Nessan Cleary spiega come il software del Sistema Informativo di Gestione sia diventato un componente essenziale nella gestione di una moderna tipografia, ma sarà l’implementazione a determinarne il successo.
Un sistema informativo gestionale, o MIS, è probabilmente uno dei software più complessi che la maggior parte delle tipografie incontra. Così come ci possono essere enormi variazioni nel modo in cui le diverse tipografie lavorano e i clienti che servono, allo stesso modo non esiste un MIS unico che vada bene per tutti. Per questo motivo è difficile capire esattamente cosa può fare un MIS per te e quanto potrebbe costare. Ma forse un punto di partenza migliore è chiedersi cosa può farti risparmiare un MIS implementato correttamente.
Un MIS si occupa di due cose distinte: le informazioni aziendali e l’automazione del flusso di lavoro, e collegarle insieme dovrebbe portare a meno sprechi e quindi a maggiori profitti. Questo vale sia per le piccole aziende che per le grandi imprese.
Didascalia: Idealmente, gli utenti dovrebbero essere in grado di accedere alla maggior parte delle funzioni di un MIS da dispositivi portatili, tra cui laptop, tablet e smartphone, come dimostra PrintIQ.
La premessa originaria del software MIS era quella di fornire alla direzione una comprensione approfondita di tutti i costi e i problemi di un’azienda per poter prendere le decisioni giuste. L’unico modo per comprendere davvero tutte le entrate e le uscite è utilizzare un sistema centralizzato che sia collegato a tutto, dagli ordini in arrivo al numero di graffette che il reparto contabilità sta ricevendo. Ciò significa che il principale punto di forza di un MIS non è tanto la funzionalità del software in sé, quanto l’abilità del team nell’integrarsi con i software di altri fornitori.
Questo ha portato logicamente a far sì che il MIS gestisca automaticamente alcuni di questi altri sistemi e determini il modo in cui i diversi lavori vengono inoltrati nei vari reparti di produzione. Questo significa soprattutto flussi di lavoro di produzione e, in teoria, l’impostazione di un sistema basato sulle hot folder potrebbe anche consentire il passaggio automatico dei lavori da un processo all’altro. Ma un MIS fa molto di più. Applica automaticamente tutte le informazioni contenute nel job ticket, dove necessario, per la stampa, la finitura o la fatturazione, senza errori o duplicazioni. Inoltre, raccoglie dati per produrre report sull’andamento dell’azienda e può attivare azioni altrove, come ordinare più substrati se necessario, o indicare i problemi, come ad esempio se una particolare macchina ha bisogno di manutenzione più del previsto o se i lavori vengono bloccati in un processo o in un altro.
Didascalia: Il MIS dovrebbe essere in grado di mostrare una panoramica dello stato di tutti i lavori in corso, come in questa immagine di PrintIQ.
Architettura modulare
La maggior parte dei MIS offre una serie di funzioni di base più una serie di moduli opzionali, in modo che le tipografie possano personalizzare il MIS in base alle proprie esigenze. Sebbene la maggior parte dei MIS sia in grado di funzionare in diverse discipline di stampa, la maggior parte degli utenti del grande formato avrà esigenze specifiche, a maggior ragione se si stampa anche su tessuti. Per lo meno, si tratta di tenere conto dei grandi formati di supporti in uso, sia per i rotoli che per i supporti rigidi. Il MIS deve anche supportare i diversi tipi di finitura comunemente utilizzati nella stampa di grande formato, tra cui il taglio con un tavolo da taglio digitale o una fresa, nonché l’orlatura, la saldatura, l’occhiellatura e così via.
Una caratteristica fondamentale di qualsiasi MIS è la capacità di stimare i lavori e di inviare preventivi per il lavoro. Ciò significa essere in grado di prendere in considerazione tutti i costi pertinenti, comprese le materie prime e la manodopera del personale, nonché i costi di gestione e l’ammortamento delle attrezzature utilizzate e determinare un margine ragionevole per ogni lavoro. In alcuni casi è possibile scegliere tra diverse modalità di realizzazione di un lavoro, con implicazioni diverse per il preventivo.
Didascalia: Il MIS dovrebbe supportare il ganging, come si vede qui nel MIS di Tharstern.
Il modulo di stima dovrebbe essere strettamente legato alla funzione di pianificazione e programmazione, perché vuoi che il MIS scelga il metodo di produzione più efficiente quando pianifichi i lavori per quel turno, ma perderai denaro se la stima presuppone una forma di produzione più economica. Idealmente la programmazione dovrebbe essere dinamica, in grado di aggiornarsi automaticamente per tenere conto dei nuovi lavori che arrivano, in base alle date di consegna richieste e alle sinergie con altri lavori.
A sua volta, questo presuppone che il MIS includa un modulo di imposizione e di raggruppamento o che sia strettamente legato al software di cui disponi. Questo è particolarmente importante per i lavori di grande formato, dove è abbastanza comune avere più lavori raggruppati sulle stesse tavole per risparmiare sui costi e molti di questi lavori avranno forme irregolari che devono essere annidate insieme. Va da sé che il sistema deve essere in grado di distinguere tra lavori per clienti diversi. È altrettanto importante che i lavori per lo stesso cliente possano essere suddivisi nelle loro diverse parti: ad esempio, un rivenditore potrebbe volere lo stesso tipo di espositore ma suddiviso in diverse unità di vendita al dettaglio che potrebbero avere requisiti di dimensioni diverse. Mescolando questi lavori si risparmiano tempo e costi delle materie prime, ma il sistema deve essere in grado di separarli per la consegna e la fatturazione.
Il modulo CRM deve permettere al personale di vendita di stabilire contatti con i clienti, di trasformare i preventivi in ordini e di seguire l’avanzamento di questi ultimi. Come minimo, questo dovrebbe significare rintracciare la grafica per la consegna e assicurarsi che tutti i membri del ciclo di approvazione abbiano firmato le bozze.
La maggior parte dei MIS include un modulo per l’e-commerce, anche se si sostiene che un programma Web-to-Print dedicato potrebbe essere più adatto. Dipende dalle dimensioni di ogni singola azienda e dal tipo di clienti a cui ci si rivolge. Alcune divisioni di grande formato fanno parte di un gruppo di stampa commerciale più ampio, oppure si affidano a clienti che effettuano ordini una tantum e pagano con carta di credito, mentre altre possono semplicemente voler consentire ai clienti abituali di effettuare ordini ripetuti su conto corrente. Le varianti sono talmente tante che il Web-to-Print necessita di un articolo a parte.
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Il MIS dovrebbe includere una sorta di gestione dell’inventario per assicurarti di non rimanere senza nulla di necessario per i prossimi lavori, come ad esempio un particolare substrato, e per acquistare in tempo gli articoli regolari, compresi i pezzi di ricambio per la manutenzione delle attrezzature, per evitare il panico dell’ultimo minuto. L’ideale sarebbe gestire anche la tua catena di approvvigionamento, in modo da comprendere i costi dei substrati e poter approfittare di acquisti all’ingrosso o di altre offerte.
Per quanto riguarda l’adempimento, come minimo il MIS dovrebbe essere in grado di generare un avviso di consegna. Alcuni prenotano la consegna con un corriere o una società di mailing, altri si spingono oltre e si collegano direttamente con i sistemi di diversi corrieri per individuare la forma di consegna più conveniente in base alle esigenze del cliente, compreso il caso in cui diverse parti di un lavoro debbano essere inviate in luoghi diversi.
Infine, la maggior parte dei MIS dispone di un modulo di contabilità, ma è probabilmente più comune l’integrazione con un software di contabilità dedicato, soprattutto se si considera che la maggior parte dei software di contabilità è piuttosto consolidata.
In conclusione, anche se la maggior parte dei fornitori di MIS oggi commercializza il proprio software come parte di un flusso di lavoro produttivo, il vero valore di un MIS risiede nella capacità di identificare i punti di forza e di debolezza di un’azienda. In definitiva, un MIS dovrebbe ripagarsi da solo aiutando a ridurre gli sprechi e a produrre lavori in modo più efficiente.