ネッサン・クリアリーは、経営情報システム・ソフトウェアが現代の印刷工場を経営する上でいかに重要な要素となっているかについて論じている。
経営情報システム（MIS）は、おそらくほとんどの印刷ビジネスが遭遇する最も複雑なソフトウェアの1つです。また、印刷会社によって仕事のやり方や顧客に大きな違いがあるように、誰にでもすぐに使える万能のMISは存在しません。そのため、MISがお客様のために何ができるのか、そしてそのコストを正確に把握するのは難しい。しかし、おそらくより良い出発点は、適切に導入されたMISが何を節約できるかを問うことだろう。
MISとは、ビジネス情報とワークフローの自動化という2つの別々のものであり、これらを結びつけることで、無駄が減り、利益が増えるはずである。これは大企業だけでなく中小企業にも当てはまる。
キャプションPrintIQがここで示しているように、ノートパソコン、タブレット、スマートフォンなどの携帯端末からMISのほとんどの機能にアクセスできることが理想的である。
MISソフトウェアの本来の前提は、経営陣が正しい意思決定をするために、ビジネスにおけるすべてのコストと問題を徹底的に理解することである。収入と支出のすべてを本当に理解する唯一の方法は、入ってくる注文から経理部門が処理しているクリップの数まで、すべてとつながっている集中システムを使うことだ。つまり、MISの大きなセールスポイントは、ソフトウェア自体の機能性よりも、他のベンダーのソフトウェアと統合するチームのスキルにあるということだ。
その結果、MISが自動的に他のシステムのいくつかを実行し、さまざまなジョブをさまざまなプロダクション部門でどのようにプッシュするかを決定することになった。これは主に生産ワークフローを意味し、理論的には、ホットフォルダーに基づいてシステムを設定することで、ジョブを1つのプロセスから次のプロセスに自動的に渡すこともできる。しかし、MISはこれ以上のことを行う。印刷、仕上げ、請求書発行など、ジョブチケットに記載されたすべての情報を、エラーや重複なく、適切な場所に自動的に適用します。さらに、データを収集することで、ビジネスがどのように運営されているかについてのレポートを作成し、必要なときに基材を追加注文したり、特定の機械が予想以上にメンテナンスが必要であったり、ある工程や別の工程でジョブが滞っている場合など、問題がある場所を示すなど、別の場所でアクションを起こすことができます。
キャプションMISは、PrintIQのこの画像のように、手元にあるすべてのジョブのステータスの概要を表示できなければならない。
モジュラー・アーキテクチャー
ほとんどのMISは、中核となる機能一式に加え、印刷工場が自社のニーズに合わせてMISをカスタマイズできるように、いくつかのオプションモジュールを提供しています。ほとんどのMISはさまざまな印刷分野で機能しますが、ほとんどの大判ユーザーは特定の要件を持っており、テキスタイルへの印刷も行う場合はなおさらです。少なくとも、ロールや硬質メディアの両方で使用されている大きな基材サイズを考慮する必要があります。MISはまた、デジタルカッティングテーブルやルーターによるカッティング、ヘミング、ウェルダー、アイレットなど、大判印刷で一般的に見られるさまざまな種類の仕上げをサポートする必要があります。
MISの基本的な機能は、仕事を見積もり、仕事の見積もりを出すことである。これは、原材料やスタッフの人件費、使用する機器のランニングコストや減価償却費など、関連するすべてのコストを考慮し、各仕事の妥当なマージンを決定できることを意味する。場合によっては、見積もりに対してさまざまな意味を持つ仕事の制作方法の選択肢があるかもしれない。
キャプションMISはギャンギングをサポートすべきである。
なぜなら、そのシフトのジョブをスケジューリングするときに、MISに最も効率的な生産方式を選択させたいが、見積りがより安い生産方式を想定していたら、損失を被ることになるからである。理想的には、スケジューリングは動的であるべきで、新しいジョブが入ると、その要求納期や他のジョブとの相乗効果を考慮して、自動的に更新できるようにすべきである。
このことは、MISに独自の面付けと配置モジュールが含まれているか、このためのソフトウェアと密接に結びついていることを前提としています。これは、コスト削減のために複数のジョブを同じボードにまとめて配置することが一般的で、そのようなジョブの多くは、一緒に入れ子にする必要がある不規則な形状をしている大判の仕事では特に重要です。システムが、異なるクライアントのジョブを区別できなければならないことは言うまでもない。例えば、ある小売業者が同じタイプのディスプレイを望んでいても、異なるサイズの要求があるかもしれない異なる小売ユニットに分割されるかもしれません。これらの仕事を混在させれば、時間と原材料費の節約になりますが、システムは納品と請求のためにそれらを分けることができなければなりません。
CRMモジュールは、営業スタッフが顧客と連絡を取り合い、見積もりを注文に変え、注文の進捗を追跡できるようにする必要がある。最低でも、納品用のアートワークを追跡し、承認ループの全員が校正刷りにサインオフしたことを確認する必要がある。
ほとんどのMISにはeコマースモジュールが含まれているが、専用のWeb-to-Printプログラムの方が適しているという意見もある。実際のところ、個々のビジネスの規模や、どのような顧客を対象としているかによって異なります。ある大判部門は、より広範な商業印刷グループの一部であったり、顧客が1回限りの注文をしてクレジットカードで支払うことに依存しているかもしれません。Web-to-Printには非常に多くのバリエーションがあるため、別の記事が必要である。
キャプションDatalineのMultiPressは 、グラフィック制作会社向けのMIS/ERPソフトウェアです。MultiPressは、すべての管理、商業、財務、ロジスティクスのビジネスプロセスを、生産およびレポート作成とともに1つの強力なMIS/ERPシステムに統合します。
MISには、特定の基材など、今後の仕事に必要なものが不足しないようにするための在庫管理や、機器のメンテナンス部品など、定期的に必要なものを期限内に購入し、直前になって慌てることがないようにするための在庫管理も含まれるはずです。また、基材のコストを把握し、一括購入やその他のオファーを利用できるように、自社のサプライチェーンの管理まで行うことが理想的です。
フルフィルメントに関しては、少なくともMISは配送通知を作成できる必要がある。また、宅配業者や郵送業者に配達を予約するものもあれば、さらに進んで、さまざまな宅配業者のシステムと直接接続し、仕事のさまざまな部分を異なる場所に送らなければならない場合など、顧客の要件に基づいて最も費用対効果の高い配達形態を計算するものもある。
最後に、ほとんどのMISは会計モジュールを備えているが、特にほとんどの会計ソフトウェアがかなり確立されていることを考えると、専用の会計ソフトウェアと統合する方が一般的だろう。
結論として、現在ではほとんどのMISベンダーが自社のソフトウェアを生産ワークフローの一部として販売しているが、MISの真の価値は、ビジネスの強みと弱みを特定する能力にある。最終的には、MISは無駄を省き、より効率的に仕事を生産する手助けをすることで、元を取るはずである。