ポール・シャーフィールドが、校正と承認のサイクルを最適に管理する方法について実践的なアドバイスをくれる。
「私の画面ではそうは見えなかった。
“もう一度すべてをチェックしなければならないとは知らなかった”
“上司はこういうことを理解していない”
「間違ったファイルを使っている
「何をチェックすればいいんだ？
もし、これらのお客さまの声のどれか、あるいはすべてに聞き覚えがあれば、ぜひお読みいただきたい。
証明の承認プロセスを文書化していますか？
このような奇妙な時代は、私たちにすべての作業方法、システム、慣行を検討する時間を与えてくれるだろう。それはあなたの商品構成や顧客のニーズに合っているだろうか？この危機が去り、私たちが認識するのが難しいかもしれない日常に戻ったとき、それらはまだ「ベスト・プラクティス」なのだろうか？
生産チームと営業チームが時間を作って検討すべき分野は、プルーフィングとそれに関連する承認サイクルである。また、顧客と話し、この分野における貴社のシステムについての意見を聞くことも有益でしょう。
プルーフはどのような目的で作成され、どの部分を顧客がチェックすべきなのか。これが印刷会社によって明確に伝えられていない場合、そのため、何が期待されているかを知らない顧客によって誤解される可能性があります。貴社のプルーフィング・システムと承認サイクルは、貴社の市場と製品に適しており、顧客に理解されていますか？
校正と承認のサイクルは、市場、顧客、製品に適したものでなければなりません。オンラインのWeb to Printなど、多くの製品と印刷の市場分野では、ソフトプルーフが使用され、多くの場合、コンテンツのみが対象となります。パッケージング、ラベル、ハイエンドの商業印刷などの他の市場では、色とコンテンツのプルーフィングと承認を何度も繰り返す必要があるかもしれません。
そのため、ソリューションやシステムが顧客や市場のニーズにマッチするよう、十分な検討と配慮が必要となる。
このあたりは、混乱やミス、さらには手直しや刷り直しの原因となり、金銭的な結果も揉めかねない。良好な顧客関係を築くための方法ではない！
では、あなたの校正・承認プロセスが上記の問題の一因になっていないことは確かだろうか？
プルーフが何に使われるかを見てみよう。この場合、ソフトな画面上のプルーフとハードな物理的プルーフ、つまりインクジェット・プルーフとプロダクション・プレスを使ったオン・プレス・プルーフの両方が対象となる。
- カラー承認。この分野のプルーフは、ハードとソフトの両方で、印刷製品が一致しなければならないカラーマスターとみなされるため、しばしば「コントラクトプルーフ」と呼ばれます。最初に考慮すべきいくつかの分野
- ハードカラー契約プルーフは、正しいカラーワークフローで検証されていますか？ISO 12647-7の検証「ステッカー」が各プルーフに印刷または添付され、顧客にこの情報が提供されていますか？
- D50に基づいた正しい照明条件、あるいは店頭用のTL84のような代替照明条件を使って、このプルーフを見る方法を顧客に説明していますか？
- カラーコンタクトのソフトプルーフを、広色域でプロファイルされた、カラー精度の高いモニターで、正しいカラーマネジメント設定で顧客に見てもらうにはどうしたらよいでしょうか？
- これらのソフトプルーフには、PDFファイルの閲覧・承認方法の詳細を記したカバーページを添付するのですか？
- 顧客は、PDFプルーフを表示し、コメントするための適切なソフトウェアを持っていますか？
- これらの証明書を顧客の組織内の他の人が見たり、見たりした場合、上記は理解されるでしょうか？
- コンテンツの承認、ソフト・プルーフとハード・プルーフの両方：
- 顧客は、これらのプルーフが正確なカラー承認用ではなく、コンテンツ用であることを理解していますか？
- これらの証明書を顧客の組織内の他の人が見たり、見たりした場合、このことは理解されるでしょうか？
- 顧客は、PDFプルーフを表示し、コメントするための適切なソフトウェアを持っていますか？
- 修正校正
- 色なのか、内容なのか、それとも両方なのか。
- 修正箇所だけをチェックするのか、それともすべての要素をチェックするのか。これは、訂正の程度や誰が訂正を行ったかによって異なり、その要件を明確にする必要がある。
- 添付の表紙は、この承認プロセスとその段階を文書化しているか。
承認プロセス
ここで、ハードとソフトの両面で証明の技術的な部分に対処し、修正したと仮定しよう：
- すべての物理的なカラー契約プルーフには、ISO 12647-7への準拠、使用されたカラー管理ワークフローとプロファイルを示す検証ラベルが貼られ、表示条件についてのアドバイスが提供されます。
- 証明承認システム
- ソフト・プルーフには、用途、モニター・カラーの注意書きを含むカラー、または内容のみが明記されています。
- 改訂された校正刷りには、顧客がチェックすべき内容が指示されている。
では、何が残っているのか？
承認プロセスにおけるあなたと顧客の位置を管理します：
- 校正は1回目、2回目、3回目などですか？校正はどのように記録され、管理されるのですか？
- 誰が修正を行っているのか、あなたなのか、それとも顧客が新しい修正ファイルを供給しているのか？
- その場合、どのような再確認が必要なのか、承認プロセスはやり直しになるのか？
- 顧客ファイルの古いバージョンは、混乱がないように管理する必要があるため、バージョン管理が必要である。
- 顧客からの最終承認は、明確かつ文書化されなければならない。
- この最終承認が、さらなる修正を行うことを条件とするものである場合、顧客の指示にもかかわらず、さらなる校正の提出を検討する必要があります。
- 著者の修正費用はどのように計算され、計上されるのか？
- 顧客は、これらのコストを事前に知らされているか？
- 顧客は修正費用を書面で承認するよう求められているか？
古いことわざを思い出してほしい：「いつでも再版のチャンスはある！」。
検討すべき行動をいくつか挙げる：
物理的な契約カラープルーフにD50ステッカーを貼り、不適切な表示条件を示します。このステッカーは、不適切な照明の下で見ると、下の画像に見られるような色の帯が見えます。正しいD50照明の下で見ると、縞模様はほとんど見えません。
https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/
承認／コメント／修正／追加アクション／再プルーフなどのために、承認ステッカー／インタラクティブPDF／ワードドキュメントを使用する。
このインタラクティブな書式はダウンロード可能で、お客様のニーズに合わせてカスタマイズや変更が可能です。PDF校正のカバーページとして、または物理的な校正のための紙のフォームとして含めることができます。しかし、オンライン校正承認システムは、物理的な校正であっても、より透明性が高く、追跡可能です。
フリーのPDFビューアの多くは、複雑なグラフィックアートPDFを色や内容に応じて正しく表示しません！Acrobat Professionalは「ゴールドスタンダード」です。ですから、他のPDFソフトウェアでの表示の問題については、常にお客様にアドバイスしてください。