Migliora l’efficienza, riduce i costi, accelera lo sviluppo dei prodotti e permette alle aziende di concentrarsi sulle loro “competenze chiave”.

Per molti l’outsourcing è una proposta spaventosa. Eppure questo nuovo modello di business, adottato in tutto il mondo sia nel settore privato che in quello pubblico, offre molteplici vantaggi. Permette a un’organizzazione di raggiungere gli obiettivi aziendali, aggiungere valore, attingere a una base di risorse e ridurre i rischi. In altre parole, dai singoli elementi fino alla gestione dei sistemi, la scelta di ricorrere a fornitori esterni permette all’azienda o all’organizzazione che esternalizza un lavoro (il “cliente”) di concentrarsi su ciò che sa fare meglio.

I problemi nascono dall’assenza o dalla carenza di pratiche di governance.

Sebbene lo stereotipo comune dell’esternalizzazione sia quello di ottenere un risparmio economico sfruttando la manodopera a basso costo di un altro paese (il cosiddetto “offshoring”), l’esternalizzazione può essere sia nazionale che estera. Può anche dare al cliente l’accesso a competenze e a un livello di produttività non disponibili all’interno dell’azienda. Quando esiste un deficit di competenze o di produzione (spesso nel settore dell’informatica) e il fornitore di servizi è in grado di fornire un rimedio, una soluzione di outsourcing può soddisfare le esigenze di entrambe le parti.

Le statistiche sull’argomento aprono gli occhi. La società di contabilità e consulenza Deloitte ha recentemente pubblicato il sondaggio globale 2014 sull’outsourcing e l’insourcing, che copre le implicazioni politiche, le normative, le destinazioni dell’outsourcing, la tecnologia e la gestione dei fornitori. Ad esempio, la piattaforma di corsi online udemy.com ha pubblicato alcune statistiche rivelatrici per il 2013. In quell’anno, il 43% del settore IT era stato esternalizzato. L’anno successivo la percentuale è salita al 60%.

Deloitte prevede inoltre che l’outsourcing continuerà ad espandersi a tassi compresi tra il 12% e il 26% per tutte le funzioni analizzate.

Economie di scala

Sebbene il “padre” dell’outsourcing possa essere l’economista britannico di inizio Ottocento David Ricardo con il suo principio economico del “vantaggio comparato”, è stato solo nel 1989 che l’azienda di soluzioni di imaging Eastman Kodak ha compiuto il passo rivoluzionario di esternalizzare i propri sistemi informatici.

Fino a quel momento, il modello ideale di business era quello di un’azienda grande e ben integrata che possedeva, gestiva e controllava direttamente i propri beni. Ma le grandi aziende si sono trovate nell’impossibilità di competere a livello globale, poiché le strutture di gestione gonfiate ostacolavano la flessibilità. La diversificazione divenne un grido d’allarme per ampliare le basi aziendali e trarre vantaggio dalle economie di scala. Per molte grandi aziende, ciò si tradusse in una strategia di concentrazione sul core business e sulle competenze, identificando ciò che era fondamentale per la crescita futura dell’azienda e ciò che non lo era.

Valutare il rischio e la ricompensa

Sebbene l’outsourcing possa sembrare la soluzione ideale per le aziende che desiderano ridurre al massimo le spese generali e il numero di persone, ci sono anche dei rischi da evitare.

Sono stati condotti molti studi per esaminare i pro e i contro dell’outsourcing. Nel 2014 Booz Allen Hamilton, un’importante società di consulenza gestionale e tecnologica, ha pubblicato un rapporto che descrive “una pagella contrastante sull’outsourcing tradizionale”. Tuttavia ha sottolineato che: “I risparmi sono in genere dovuti al fatto che il fornitore di outsourcing può accedere a una forza lavoro più economica e flessibile e alla tecnologia più recente ed efficiente. Le organizzazioni affermano di ottenere, in media, una riduzione dei costi del 15% grazie all’outsourcing”.

Datamark Incorporated, che fornisce servizi di gestione dei contenuti aziendali alle aziende Fortune 500, conferma queste affermazioni. Nel suo libro bianco del 2014, Datamark ha effettuato analisi dei costi annuali e pluriennali per le decisioni di esternalizzazione dei processi aziendali relative a “singoli elementi”. Prendendo in considerazione un campione rappresentativo delle aziende oggetto dello studio, Datamark ha riscontrato un risparmio del 31% nell’analisi dei costi di un solo anno, mentre uno studio triennale della stessa azienda campione ha evidenziato un risparmio del 33%. Questo dato rappresenta ovviamente una riduzione molto significativa delle spese per alcune aziende e dà un impulso ad altre a seguire questo interessante modello di business.

Come l’ISO può aiutare

La ISO 37500 affronta le questioni relative alla flessibilità degli accordi di outsourcing.

Adrian Quayle, presidente uscente del comitato di progetto ISO/PC 259, Outsourcing, e il Dr. Gargi Keeni di Tata Consultancy Services hanno parlato con ISOfocus. Quayle ha spiegato che era diventato evidente che i produttori di standard avrebbero dovuto affrontare i problemi derivanti da questa pratica commerciale. La ISO/PC 259 è stata creata in risposta all’ampia gamma di metodologie sviluppate all’inizio dell’industria dell’outsourcing. Nel corso del tempo, queste metodologie sono arrivate a coprire processi e temi simili. A seguito di un’indagine paneuropea condotta dall’ente normativo olandese NEN, è stata avanzata la proposta di sviluppare uno standard internazionale ISO.

I professionisti dell’outsourcing cercavano un vocabolario comune a tutti i settori industriali, che includesse i concetti tipici dell’outsourcing, per migliorare la comprensione di tutti gli attori coinvolti nella gestione del ciclo di vita dell’outsourcing.

Ciò ha portato alla stesura e alla pubblicazione della norma ISO 37500:2014, Outsourcing, i cui autori sono esperti di sourcing/outsourcing coinvolti in operazioni a livello mondiale. Si è cercato di garantire che lo standard fornisse una base generica e indipendente dal settore, in modo che in futuro potesse essere integrato e adattato alle esigenze specifiche del settore.

Uno spirito collaborativo

Tra gli esperti che sono stati interpellati, la dott.ssa Keeni ha dato un contributo fondamentale. Come ci ha detto, “è stata una sfida riuscire a conciliare i punti di vista di tutte le parti interessate, sia del settore pubblico che di quello privato”. Tuttavia, ha elogiato lo spirito collaborativo di tutti, che è stato fondamentale per risolvere i punti di vista contrastanti su requisiti complicati, in particolare per quanto riguarda la necessità di tenere conto dell’innovazione e del miglioramento continuo nel ciclo di vita o di dare la precedenza all’importanza di non violare i requisiti contrattuali.

Quayle, da parte sua, ha spiegato: “Oltre a concentrarsi sui processi comuni e sulle migliori pratiche per il successo, il team ha posto la governance al centro dello standard. L’esperienza ha dimostrato che molti problemi nascono dall’assenza o dalla carenza di pratiche di governance”.

La ISO 37500 affronta le questioni relative alla flessibilità degli accordi di outsourcing, adattandosi alle mutevoli esigenze aziendali. I rischi legati all’outsourcing vengono affrontati per consentire rapporti di collaborazione reciprocamente vantaggiosi.

Tutte le parti del settore dell’outsourcing sono state invitate a partecipare alla stesura dello standard. Sebbene il documento sia decisamente indipendente dal settore e si occupi di outsourcing indipendentemente dalle dimensioni dell’organizzazione, le esperienze raccolte dagli esperti di una serie di settori, tra cui quello manifatturiero e quello dei servizi informatici, sono state estremamente preziose per la stesura dello standard. Non c’è dubbio che, man mano che l’ISO 37500 guadagnerà popolarità e trazione, un numero ancora maggiore di settori contribuirà a fornire il proprio know-how per la prossima revisione dello standard.

Il futuro sembra luminoso

Negli ultimi 25 anni, l’industria dell’outsourcing si è trasformata da nulla a un business da svariati miliardi di dollari in tutto il mondo. Di conseguenza, l’ISO dovrà espandere il suo coinvolgimento per coprire la miriade di modi in cui l’outsourcing viene implementato.

Le economie di scala, le ricompense finanziarie, la flessibilità e l’aumento della produttività promessi dall’outsourcing saranno un bene prezioso per gli anni a venire, dato che i tassi di esternalizzazione sempre più elevati interessano ogni segmento della società.

Inizialmente focalizzato su processi di back-office altamente transazionali o su servizi non critici, l’outsourcing ora comprende funzioni strategiche, con alcune aziende che scaricano interi segmenti della loro catena del valore.

Cosa ci riserva il futuro? Man mano che l’outsourcing si diffonde in modo esponenziale in tutto il mondo, sorgeranno inevitabilmente problemi che non sono ancora nati. Il compito dell’ISO sarà quindi quello di monitorare gli sviluppi e le tendenze e di creare soluzioni standardizzate per aiutare tutte le parti interessate a trovare un modo per aggirare – o superare – gli ostacoli che bloccano il loro percorso.