그레이엄 리차드슨-록크가 워크플로 자동화의 장점에 대해 설명합니다.

 

현재 전 세계적으로 코로나19로 인한 혼란이 계속되고 있고, 비즈니스 소유자나 관리자는 하루하루 비즈니스 생존을 위한 업무를 처리하고 있지만, 이 위기의 반대편에서 워크플로 자동화의 장점을 고려할 시간을 가질 수 있습니다.

FESPA의 기술 지원 관리자로서 저는 프린터 회원들이 사용 가능한 모든 도구를 활용하여 주문 처리 속도를 높이고 매번 고객의 품질 기대치를 충족하지 못하는 인쇄 작업의 위험을 줄일 수 있는 방법에 대한 통찰력을 제공하는 것을 목표로 합니다. 다양한 인쇄 기술과 생산 환경을 고려할 때 이는 어려운 일이 될 수 있습니다.

그러나 자재 취급의 로봇 공학 및 진화하는 MIS 시스템과 같은 시스템을 통해 디지털 인쇄에서 기계 자동화의 사용이 증가함에 따라 필수적인 효율성을 가져오고 있음은 분명합니다. 다음 단계의 변화는 소프트웨어를 연결하고 간소화된 워크플로를 구축하는 것입니다.

집중할 영역을 파악하려면 명확하게 조정되고 예측 가능한 인쇄물 제작이 필요합니다. 이러한 접근 방식은 전통적인 맞춤형 인쇄 비즈니스 모델과 비교할 때 제품 제공에 약간의 제약이 있습니다. 저는 구매자로서 직접 경험한 바에 따르면, 우수한 웹 2.0 인쇄 제공업체의 경우 조달 프로세스가 매우 빠르고 명확하기 때문에 기존의 느린 주문 경로를 따르는 것은 매우 창의적이거나 전문화된 작업뿐이라는 것을 알고 있습니다.

더 많은 인사이트를 얻기 위해 컬러 관리부터 소프트웨어 및 스크립트 개발까지 프린터를 위한 자동화 통합 서비스를 제공하는 영국의 기술 컨설팅 회사인 Colour Engine의 말콤 맥켄지에게 문의했습니다.

지원하는 많은 소프트웨어 제품 중 하나는 사용자 지정 자동화된 프로덕션 워크플로우를 구축할 수 있는 Enfocus Switch입니다. 사용자 지정 스크립팅을 통해 서로 다른 소프트웨어 애플리케이션을 결합하면 예를 들어 JavaScript 인터페이스를 사용하는 Adobe CC 애플리케이션에서 Mac OS-X용 Applescript 및 Microsoft Windows용 VBscript를 사용하여 파일을 Microsoft Outlook과 같은 다른 애플리케이션으로 옮길 수 있습니다.

한 가지 예로, 인바운드 고객 파일을 PitstopPro에 연결된 핫 폴더에 저장하여 아트워크가 프로세스의 요구 사항을 충족하는지 사전 점검할 수 있습니다. 그러면 고객에게 자동 이메일이 전송되어 파일이 첫 번째 검사를 거치고 있으며 곧 증명을 받게 될 것임을 알릴 수 있습니다. 파일이 사전 검사를 통과하면 다음 단계는 파일을 열어 적절한 색상 관리 프로필과 함께 아트웍을 PDF 증명에 삽입하여 승인을 받는 것입니다. 물론 파일이 요구 사항을 충족하지 못하면 고객이 다시 제출하기 위해 수행해야 하는 작업을 자세히 설명하는 이메일을 설정합니다.

캡션: Switch에서 자동화된 워크플로 설계의 예입니다.

이러한 자동화 접근 방식은 사용자 지정 기회가 더 제한될 수 있는 호스팅 에코시스템에 대한 민첩한 대안이 될 수 있습니다. 때로는 인쇄 제품 믹스에 맞게 특별히 구축하지 않으면 최적의 워크플로를 달성하기 어려울 수 있습니다. 선택은 얼마나 깊이 관여하고 싶은지, 필요한 유연성의 수준에 따라 달라집니다.

말콤 맥켄지는 Enfocus 인증 전문가이자 ISO TC-130(인쇄 및 그래픽 기술) 위원회 위원으로 워크플로 자동화의 기술적 요구 사항에 대한 풍부한 경험을 보유하고 있습니다.

교육을 시작하면서 그는 “간단한 프로세스를 자동화하는 것부터 시작하고 거기서부터 확장해 나가라”는 현명한 조언을 해주었습니다. 배송 정리에는 주문 마감, 배송 메모와 택배 라벨을 올리고 인쇄하고 송장을 보내거나 결제를 받는 등의 작업이 포함될 수 있습니다.

캡션: 이 다이어그램은 다양한 시나리오에서 자동화된 워크플로우를 개발하는 데 EnFocus Switch를 사용할 수 있음을 보여줍니다.

일반적으로 MIS 시스템은 이러한 작업의 상당 부분을 처리하지만 선택한 택배사의 예약 시스템에 직접 통합되지 않을 수 있습니다. 프로세스의 작업과 순서를 나열하면 모든 것을 서로 연결하는 방법을 이해할 수 있습니다. 올바른 정보를 목적지로 가져오는 데 활용하기 위해 API, SQL 코드 XML 메타데이터가 필요할 수 있는데, 이때 Enfocus Switch와 약간의 전문 지식이 필요합니다. 여기에는 상호 연결할 수 있는 다양한 ‘위젯’ 또는 API와 지루한 반복 작업에서 벗어나기 위해 ‘작업’을 함께 연결하는 시각적 워크플로 계획이 포함됩니다.

결국 목표는 사람과의 접점을 최대한 줄여 속도를 높이고 비용을 절감하여 더 많은 주문을 처리할 수 있는 역량을 확보하는 것입니다.

말콤과 같은 전문가의 도움을 받아 자동 견적, 주문 승인, 신속한 소프트 프루핑, 결제 및 예약에 이르는 모든 과정을 계획할 수 있다면 인적 접점을 크게 줄이고 직원들이 더 생산적으로 일할 수 있는 단계에 빠르게 도달할 수 있습니다.

웹2프린트 운영이든 스토어프론트 운영이든, Enfocus Switch 소프트웨어 인쇄 기술은 일반적으로 단기적이고 빠른 처리로 비용 경쟁이 치열한 시장에서 기하급수적으로 증가하는 작업을 처리할 수 있을 정도로 프로세스 효율성을 크게 향상시키는 데 활용되었습니다.

청중, 기업, 프린터, 전문가와 대화하다 보면 문제에 얼마나 많은 직원을 ‘투입할 수 있는지’에 대한 한계가 있습니다. 일관성 없는 수작업은 국물을 망칠 뿐만 아니라 비즈니스 성장과 확장을 방해할 수 있습니다.

이제 프린터는 더 나은 작업 방식을 찾아야 하는 절대적인 과제를 안고 있습니다. 이제 직접 최종 사용자와 인쇄소 모두 고객에게 신속하게 증명서를 제공해야 하는 즉시성이 그 어느 때보다 중요해졌습니다. 스마트한 기업은 수신 파일을 빠르게 수신하고 제어함으로써 문제를 파악하고 해결하며 내부 의사 결정을 가속화하고 고객에게 더 나은 서비스를 제공하고 있습니다.

Route 1 Print 및 Instantprint 브랜드로 마케팅하는 블루트리 그룹은 높은 수준의 소프트웨어 자동화 없이는 이러한 발전을 이룰 수 없었을 것입니다. 23:17의 팀워크 정신으로 한 작업을 처음부터 끝까지 처리하는 데 걸리는 최소 시간(23분 17초)이라는 최신 기록을 세우며 선견지명을 발휘하고 있습니다. 주당 25,000건의 주문을 처리하는 데 있어 서비스는 무엇보다 중요합니다.

제품의 표준화를 통해 단순(전단지, 배너, 브로셔) 또는 점점 더 복잡한 작업에 대한 상품화가 유행하고 있지만, 호일 차단, 특수 소재 인쇄 등과 같은 전문 분야에서는 여전히 수작업 기술이 필요하기 때문에 이를 구현하려면 높은 수준의 전문성이 요구될 수 있습니다.

 

요약

Enfocus Switch는 단순히 폴더에 ‘무언가’를 저장하거나 기타 첨단 기술을 기반으로 하는 흐름, 트리거 동작, 상호 연결, 흐름, 검토 포인트, 피트스톱, 스크립트 등의 흥미롭고 인상적인 플랫폼입니다.

컬러 엔진에서 말콤 맥켄지와 함께 일한 것은 유용하고 명확한 훈련이었고, 그와 함께 몇 시간을 보낼 수도 있었지만 적어도 하루 만에 제대로 된 감사를 받았습니다.

원비전, 에스코, 프린트 팩토리, HP, Efi, 하이델베르크와 같은 다른 공급업체들이 모두 시스템과 접근 방식으로 경쟁하고 있는 상황에서 엔포커스 스위치만이 자동화를 주도하는 것은 아니지만, 분명한 것은 소프트웨어 자동화가 앞서 나가기 위해 필요하다는 점입니다.