네산 클리어리가 경영 정보 시스템 소프트웨어가 현대 인쇄소를 운영하는 데 필수적인 요소가 되었지만 구현이 성공을 좌우하는 방법에 대해 설명합니다.
경영 정보 시스템(MIS)은 대부분의 인쇄 비즈니스에서 가장 복잡한 소프트웨어 중 하나일 것입니다. 인쇄소마다 운영 방식과 서비스를 제공하는 고객층에 엄청난 차이가 있는 것처럼, 모든 인쇄소에 바로 적용할 수 있는 만능 MIS는 존재하지 않습니다. 따라서 MIS를 통해 얻을 수 있는 혜택과 비용을 정확히 파악하기는 어렵습니다. 하지만 제대로 구현된 MIS를 통해 무엇을 절약할 수 있는지 물어보는 것이 더 좋은 출발점이 될 수 있을까요?
MIS는 비즈니스 정보와 워크플로 자동화라는 두 가지 개별적인 요소에 관한 것으로, 이 두 가지를 서로 연결하면 낭비가 줄어들고 수익이 증가합니다. 이는 대기업뿐만 아니라 소규모 기업에도 동일하게 적용됩니다.
캡션: 이상적으로는 사용자가 노트북, 태블릿, 스마트폰 등 휴대용 기기에서 MIS의 대부분의 기능에 액세스할 수 있어야 하며, 여기에서 PrintIQ가 이를 보여줍니다.
MIS 소프트웨어의 원래 전제는 경영진이 비즈니스의 모든 비용과 문제를 철저히 이해하여 올바른 결정을 내릴 수 있도록 하는 것이었습니다. 모든 수입과 지출을 실제로 이해하는 유일한 방법은 들어오는 주문부터 회계 부서가 통과하는 종이 클립의 수에 이르기까지 모든 것에 연결된 중앙 집중식 시스템을 사용하는 것입니다. 즉, MIS의 주요 판매 포인트는 소프트웨어 자체의 기능이 아니라 팀이 다른 공급업체의 소프트웨어와 통합하는 기술입니다.
이는 논리적으로 MIS가 다른 시스템 중 일부를 자동으로 실행하고 다양한 생산 부서를 통해 여러 작업이 어떻게 푸시되는지 결정하는 것으로 이어집니다. 이는 주로 생산 워크플로우를 의미하며, 이론적으로는 핫 폴더를 기반으로 시스템을 설정하면 한 프로세스에서 다음 프로세스로 작업이 자동으로 전달될 수도 있습니다. 하지만 MIS는 이보다 훨씬 더 많은 기능을 수행합니다. 작업 티켓의 모든 정보를 오류나 중복 없이 인쇄, 마감 또는 송장 발행에 필요한 곳에 자동으로 적용합니다. 또한 데이터를 수집하여 비즈니스가 어떻게 운영되고 있는지에 대한 보고서를 생성하고, 필요할 때 더 많은 인쇄물을 주문하거나 특정 기계가 예상보다 유지보수가 필요하거나 한 공정에서 작업이 지연되는 등 문제가 있는 위치를 표시하는 등 다른 곳에서 조치를 트리거할 수 있습니다.
캡션: MIS는 PrintIQ의 이 이미지에서와 같이 진행 중인 모든 작업의 상태에 대한 개요를 표시할 수 있어야 합니다.
모듈식 아키텍처
대부분의 MIS는 핵심 기능 세트와 다양한 옵션 모듈을 제공하므로 인쇄소는 각자의 필요에 맞게 MIS를 조정할 수 있습니다. 대부분의 MIS는 다양한 인쇄 분야에서 작동하지만 대부분의 대형 포맷 사용자는 특정 요구 사항이 있으며, 텍스타일에도 인쇄하는 경우에는 더욱 그렇습니다. 최소한 롤과 리지드 미디어 모두에 사용되는 대형 용지 크기를 고려해야 합니다. 또한 MIS는 디지털 커팅 테이블이나 라우터를 통한 커팅은 물론 헤밍, 용접, 아일렛 등 대형 인쇄에서 흔히 볼 수 있는 다양한 유형의 마감 처리를 지원해야 합니다.
모든 MIS의 기본 기능은 작업을 추정하고 작업 견적을 발송하는 기능입니다. 즉, 원자재와 직원 인건비는 물론 사용 중인 장비의 운영 비용과 감가상각 등 모든 관련 비용을 고려하고 각 작업에 대한 합리적인 마진을 결정할 수 있어야 합니다. 경우에 따라서는 견적에 미치는 영향이 다른 작업 방식을 선택할 수도 있습니다.
캡션: 타르스턴 MIS에서 볼 수 있듯이 MIS는 갱을 지원해야 합니다.
예상 모듈은 계획 및 스케줄링 기능과 밀접하게 연결되어 있어야 합니다. 해당 교대 근무조의 작업을 예약할 때 MIS가 가장 효율적인 생산 방법을 선택하도록 하고 싶지만 예상이 더 저렴한 생산 형태를 가정하면 손해를 볼 수 있기 때문입니다. 이상적인 일정은 동적이어야 하며, 필요한 납기일과 다른 작업과의 시너지 효과에 따라 새 작업이 들어올 때 자동으로 업데이트할 수 있어야 합니다.
따라서 MIS에 자체 부과 및 중첩 모듈이 포함되어 있거나 이를 위해 사용하는 소프트웨어와 밀접하게 연결되어 있다고 가정합니다. 이는 비용 절감을 위해 동일한 보드에 여러 작업을 함께 묶는 것이 일반적이며, 이러한 작업 중 상당수가 중첩되어야 하는 불규칙한 형태를 갖는 대형 작업의 경우 특히 중요합니다. 시스템이 다양한 고객의 작업을 구분할 수 있어야 한다는 것은 말할 필요도 없습니다. 예를 들어 소매업체가 동일한 유형의 디스플레이를 원하지만 크기가 서로 다른 여러 소매점에 나눠서 배치할 수 있는 것처럼, 동일한 고객을 위한 작업을 서로 다른 부분으로 나눌 수 있는 것도 마찬가지로 중요합니다. 이러한 작업을 함께 혼합하면 시간과 원자재 비용을 절약할 수 있지만 시스템은 배송 및 송장 발행을 위해 작업을 분리할 수 있어야 합니다.
CRM 모듈은 영업 직원이 고객과 연락하고, 견적을 주문으로 전환하고, 주문의 진행 상황을 추적할 수 있어야 합니다. 최소한 배송을 위해 아트웍을 추적하고 승인 루프에 있는 모든 사람이 교정본에 서명했는지 확인해야 합니다.
전용 웹투프린트 프로그램이 더 적합할 수 있다는 주장도 있지만 대부분의 MIS에는 전자상거래 모듈이 포함되어 있습니다. 이는 각 개별 비즈니스의 규모와 서비스를 제공하는 고객 유형에 따라 달라집니다. 일부 와이드 포맷 부서는 더 넓은 상업용 인쇄 그룹에 속해 있거나 일회성 주문 및 신용 카드 결제에 의존할 수 있으며, 다른 부서는 일반 고객이 계정으로 반복 주문할 수 있도록 하려는 경우도 있을 수 있습니다. 웹투프린트에 대한 별도의 기사가 필요할 정도로 다양한 변형이 있습니다.
캡션: 데이터라인의 멀티프레스는 그래픽 제작사를 위한 MIS/ERP 소프트웨어입니다. 모든 관리, 상업, 재무 및 물류 비즈니스 프로세스와 생산 및 보고 기능을 하나의 강력한 MIS/ERP 시스템에 통합합니다.
MIS에는 특정 인쇄물 등 예정된 작업에 필요한 물품이 부족하지 않도록 하는 재고 관리와 장비 유지보수 부품 등 정기적인 품목을 제때 구매하여 마지막 순간에 당황하지 않도록 하는 재고 관리가 포함되어야 합니다. 또한 자체 공급망 관리까지 확장하여 인쇄물 비용을 파악하고 대량 구매나 기타 혜택을 활용할 수 있도록 하는 것이 이상적입니다.
주문 처리와 관련해서는 최소한 MIS가 배송 통지를 생성할 수 있어야 합니다. 일부는 택배 또는 우편 회사에 배송을 예약하기도 하고, 일부는 더 나아가 여러 택배 회사의 시스템과 직접 연결하여 작업의 여러 부분을 다른 장소로 보내야 하는 경우 등 고객의 요구 사항에 따라 가장 비용 효율적인 배송 형태를 결정하기도 합니다.
마지막으로 대부분의 MIS에는 계정 모듈이 있지만 대부분의 회계 소프트웨어가 상당히 잘 구축되어 있기 때문에 전용 회계 소프트웨어와 통합하는 것이 더 일반적일 수 있습니다.
결론적으로, 오늘날 대부분의 MIS 공급업체는 생산 워크플로우의 일부로 소프트웨어를 판매하지만, MIS의 진정한 가치는 비즈니스의 강점과 약점을 파악할 수 있는 능력에 있습니다. 궁극적으로 MIS는 낭비를 줄이고 작업을 보다 효율적으로 생산할 수 있도록 지원함으로써 그 자체로 비용을 지불해야 합니다.