Perché la definizione dei lavori è importante per la gestione di una tipografia?

Nessan Cleary parla dell’importanza di specificare i lavori e del ruolo che svolge nel successo delle tipografie.

Molti tipografi non si rendono conto di quanto sia importante stimare correttamente un lavoro al momento del preventivo, o di quanta abilità ci sia nello specificare correttamente tutti i diversi elementi da prendere in considerazione.

C’è un buon argomento per limitarsi a offrire un elenco di prodotti standard, come poster o banner, e chiedere ai clienti di scegliere le dimensioni e la quantità. Questo approccio ti permette di stabilire un listino prezzi standard in modo che il cliente sappia esattamente quanto costerà il suo ordine e tu sappia esattamente qual è il margine di profitto su questi lavori. Ciò significa anche che dovrai tenere a magazzino solo una serie standard di materiali e materiali di consumo, il che semplifica notevolmente il controllo dell’inventario.

Tuttavia, i lavori di grande formato sono spesso caratterizzati da piccole tirature, lavori su misura con enormi variazioni da un ordine all’altro. Questi lavori devono essere specificati in modo esaustivo per poter produrre una stima dei costi e un preventivo che consenta un certo margine di manovra e un profitto adeguato. Quindi, quali sono i fattori da tenere in considerazione?

Forse l’elemento più importante è il modo in cui valutare il tuo lavoro e il livello di margine di profitto che vuoi stabilire per ogni lavoro. La tentazione è quella di ridurre al minimo i costi per aggiudicarsi il lavoro, ma l’attività non sopravviverà se non otterrai un profitto adeguato per coprire i costi. Allo stesso modo, un prezzo troppo alto non farà altro che far scappare i clienti da un’altra parte. Quindi il prezzo dipende in ultima analisi dal valore che offri ai clienti. Questo non include una qualità di stampa decente o un servizio fantastico, perché i clienti si aspettano tutto questo e tutti i concorrenti affermeranno di offrire queste cose. Ma qualunque sia la tua USP, essa determinerà il margine di profitto. Tutto il resto può essere facilmente calcolato in termini di costi.

Partiamo dalla stampa in sé. Molte tipografie dispongono di più macchine, molte delle quali possono sembrare in grado di svolgere lavori simili, come nel caso di diverse stampanti a letto piano o a bobina. Ma in pratica gli operatori avranno un’idea molto chiara di quali macchine sono più adatte a determinati lavori, ad esempio perché una a bobina è più esigente di un’altra con un particolare substrato, oppure una flatbed produce toni della pelle migliori di un’altra. Ma tutte queste macchine diverse avranno costi diversi. E la modalità di stampa utilizzata influisce anche sul tempo necessario per realizzare la stampa. Per questo è importante che ci sia una buona comunicazione tra il personale del servizio clienti che elabora un preventivo e il personale di produzione che realizzerà il lavoro per assicurarsi che il preventivo corrisponda alla produzione.

Dovresti anche considerare tutti i materiali di scarto che una particolare stampante potrebbe produrre, come ad esempio la quantità utilizzata sul bordo iniziale di un rotolo per infilarlo nella bobina di avvolgimento. Potrebbe sembrare una quantità trascurabile, ma se di solito si perdono un paio di metri all’inizio e alla fine di ogni bobina, allora i costi si accumulano.

Tutte le stampanti a getto d’inchiostro richiedono un certo grado di pulizia per evitare che gli ugelli si intasino. Ciò potrebbe significare pulire manualmente le testine all’inizio o alla fine di ogni turno. Ma potrebbe anche significare fermarsi per tutto il turno di lavoro per pulire le testine, con un conseguente aumento dei tempi di produzione, e potresti scoprire che la stampante utilizza una certa quantità di inchiostro come parte della sua routine di pulizia, con un conseguente aumento dei costi di gestione della macchina.

Un altro aspetto da considerare è la quantità di energia che la stampante consumerà. Una stampante UV con lampade a LED avrà costi energetici relativamente bassi, ma una stampante UV con lampade a mercurio dovrà essere tenuta in standby per garantire che le lampade siano pronte a polimerizzare. Allo stesso modo, una stampante con inchiostri a base d’acqua, come la resina o il lattice, richiederà molta energia per asciugare le stampe.

Materiali di consumo

Il supporto utilizzato sarà uno dei costi principali di ogni lavoro e molti clienti potrebbero desiderare opzioni con supporti diversi, a seconda di ciò che stanno cercando di ottenere e della loro sensibilità al prezzo. Dovrebbe essere relativamente semplice calcolare quanti metri quadrati ti serviranno di un determinato supporto per un determinato lavoro, ricordando che dovrai considerare l’intero foglio o la larghezza, compresi gli eventuali tagli. Alcuni lavori potrebbero richiedere anche materiali aggiuntivi, come un laminato o degli occhielli.

Inoltre, ci sono lavori che si compongono di più parti piccole che possono essere raggruppate o annidate insieme. Quanto più efficiente è il nesting utilizzato, tanto minore sarà lo spreco di materiale, quindi questo aspetto deve essere preso in considerazione in ogni preventivo.

La maggior parte dei software RIP ti dirà quanto inchiostro è stato utilizzato per un determinato lavoro e da questo dovrebbe essere possibile calcolare una media dell’inchiostro utilizzato per metro quadro per ogni stampante che hai a disposizione. Questo dato può variare da una modalità di stampa all’altra: le modalità di qualità superiore che utilizzano più passaggi consumano più inchiostro. Anche gli inchiostri speciali, come il bianco, i neon o i metallizzati, avranno un costo maggiore rispetto ai colori di processo standard. Fortunatamente, alcuni RIP sono in grado di stimare la quantità di inchiostro che verrà utilizzata per un lavoro senza che questo venga effettivamente stampato.

Naturalmente, dovrai tenere conto anche dei costi fissi, che potrebbero includere l’affitto dei locali, i costi di riscaldamento e illuminazione, il leasing e la manutenzione dei veicoli e, naturalmente, gli stipendi del personale e i costi di gestione dell’ufficio e delle risorse umane. Ogni preventivo dovrà includere un costo per coprire questi costi nascosti.
Poi c’è il costo di realizzazione. Potresti anche dover installare il lavoro, il che potrebbe significare affidarlo a un appaltatore. Potresti anche dover smontare il lavoro una volta terminato e smaltire i materiali.

Infine, alcune tipografie potrebbero prendere in considerazione il calcolo del costo o dell’impronta ambientale di ogni lavoro. Questa potrebbe non essere una pratica comune per la produzione di un preventivo o per specificare le modalità di stampa di un lavoro, ma è probabile che in futuro svolga un ruolo più importante, dato che un numero sempre maggiore di clienti scoprirà di dover tenere conto della propria impronta ambientale. Se utilizzi un qualsiasi tipo di programma di compensazione delle emissioni di anidride carbonica, anche questo dovrà essere incluso in questa sezione.

In conclusione, per qualsiasi azienda è assolutamente fondamentale essere in grado di controllare i costi e pianificare i probabili profitti. Per questo motivo, la capacità di specificare correttamente i lavori è una parte importante di questo processo, in quanto ti aiuterà a evitare spiacevoli sorprese al momento di sommare i costi dopo aver prodotto i lavori.