 정확도? 생산직 직원이 매일 화장실에서 보내는 시간은 몇 분인가요?

모든 비즈니스에서 측정할 수 있는 항목은 수천 개는 아니더라도 수백 개에 달합니다. 하지만 단 몇 가지만 클릭해도 한 차원 높은 수준의 차이를 만들 수 있습니다. 그렇게 중요한 것을 고려할 때 무엇이 성공 또는 실패로 이끄는 것일까요?

가장 일반적인 목표인 매출을 예로 들어 보겠습니다. 물론 최고 매출 목표를 설정할 수 있습니다. 하지만 그 원동력은 무엇일까요? 매출 목표를 달성할 수 있는지 매일 알 수 있도록 이를 이해하기 쉬운 수학으로 세분화할 수 있을까요?

1,000,000달러의 매출 목표를 달성하고 싶다고 가정해 보겠습니다. 평균 주문 규모가 1,500달러인 경우, 이를 사용하여 읽기 쉬운 KPI를 결정할 수 있습니다.

1,000,000/$1,500 = 연간 주문 수 666.6건. 반올림하여 667이라고 부르겠습니다.

667/12개월 = 월 주문 수 55.58건. 반올림하여 56이라고 부르겠습니다.

56/4주 = 주당 14건의 주문.

14/5 = 하루 주문 수 2.8건입니다. 반올림하여 3이라고 부르겠습니다.

따라서 매일 평균 1,500달러의 판매액으로 3건의 주문을 처리하면 1,000,000달러의 매출 목표를 쉽게 달성할 수 있습니다.

어제 영업 활동을 되돌아보세요. 1,500달러 상당의 주문을 세 건 이상 성사시켰나요? 그렇지 않다면 그 작은 일일 목표를 달성하기 위해 어떤 변화를 시도하고 있나요?

기타 예제

물론 이는 한 가지 예일 뿐입니다. 가장 중요한 KPI는 생산 시간, 직원 교육, 불량률 또는 성공 또는 실패를 쉽게 알 수 있는 중요한 데이터 포인트일 수 있습니다.

무엇보다도 KPI가 관련성이 있어야 합니다. 정보를 가지고 아무것도 하지 않는다면 데이터를 추적하고 측정하는 것은 의미가 없습니다. 일단 정보를 확보했다면 이를 변화를 위한 신호로 활용하세요. 제 절친한 친구인 마크 쿠드레이의 말처럼, “세 가지 일만 일어날 수 있고 그 중 두 가지는 나쁜 일입니다. 상황이 나아질 것이다. 상황이 더 나빠질 것이다. 아니면 상황이 그대로 유지될 수도 있습니다.”

KPI 수치를 분석하기 시작하면 다른 비즈니스 영역을 개선할 수 있는 기회를 발견할 수 있습니다.

눈앞에 펼쳐진 기회

생산 중단 시간을 측정하기 시작했다고 가정해 보겠습니다. 이는 업무 시간 중 인쇄에 사용되지 않는 시간입니다. 인쇄를 할 때는 돈을 벌고 있는 것입니다. 인쇄하지 않을 때는 비용을 지출하는 것입니다. 다운타임은 비용이 많이 들 수 있으므로 추적할 수 있는 환상적인 KPI입니다.

다운타임 KPI에 대한 새로운 관심으로 인해 팀에서 프로덕션 다운타임의 근본 원인을 조사하기 시작했습니다. 대부분 대기 중입니다. 잉크가 혼합되기를 기다리는 중입니다. 화면이 준비되기를 기다리는 중입니다. 재고가 계산되고 준비되기를 기다리는 중입니다. 작업 실행을 위한 관리자의 승인을 기다리는 중입니다.

가설의 근거가 된 수학은 그들의 가설이 옳았음을 증명하며, 공장 다운타임의 60% 이상이 무언가를 기다리고 있다는 것을 보여줍니다. 이 문제를 해결하기 위해 팀은 내일의 생산에 필요한 모든 것을 오늘부터 ‘청소부 사냥’을 시작합니다. 이를 위해서는 약간의 조직 개편, 교육, 프로세스 변경이 필요하지만 그들은 이를 실행합니다.

이러한 노력 덕분에 생산량이 증가하고 비용이 절감되며 직원과 고객 만족도가 모두 높아집니다.

두 가지 일이 일어났기 때문입니다. 무언가가 측정되었고 그것이 변화로 이어졌기 때문입니다. KPI를 통해 아이디어의 효과가 입증되었기 때문에 개선 사항이 검증되었습니다.

측정할 KPI는 무엇인가요?

아직도 KPI가 지루하고 시간 낭비라고 생각하시나요? 그렇다면 경쟁사도 만족할 것입니다.

하지만 이에 대해 더 자세히 알아보고 싶다면 측정할 KPI를 결정하는 방법을 살펴보겠습니다.

먼저 두 가지 관점에서 이를 살펴봅시다. 무엇이 고장났거나 개선이 필요한가요? 그리고 성공적인 작업을 계속하기 위해 무엇이 중요하고 필요한가요? 이 두 가지 아이디어 중 하나를 중심으로 KPI 지표를 구축할 수 있지만, 아마도 두 가지 모두 중요할 것입니다.

이를 위한 가장 좋은 방법은 팀을 모아 토론하는 것입니다. 저는 수년 동안 비즈니스의 실제 현실을 알고 싶다면 사무실에서 나와서 업무를 수행하는 사람들에게 물어봐야 한다는 것을 배웠습니다. 그들은 분명 의견을 가지고 있습니다.

직원들의 작업을 더 쉽게 만들고, 제품을 개선하고, 비용을 절감하고, 수익을 늘리는 것이 목표인 만큼 이는 매우 가치 있는 활동입니다. 화이트보드나 패드가 있는 큰 이젤을 사용하세요. 측정하고 분석할 중요한 지표와 그 지표에 영향을 미치는 요소에 대해 팀원들과 함께 브레인스토밍하세요.

연습이 끝나면 회사를 건강하게 유지하는 비즈니스에 대한 중요한 사항을 나열할 수 있습니다. “이런 것들이 제대로 작동하지 않으면 우리는 파멸합니다.”

그리고 각각에 대해 성공을 측정할 수 있는 방법을 결정하세요. 무엇을 어떻게 측정할 것이며 성공적인 숫자는 무엇인가요?

OKR 형식으로 중요한 사항 정의하기

성공을 정의하는 데 도움이 되는 한 가지 쉬운 방법은 각 중요한 포인트를 OKR 형식으로 나열하는 것입니다. OKR은 “목표, 핵심 결과”의 약자입니다. 즉, “우리가 원하는 것은 다음과 같고, 그로 인한 긍정적인 결과는 다음과 같습니다.”라는 뜻입니다 .

앞서의 판매 예시를 사용하여 하루 평균 판매 건수가 3건이고 판매 총액이 1,500달러 이상인 것이 목표라면 매출 목표인 1,000,000달러를 달성할 수 있습니다.

다음 단계는 무엇이 성공의 원동력이 되는지 파악하는 것입니다. 3건의 판매를 성사시키려면 매일 몇 개의 견적을 보내야 할까요? 평균 주문 금액이 1,500달러라면 어떤 유형의 고객이 그 금액을 소비하는가? 추천을 통해 더 많은 판매를 성사시키나요, 아니면 콜드 콜을 통해 성사시키나요?

이제부터 본격적인 작업이 시작됩니다. 목표를 명시하고, 무엇이 중요한지 정의하고, 목표 KPI 수치를 설정하고, 결과를 측정 및 테스트하세요.

이 여정의 모든 측면에 팀을 참여시켜야 한다는 사실을 잊지 마세요. 결국, 팀원들이야말로 이 여정을 성공시키기 위해 허리를 부러뜨리며 노력할 사람들입니다.

KPI 구현

여러분과 팀이 만나서 사용할 첫 번째 KPI 세트를 정했다고 가정해 보겠습니다. 다음 단계는 실제로 데이터 수집 단계를 구현하여 성공을 측정하는 것입니다.

이 작업을 가능한 한 쉽게 만들고 싶을 것입니다. 사람이 직접 작업하지 않고도 데이터 수집을 자동화할 수 있다면 가장 좋습니다. 하지만 항상 가능한 것은 아닙니다. 팀원이 무언가를 추적하는 데 시간과 노력을 들여야 한다면 데이터를 쉽게 수집할 수 있도록 하세요. 가능한 한 일을 단순화하고 팀원에게 성공할 수 있는 도구를 제공하세요.

데이터가 정확하고 적시에 수집될 수 있도록 교육과 지원을 통해 자주 후속 조치를 취해야 합니다. 제 경험에 따르면 작업표에 5나 0으로 끝나는 숫자가 압도적으로 많으면 팀원이 그 숫자를 조작하고 있는 것입니다.

좋은 습관을 만드는 것이 이 데이터를 수집하는 방법입니다. 이는 프로세스의 자연스러운 일부처럼 느껴져야 하며 매번 실패 없이 이루어져야 합니다.

결론

모든 베테랑 비즈니스 리더들은“측정하지 않는 것은 관리할 수 없다” 고 말할 것입니다. 이는 100% 정확합니다.

시간을 들여 비즈니스의 주요 데이터 포인트를 수집, 정렬, 그래프화 및 분석하는 것은 비즈니스의 건전성과 성장에 있어 매우 중요한 단계입니다.

성과 데이터는 리더가 정보에 입각한 의사 결정을 내리는 데 도움이 됩니다. 그렇지 않으면 추측에 불과합니다.