Marshall Atkinson sottolinea l’importanza di costruire e comprendere un KPIS efficace per la tua azienda. Inoltre, spiega quali sono i KPI importanti da misurare e come implementarli.

Nel corso della tua carriera, probabilmente hai letto, guardato o ascoltato qualcuno che ti ha illustrato l’importanza dei KPI o “Key Performance Indicators”. Dopo circa dieci minuti di conversazione, hai iniziato a controllare il telefono, le e-mail, i social media o qualsiasi altra cosa, ma non ti sei sintonizzato su ciò che la persona stava cercando di comunicare.

KPI? Numeri? Matematica?

Noioso! Voglio dire… dai. La nostra attività sta andando alla grande. Abbiamo avuto successo anche senza queste sciocchezze da KPI. Perché iniziare ora?

Perché il rumore di risucchio che senti è quello dei profitti che volano fuori dalla finestra. Anche se hai avuto successo senza preoccuparti delle tue metriche KPI, questo non garantisce il successo futuro. E non dimentichiamo che potresti lasciare un borsone di denaro non catturato nella tua attività perché non stai facendo il lavoro necessario per raccoglierlo.

Ecco cosa intendo. Un “indicatore di prestazione chiave” è qualsiasi cosa importante per la tua attività. Vuoi tenerne traccia perché se qualcosa è importante, vuoi assicurarti di ottenere sempre il massimo livello di efficacia. Tuttavia, se non è stato ancora definito, come fai a sapere che stai operando al massimo delle tue capacità e che non hai un potenziale non realizzato?

Questo articolo si occupa di definire queste opportunità, implementare un sistema e assicurarsi che funzioni.

Capire le migliori metriche

Quali sono gli aspetti più importanti che tieni costantemente sott’occhio nella tua attività? Le vendite? La produzione? Soddisfazione dei clienti? L’accuratezza degli ordini? Quanti minuti trascorre quel ragazzo della produzione in bagno ogni giorno?

Ci sono centinaia, se non migliaia, di cose che potremmo misurare in qualsiasi azienda. Ma solo alcuni di essi si incastrano per fare una differenza di livello superiore. Quando consideri qualcosa di così importante, cosa lo spinge verso il successo o il fallimento?

Ad esempio, prendiamo quello più comune, le vendite. Certo, puoi fissare un obiettivo di fatturato massimo. Ma cosa lo guida? Puoi scomporre il tutto in calcoli facili da capire per sapere se raggiungerai l’obiettivo di vendita ogni giorno?

Supponiamo che tu voglia raggiungere un obiettivo di vendita di 1.000.000 di dollari. Se la dimensione media del tuo ordine è di 1.500 dollari, puoi usare questo dato per determinare un KPI di facile lettura.

$1.000.000/$1.500 = 666,6 ordini all’anno. Arrotondiamo per eccesso e chiamiamoli 667.

667/12 mesi = 55,58 ordini al mese. Arrotondiamo per eccesso e chiamiamoli 56.

56/4 settimane = 14 ordini a settimana.

14/5 = 2,8 ordini al giorno. Arrotondiamo per eccesso e chiamiamoli 3.

Pertanto, se la tua azienda chiude 3 ordini al giorno con un valore medio di vendita di 1.500 dollari, potrai facilmente raggiungere il tuo obiettivo di 1.000.000 di dollari di fatturato.

Ripensa ai tuoi sforzi di vendita di ieri. Hai chiuso almeno tre ordini del valore di 1.500 dollari? Se no, quali cambiamenti stai apportando per raggiungere questo piccolo obiettivo giornaliero?

Altri esempi

Naturalmente, questo è un esempio. I KPI che ti interessano di più potrebbero riguardare i tempi di produzione, la formazione dei dipendenti, i tassi di difettosità o qualsiasi altro dato importante per segnalare facilmente il successo o il fallimento.

Più di ogni altra cosa, vuoi che i tuoi KPI siano rilevanti. Non ha molto senso tracciare e misurare i dati se poi non ne fai nulla. Una volta ottenute le informazioni, inizia a usarle come segnale di cambiamento. Come dice il mio caro amico Mark Coudray: “Possono succedere solo tre cose, e due sono negative. Le cose miglioreranno. Le cose peggioreranno. Oppure, le cose rimarranno invariate”.

Quando inizi a scavare nei numeri dei KPI, puoi individuare l’opportunità di migliorare altre aree aziendali.

Opportunità davanti a te

Supponiamo che inizi a misurare i tempi di inattività della produzione. Si tratta di quella parte di tempo durante la giornata lavorativa che non viene impiegata per stampare. Quando stai stampando, stai facendo soldi. Quando non stampi, stai spendendo denaro. I tempi di inattività possono diventare costosi, quindi è un KPI fantastico da tenere sotto controllo.

A causa del nuovo interesse per il KPI dei tempi di inattività, il tuo team ha iniziato a ricercare la causa principale dei tempi di inattività della produzione. Si tratta per lo più di attese. Aspettano che l’inchiostro venga miscelato. Aspettano che vengano preparati gli schermi. Aspettano che l’inventario venga contato e messo in ordine. Aspettano l’approvazione del manager per eseguire un lavoro.

La matematica che sta alla base della loro ipotesi gli dà ragione, dimostrando che oltre il 60% dei tempi di inattività dell’officina è dovuto all’attesa di qualcosa. Per rimediare a questa situazione, il team inizia a fare la “caccia al tesoro” per trovare tutto ciò che serve per la produzione di domani, oggi. Ci vogliono un po’ di riorganizzazione, formazione e modifiche ai processi, ma ce la fanno.

Grazie a questo sforzo, la produzione aumenta, i costi diminuiscono e aumenta la soddisfazione dei dipendenti e dei clienti.

Perché sono successe due cose: qualcosa è stato misurato e questo ha portato al cambiamento. I miglioramenti sono stati convalidati perché i KPI hanno dimostrato che l’idea funzionava.

Quali KPI misurare?

Pensi ancora che i KPI siano noiosi e una perdita di tempo? Se lo pensi, sono sicuro che la tua concorrenza ne sarà felice.

Ma se vuoi approfondire l’argomento, vediamo come determinare quali KPI misurare.

Innanzitutto, esaminiamo la questione da due punti di vista. Cosa non funziona o deve essere migliorato? E cosa è importante e deve continuare a funzionare con successo? Puoi costruire delle metriche KPI intorno a una di queste idee, ma probabilmente entrambe sono importanti.

Il modo migliore per farlo è riunire il tuo team e discuterne. Nel corso degli anni ho imparato che se vuoi conoscere la realtà di un’azienda, devi uscire dal tuo ufficio e chiedere alle persone che lavorano. Credimi, hanno un’opinione.

Poiché il tuo obiettivo è quello di facilitare il loro lavoro, migliorare il tuo prodotto, ridurre i costi e aumentare i profitti… questa è un’attività preziosa. Usa una lavagna o un grande cavalletto con un blocco. Fai un brainstorming con il tuo team sulle metriche importanti da misurare e analizzare e su ciò che le alimenta.

Alla fine dell’esercizio, devi elencare i punti importanti dell’azienda che la mantengono in salute. “Se queste cose non funzionano correttamente, siamo spacciati”.

E per ognuno di essi, stabilisci come si può misurare il successo. Cosa e come misurerai e qual è il numero di successo?

Definisci le cose importanti nel formato OKR

Un modo semplice per definire il successo è elencare ogni punto cruciale nel formato OKR. OKR sta per “Obiettivo, Risultato Chiave”. Ovvero: “Ecco cosa vogliamo ed ecco il risultato positivo che ne deriva”.

Riprendendo l’esempio delle vendite di prima, se l’obiettivo è avere una media giornaliera di tre vendite al giorno, con un totale di vendite di almeno 1.500 dollari, allora l’obiettivo di fatturato di 1.000.000 dollari sarà raggiunto.

Il passo successivo è capire cosa alimenta questo successo. Quanti preventivi giornalieri devi inviare per chiudere tre vendite? Se il valore medio di un ordine è di 1.500 dollari, che tipo di cliente spende quella cifra? Chiudi più vendite grazie alle segnalazioni o alle chiamate a freddo?

È qui che inizia il vero lavoro. Dichiara i tuoi obiettivi, definisci ciò che è importante, fissa un numero di KPI target e misura e testa i risultati.

Non dimenticare che devi coinvolgere il tuo team in tutti gli aspetti di questo viaggio. Dopo tutto, sono loro che si spaccheranno la schiena per realizzarlo.

Implementare i KPI

Diciamo che tu e il tuo team vi siete incontrati e avete definito la prima serie di KPI da utilizzare. Il passo successivo consiste nell’implementare la fase di raccolta dei dati per valutare il successo.

Devi rendere il tutto il più semplice possibile. Se puoi automatizzare la raccolta dei dati senza che una persona si occupi del lavoro, è la cosa migliore. Tuttavia, non è sempre possibile. Se un membro del team deve dedicare tempo e fatica al monitoraggio di qualcosa, fai in modo che sia facile per lui raccogliere i dati. Semplifica il più possibile le cose e fornisci loro gli strumenti per avere successo.

Dovresti seguire frequentemente corsi di formazione e assistenza per assicurarti che i dati vengano raccolti in modo accurato e tempestivo. In base alla mia esperienza, se un foglio di presenza presenta numeri che finiscono per lo più con un 5 o uno 0, il membro del team li sta inventando.

La creazione di buone abitudini è il modo in cui questi dati vengono raccolti. Deve sembrare una parte naturale del processo e deve avvenire ogni volta senza errori.

Conclusione

Tutti i leader veterani del mondo degli affari ti diranno che“non puoi gestire ciò che non misuri”. Questo è vero al 100%.

Dedicare del tempo alla raccolta, all’ordinamento, al grafico e all’analisi dei dati chiave della tua attività è un passo fondamentale per mantenere la tua azienda sana e in crescita.

I dati sulle prestazioni aiutano un leader a prendere decisioni informate. Altrimenti, si tratta solo di supposizioni.