Una guida rapida per le stampanti – lavorare da remoto

COVID-19 ha costretto la maggior parte delle persone a lavorare da casa anziché dall’ufficio. Per le stampanti questo significa che dovranno abituarsi ad avere una forza lavoro più remota. Come influisce questo sui loro flussi di lavoro?

Di recente, i dipendenti di Apple hanno inviato a Tim Cook una lettera in cui chiedevano di continuare a lavorare in remoto dalle loro case anche dopo il settembre 2021, quando Apple ha chiesto loro di tornare in ufficio 3 giorni a settimana.

Per quanto riguarda le attività di produzione di beni, alcune persone erano tenute a rimanere nei locali aziendali, anche durante i periodi peggiori della pandemia. Ma molti team di marketing, di gestione, di amministrazione e di vendita lavoravano a distanza, e questo è stato spesso imposto dal governo. Molti dipendenti sono ansiosi di rientrare o sono già rientrati nei loro uffici. Tuttavia, sembra molto probabile che molti di questi dipendenti chiederanno orari più flessibili, compresa la possibilità di lavorare da casa.

Questo creerà non poche sfide per gli stampatori, soprattutto per quanto riguarda:

• Gestione
• Attrezzature
• Flusso di lavoro e software
• Sicurezza e salute sul lavoro.

Gestione remota

Nel 2021, si potrebbe pensare che non ci saranno problemi a stabilire una comunicazione globale. Oggi, la maggior parte del personale utilizza regolarmente gli smartphone, la maggior parte delle persone sa come usare i messenger e le e-mail. Ci connettiamo su vari canali di messaggistica per le comunicazioni quotidiane. Questi strumenti sono stati utili per organizzare l’attività durante il COVID-19. Tuttavia, questo potrebbe essere un problema.

La questione della privacy e della protezione dei dati è un argomento molto vasto. Tuttavia, è consigliabile che gli stampatori leggano i termini e le condizioni di Apple, Google e Microsoft. Gli account personali gratuiti escludono qualsiasi uso aziendale esteso. Google e Microsoft offrono modelli di cloud aziendale a pagamento che includono abbonamenti a software di produttività per aziende di tutte le dimensioni.

Gestire un team non significa solo leggere e rispondere alle e-mail. È necessario che le aziende prevedano nel contratto di ogni dipendente orari di lavoro chiari, orari di lavoro e comportamenti da tenere quando si lavora da casa.

Poiché i dipendenti variano per età, sesso e provenienza, è importante ricordare che non tutti si sentono a proprio agio nel lavorare a distanza e nell’utilizzare esclusivamente la comunicazione online. I manager devono tenerne conto o rischiano che i loro team si sfaldino.

Scegliere l’attrezzatura giusta

18 mesi dopo la nascita del COVID-19, tutti abbiamo imparato che le attrezzature da ufficio, come i computer portatili e i tablet, consentono di lavorare facilmente da remoto. Alcune piccole tipografie hanno incoraggiato i propri dipendenti a utilizzare le proprie apparecchiature per lavorare da casa. Sebbene il “BYOD” (Bring Your Own Device) e il COPE (Corporate Owned, Personally-Enabled) siano concetti ben noti per garantire che i dati personali e aziendali non si mescolino su questi dispositivi, il software di distribuzione come Miradore deve essere preinstallato.

La forza lavoro principale di uno stampatore si trova molto probabilmente nel reparto di produzione. Sebbene non sia ancora stata trovata una soluzione in grado di automatizzare completamente le complesse esigenze di un’azienda di stampa e finitura digitale, da anni molti produttori offrono soluzioni semplici per monitorare le proprie stampanti da remoto. L’esempio più importante è PrintOs di HP. Le nuove serie HP Latex 700 e 800 sono dotate di un collegamento tramite app che fornisce informazioni sulla produzione su qualsiasi dispositivo mobile Android o Apple.

Software e flusso di lavoro sono due facce della stessa medaglia

Da anni ormai, la maggior parte delle soluzioni RIP per la stampa digitale su scala industriale offre un accesso remoto tramite App o portale web. Tuttavia, queste soluzioni sono logiche solo se il flusso di lavoro è stato ottimizzato. La pianificazione delle risorse dedicate consente di controllare in remoto i lavori di grandi dimensioni durante i turni di notte, lasciando quelli più piccoli per il giorno. Il carico e lo scarico dei supporti/stampe e la finitura delle applicazioni richiedono ancora un notevole lavoro manuale in loco, pertanto sembra ragionevole riservare a questo aspetto le ore lavorative centrali.

In futuro, le attività amministrative come le vendite, la presentazione di offerte e il marketing potranno continuare a lavorare in remoto senza alcun problema. I software ERP come Gunter advanter 5 elements print +sign sono studiati per ricreare le operazioni standard di una tipografia in un software dedicato, facilitando così la gestione di tipografie in più sedi. EFI è un esempio di uno dei tanti fornitori specializzati in software MIS/ERP. Dispone di un’ampia gamma di software di produttività per PSP di tutte le dimensioni e di software di progetto.

Sicurezza e salute sul lavoro

Molte tipografie hanno recentemente investito le loro risorse per creare bellissimi spazi amministrativi, sociali e di vendita. Anche se potrebbe essere necessario riprogettarli per includere i requisiti di salute e sicurezza COVID.

Molte aziende hanno perso clienti e denaro durante la pandemia, quindi spendere soldi per riprogettare gli uffici potrebbe essere un problema. Tuttavia, è evidente che i dipendenti non accetteranno più spazi angusti in ufficio. Qualsiasi azienda interessata a trattenere il personale qualificato e ad attrarre giovani talenti dovrà tenere conto delle preoccupazioni dei dipendenti anche dopo la fine della pandemia.

La maggior parte dei Paesi europei applica da tempo le norme in materia di sicurezza e salute sul lavoro. Per questo motivo, lo spazio e le attrezzature della maggior parte degli uffici domestici non sono sufficienti per uno spazio di lavoro regolare. Sebbene questi fatti siano stati ampiamente trascurati durante l’apice della crisi sanitaria, torneranno ad essere un problema quando l’economia si riprenderà e crescerà. Le tipografie devono essere consapevoli del fatto che, a seconda delle normative locali in materia di lavoro, potrebbero essere ritenute responsabili delle condizioni di lavoro in casa dei loro dipendenti.

Le stampanti lavoreranno a distanza in futuro?

Nei prossimi anni, sembra improbabile che una tipica stampante sia un’area di produzione controllata in remoto con poco personale. Anche se in teoria questo obiettivo potrebbe essere raggiunto oggi, l’investimento sembra troppo elevato, soprattutto se si considerano i margini ridotti delle applicazioni standard.

Per le stampanti, avere un lavoro flessibile e a distanza può rivelarsi essenziale per il personale commerciale e amministrativo, anche solo per attirare l’interesse dei giovani talenti.