数字を知る: ビジネスに効果的な KPI を構築する

マーシャル アトキンソン氏は、ビジネスにとって効果的な KPIS を構築し、理解することの重要性を強調します。また、測定することが重要な KPI と、これらの KPI を実装する方法についても詳しく説明します。

あなたはキャリアの途中で、KPI または「主要業績評価指標」の重要性について詳しく説明している人を読んだり、見たり、聞いたりしたことがあるのではないでしょうか。彼らが何を話していても10分ほど経つと、あなたは電話、電子メール、ソーシャルメディアなど、その人が伝えようとしていること以外のものをチェックし始めました。

KPI?数字？数学？

つまらない！つまり…さあ。私たちのビジネスは順調に進んでいます。私たちは、このようなナンセンスな KPI を一切使わずに成功を収めてきました。なぜ今始めるのでしょうか?

聞こえる吸う音は窓から飛んでいく利益だからです。 KPI 指標を気にせずに成功したとしても、将来の成功が保証されるわけではありません。また、現金を受け取るために必要な作業をしていないために、現金が入ったダッフルバッグを社内に放置してしまう可能性があることを忘れないでください。

これが私の言いたいことです。 「主要業績評価指標」は、ビジネスにおいて重要なものです。何かが重要な場合は、常に最大レベルの効果を確実に得られるようにする必要があるため、これを追跡する必要があります。しかし、それがまだ定義されていない場合、総能力で稼働しており、未実現の可能性がないことをどうやって知ることができるでしょうか?

この記事では、これらの機会を定義し、システムを実装し、それが確実に機能するようにすることについて説明します。

最適な指標を理解する

ビジネスにおいて常に注目している最も重要なことは何ですか?販売?生産？顧客満足？注文の精度は？本番中のあの人は毎日トイレで何分過ごしていますか?

どのようなビジネスでも、数千とは言わないまでも、数百もの測定できる項目があります。しかし、いくつかのボタンを所定の位置にクリックするだけで、次のレベルの違いが生まれます。何かがそれほど重要であると考えるとき、何がそれを成功または失敗へと押し進めるのでしょうか?

たとえば、おそらく最も一般的なものである販売を考えてみましょう。確かに、最高の収益目標を設定することはできます。しかし、何がそれを駆り立てるのでしょうか？これをわかりやすい数学に分解して、その売上目標を達成できるかどうかを毎日知ることができますか?

たとえば、1,000,000 ドルの売上目標を達成したいとします。平均注文サイズが 1,500 ドルの場合、それを使用して、読みやすい KPI を決定できます。

1,000,000 ドル / 1,500 ドル = 年間 666.6 件の注文。四捨五入して667とします。

667/12 か月 = 1 か月あたりの注文数は 55.58 です。四捨五入して56とします。

56/4 週間 = 1 週間あたり 14 件の注文。

14/5 = 1 日あたり 2.8 件の注文。切り上げて 3 とします。

したがって、平均売上額が 1,500 ドルで、毎日 3 件の注文が成立した場合、収益目標の 1,000,000 ドルは簡単に達成できます。

昨日の営業活動を振り返ってください。 1,500 ドル相当の注文を少なくとも 3 件クローズしましたか?そうでない場合、その小さな毎日の目標を達成するためにどのような変更を加えていますか?

その他の例

もちろん、それは一例です。あなたにとって最も重要な KPI は、生産時間、従業員の教育、不良率、または成功か失敗かを簡単に示す重要なデータ ポイントに関するものである可能性があります。

何よりも、KPI が関連性のあるものであることが必要です。情報を何も処理しなければ、データを追跡および測定してもほとんど意味がありません。情報を入手したら、それを変化の合図として使い始めます。私の親友のマーク・クードレーはこう言います。 「起こり得ることは 3 つだけで、そのうち 2 つは悪いことです。物事は良くなるでしょう。事態はさらに悪化するだろう。あるいは、状況は変わらないでしょう。」

KPI 数値を詳しく調べ始めると、他のビジネス領域を改善する機会が見つかる可能性があります。

目の前にあるチャンス

本番のダウンタイムの測定を開始したとします。これは、勤務時間内で印刷に費やされなかった時間の部分です。印刷するとお金が儲かります。印刷していないときはお金がかかっています。ダウンタイムは高額になる可能性があるため、追跡するのは素晴らしい KPI です。

ダウンタイム KPI に対する新たな関心が高まったため、チームは本番環境のダウンタイムの根本原因の調査を開始しました。それは主に物事を待っていることです。インクが混合されるのを待っています。画面の準備が整うのを待っています。在庫がカウントされステージングされるのを待っています。ジョブを実行するためのマネージャーの承認を待っています。

彼らの仮説の背後にある計算は彼らの正しさを証明し、店舗のダウンタイムの 60% 以上が何かを待っていることを示しています。これを修正するために、チームは明日の生産に必要なものすべてを今日から「スカベンジャーハント」し始めます。これにはある程度の組織再編、トレーニング、プロセスの変更が必要ですが、それは実行されます。

この取り組みのおかげで、生産量が増加し、コストが低下し、従業員と顧客の両方の満足度が向上します。

それは、何かが測定され、それが変化につながったという 2 つのことが起こったからです。 KPI によってアイデアが機能することが証明されたため、改善が検証されました。

どのような KPI を測定するか?

KPI は退屈で時間の無駄だとまだ思っていますか?そうすれば、きっとライバルも喜ぶでしょう。

ただし、これをさらに詳しく知りたい場合は、測定する必要がある KPI を決定する方法を検討してみましょう。

まず、これを 2 つの観点から検討してみましょう。何が壊れているのか、あるいは改善する必要があるのか?そして、成功し続けるために何が重要であり、何が必要でしょうか?これらのアイデアのいずれかを中心に KPI メトリクスを構築できますが、おそらく両方が重要になるでしょう。

これを行うための最良の方法は、チームを集めて話し合うことです。私は何年もかけて、ビジネスの実際の現実を知りたければ、オフィスから出て、仕事をしている人々に尋ねなければならないことを学びました。信じてください、彼らには意見があるのです。

あなたの目標は、彼らの仕事を楽にし、製品を改善し、コストを削減し、利益を増やすことなので、これは価値のある活動です。ホワイトボードまたはパッド付きの大きなイーゼルを使用します。測定および分析する重要な指標と、それらの指標に何がフィードされるのかをチームでブレインストーミングします。

演習の最後に、会社の健全性を維持するためのビジネスに関する重要なポイントをリストします。 「これらが適切に機能しなければ、私たちは破滅するでしょう。」

そして、それぞれについて、成功をどのように測定できるかを決定します。何をどのように測定しますか?成功する数値とは何ですか?

重要なことを OKR 形式で定義する

成功を定義する簡単な方法の 1 つは、OKR フォーマットの各重要なポイントをリストすることです。 OKR は「Objective, Key Result」の略です。意味は、 「これが私たちが望んでいることであり、これが起こった肯定的な結果です。」

先ほどの売上の例を使用すると、目標が 1 日あたり平均 3 件の売上があり、売上総額が少なくとも 1,500 ドルである場合、収益目標の 1,000,000 ドルは達成されます。

次のステップは、その成功に何が影響しているのかを理解できるかどうかを確認することです。 3 件の販売を成立させるには、毎日何件の見積もりを送信する必要がありますか?平均注文額が 1,500 ドルの場合、どのような顧客がその金額を費やしますか?紹介または勧誘電話によってより多くの商談を成立させることができますか?

ここからが本当の仕事の始まりです。目標を述べ、何が重要であるかを定義し、目標 KPI 数値を設定し、結果を測定してテストします。

この旅のあらゆる側面にチームを参加させる必要があることを忘れないでください。結局のところ、それを実現しようとして苦労するのは彼らなのです。

KPIの実施

あなたとあなたのチームが会議を開き、使用する最初の KPI セットを精緻化したとします。次のステップは、成功を評価するためのデータ収集ステップを実際に実装することです。

これをできるだけ簡単にしたいと考えています。人間が作業を行わずにデータ収集を自動化できれば、それが最善です。ただし、それが常に可能であるとは限りません。チームメンバーが時間と労力をかけて何かを追跡する場合は、データを簡単に収集できるようにしてください。できる限り物事を単純化し、成功するためのツールを提供します。

データが正確かつタイムリーに収集されるように、トレーニングやサポートを頻繁に受けてフォローアップする必要があります。私の経験では、タイムシートに 5 または 0 で終わる数字が圧倒的に多い場合、チーム メンバーがその数字をでっち上げていることがわかります。

良い習慣を身につけることで、このデータが収集されます。それがプロセスの自然な一部であると感じられ、毎回必ず起こる必要があります。

結論

ビジネスのベテランリーダーは皆、「測定しないものは管理できない」と言うでしょう。これは 100% 正確です。

ビジネスの主要なデータ ポイントを時間をかけて収集、分類、グラフ化、分析することは、ビジネスの健全性と成長を維持するための重要なステップです。

パフォーマンス データは、リーダーが情報に基づいた意思決定を行うのに役立ちます。そうでなければ、ただ推測しているだけです。