マーシャル・アトキンソンは、ビジネスにとって効果的なKPISを構築し、理解することの重要性を強調する。また、どのようなKPIを測定することが重要で、どのようにこれらのKPIを実施するかについても詳述している。
あなたのキャリアのどこかで、KPIや “Key Performance Indicators”（重要業績評価指標）の重要性について、誰かが詳しく説明しているのを読んだり、見たり、聞いたりしたことがあるだろう。その人が話していることが何であれ、10分ほど経つと、あなたは携帯電話やメール、ソーシャルメディアなどをチェックし始め、その人が伝えようとしていることに耳を傾けなくなる。
KPI？数字？数学？
つまらない！って…おいおい。私たちのビジネスはうまくいっている。KPIなんてくだらないものなしで成功してきた。なぜ今更？
吸い込まれるような音が聞こえるのは、利益が窓から飛び出しているからだ。KPI指標を気にすることなく成功を収めたとしても、それは将来の成功を保証するものではない。そして、それを拾うために必要な作業をしていないために、現金の入っていないダッフルバッグをビジネスの中に放置している可能性があることを忘れてはならない。
私が言いたいのはこういうことだ。重要業績評価指標」とは、あなたのビジネスにおいて重要なものを指す。重要なものであれば、常に最大限の効果が得られるようにしたいものだからだ。しかし、もしそれがまだ定義されていないのであれば、あなたはどのようにして自分が全能力で稼働しており、未実現の可能性がないことを知るのだろうか？
この記事では、こうした機会を定義し、システムを導入し、確実に機能させることについて述べる。
最適な指標を理解する
あなたがビジネスにおいて常に目を光らせている最も重要なことは何ですか？販売？生産？顧客満足？注文の正確さ？生産部門のあの人は、毎日何分間トイレに行っているのだろう？
どんなビジネスでも、測定できることは何百、何千とある。しかし、次のレベルの違いを生み出すものは、ほんのわずかだ。そのような重要なことを考えるとき、何がそのビジネスを成功に導くのか、あるいは失敗に導くのか。
例えば、おそらく最も一般的なものであろう営業について考えてみよう。もちろん、トップラインの売上目標を設定することはできます。しかし、その原動力は何でしょうか？その売上目標を達成できるかどうかを日々知るために、それをわかりやすい計算に落とし込むことができるでしょうか？
例えば、100万ドルの売上目標を達成したいとしましょう。平均注文額が1500ドルなら、それを使って見やすいKPIを決めることができます。
1,000,000ドル／1,500ドル＝666.6オーダー／年。四捨五入して667としよう。
667/12ヶ月＝55.58件/月。四捨五入して56としよう。
56/4週＝14オーダー/週
14/5=2.8/日。四捨五入して3としよう。
したがって、あなたのビジネスが毎日3件の受注を獲得し、平均売上額が1,500ドルであれば、100万ドルの売上目標を達成することは容易である。
昨日の営業活動を振り返ってみてください。少なくとも3件、1,500ドル相当の注文を成立させましたか？もしそうでなければ、その小さな日々の目標を達成するために、どのような変化を起こしますか？
その他の例
もちろん、これは一例である。あなたにとって最も重要なKPIは、生産時間、従業員教育、不良率、あるいは成功や失敗を簡単に知らせる重要なデータポイントかもしれない。
何よりも、KPIは関連性のあるものであってほしい。データを追跡し、測定しても、その情報を何もしないのでは意味がない。情報を得たら、それを変化のシグナルとして使い始めるのだ。私の親友であるマーク・クードレイが言うように、「起こりうることは3つだけで、そのうち2つは悪いことだ。物事が良くなる。事態が悪化する。あるいは、このまま変わらない。”
KPIの数字を掘り下げ始めると、他のビジネス分野を改善する機会を指し示すことができる。
目の前のチャンス
例えば、生産休止時間の計測を始めたとしよう。これは、平日のうち印刷に費やしていない時間のことである。印刷をしているとき、あなたはお金を稼いでいる。印刷をしていないときは、お金を使っていることになる。ダウンタイムは高くつく可能性があるため、追跡すべき素晴らしいKPIである。
ダウンタイムKPIに新たな関心が寄せられたため、あなたのチームは本番のダウンタイムの根本原因を調べ始めました。それはほとんど待ち時間です。インクの調合待ち。スクリーンの準備待ち。在庫の集計とステージング待ち。ジョブを実行するためのマネージャーの承認待ち。
彼らの仮説の背後にある数学は、その正しさを証明し、店のダウンタイムの60％以上が何かを待っている時間であることを示した。これを是正するため、チームは明日の生産に必要なものすべてを今日から「借り物競争」することにした。これにはいくつかの組織再編成、トレーニング、プロセス変更が必要だが、彼らはそれをやり遂げた。
こうした努力の結果、生産量は増加し、コストは下がり、従業員と顧客の満足度も向上する。
何かが測定され、それが変化につながったのだ。KPIがアイデアの有効性を証明したため、改善が検証された。
どのようなKPIを測定するか？
KPIは退屈で時間の無駄だとお考えですか？もしそうなら、きっと競合他社は喜ぶだろう。
しかし、これをもっと深く掘り下げたいのであれば、どのようなKPIを測定したいかを決定する方法を探ってみよう。
まず、2つの観点から検証してみよう。何が壊れているのか、何を改善する必要があるのか？そして、何が重要で、うまく機能し続ける必要があるのか？そのどちらかを中心にKPI指標を構築することもできるが、おそらくどちらも重要だろう。
そのための最善の方法は、チームを集めて話し合うことだ。私は長年にわたって、ビジネスの現実を知りたければ、オフィスを出て仕事をしている人たちに聞くしかないと学んできた。彼らには意見がある。
あなたの目標は、彼らの仕事を楽にし、製品を改善し、コストを下げ、利益を増やすことなので、これは貴重な活動である。ホワイトボードか、パッド付きの大きなイーゼルを使いましょう。測定・分析すべき重要な指標と、何がその指標に反映されるかをチームでブレインストーミングする。
練習の最後には、会社を健全な状態に保つために重要な点を挙げてほしい。 “これらがきちんと機能しなければ、我々は絶望的だ”
そしてそれぞれについて、成功をどのように測定するかを決める。何をどのように測定するのか、成功した数字とは何か。
OKRフォーマットで重要なことを定義する
成功を定義する簡単な方法の1つは、OKRフォーマットで各重要ポイントをリストアップすることだ。OKRとは、”Objective, Key Result “の略である。意味は、“ここに私たちが望んでいることがあり、それが実現した場合のポジティブな結果がある “ということだ。
先ほどのセールスの例でいえば、1日平均3件のセールスを行い、売上合計を少なくとも1,500ドルにすることを目標とすれば、売上目標である100万ドルに到達することになる。
次のステップは、何がその成功の糧になっているかを理解できるかどうかだ。3件の売上を達成するために、毎日何件の見積もりを送る必要があるのか？平均注文額が1,500ドルの場合、どのような顧客がその金額を使うのか？紹介とコールドコールのどちらが成約率が高いか？
ここからが本当の仕事の始まりだ。目標を明示し、何が重要かを定義し、目標とするKPI数値を設定し、結果を測定してテストする。
この旅のあらゆる側面にチームを参加させる必要があることを忘れてはならない。結局のところ、彼らはそれを実現するために腰を折ることになるのだから。
KPIの導入
あなたとあなたのチームがミーティングを行い、使用するKPIの最初のセットを彫り出したとしましょう。次のステップは、成功を測るためのデータ収集ステップを実際に実施することだ。
できるだけ簡単にしたいものだ。人が作業をすることなくデータ収集を自動化できるのであれば、それがベストだ。しかし、それが常に可能とは限らない。チームメンバーが何かを追跡するのに時間と労力を費やすのであれば、彼らが簡単にデータを収集できるようにしよう。できる限り物事を単純化し、成功するためのツールを与えましょう。
データが正確かつタイムリーに収集されるよう、トレーニングやサポートで頻繁にフォローアップする必要があります。私の経験では、タイムシートの数字の末尾が圧倒的に5か0が多い場合、チームメンバーはその数字をでっち上げている。
良い習慣を作ることが、このデータを収集する方法である。それはプロセスの自然な一部と感じられ、毎回欠かさず行われる必要がある。
結論
ビジネス界のベテラン・リーダーたちは皆、“測定しないものは管理できない ” と言うだろう。これは100％正しい。
時間をかけてビジネスの重要なデータを収集し、分類し、グラフ化し、分析することは、ビジネスを健全に成長させるための重要なステップです。
パフォーマンスデータは、リーダーが情報に基づいた決断を下すのに役立つ。そうでなければ、単なる推測に終わってしまう。