In questo Coffee Break di FESPA, abbiamo riunito due persone con una vasta conoscenza ed esperienza dei flussi di lavoro in PDF per approfondire le loro conoscenze sulla prestampa e sul modo migliore di eseguirla per massimizzare la produttività.

 

L’ospite: Graeme Richardson-Locke: Responsabile del supporto tecnico di FESPA. Con 35 anni di esperienza nel settore, Graeme ha iniziato come apprendista ed è passato attraverso diversi incarichi dirigenziali prima di entrare in FESPA nel suo ruolo attuale. È anche membro dell’Academy of Screen and Digital Printing Technologies.

Gli esperti:

Malcolm McKenzie: Direttore tecnico di Colour Engine, Malcolm è entrato in azienda 15 anni fa. Ha esperienza con PitStop Pro, Enfocus e Switch. È specializzato nell’aiutare gli stampatori e i creativi ad aumentare la loro produttività applicando la conoscenza del software ai loro problemi.

Andrew Bailes-Collins: Senior product manager di Enfocus, Andrew ha una vasta esperienza nel settore dei software informatici ed è esperto di gestione della stampa, stampa digitale, PDF, flusso di lavoro di prestampa e applicazioni mobili.

Graeme Richardson-Locke: Se consideriamo la digitalizzazione delle aziende che utilizzano tecniche di stampa speciali, ciò che è iniziato con il design e il desktop publishing è passato alle macchine da stampa digitali e alla finitura. Insieme a questi sconvolgimenti della produzione convenzionale, sono arrivati anche i progressi del web-to-print e la sua capacità di generare ordini chiaramente indirizzati verso prodotti specifici. Con la facilità degli ordini online, i clienti possono ora portare a termine il lavoro in una frazione del tempo che impiegavano prima. È il momento di pensare a come automatizzare le attività ripetitive e creare flussi di lavoro per impressionare i clienti, aumentare la produttività e ridurre gli sprechi.

L’automazione del software è importante sia per le piccole tipografie che per le attività più grandi?

Malcolm: Se consideriamo innanzitutto i clienti più piccoli, tutti hanno problemi simili, ovvero trovare il personale, le competenze e la capacità di reagire ai clienti in modo tempestivo. Tutti sanno che nel mondo della stampa le quattro del venerdì pomeriggio sono il momento in cui arriva tutto il lavoro.

Per essere in grado di scalare abbastanza rapidamente quando le tirature si accorciano e le aspettative dei clienti aumentano, l’automazione è la strada da seguire, per liberare i lavoratori dal compito di aprire un PDF, guardarlo e poi magari fare una piccola modifica. Questi sono gli aspetti che possono aprire alle tipografie una serie di esperienze migliori per loro stesse e per i loro clienti.

Uno dei grandi problemi che tutti hanno, indipendentemente dalle dimensioni, è il modo in cui arrivano i file e come si risponde ad essi in modo tempestivo. Non stiamo parlando di qualcosa di terribilmente complesso, ma la maggior parte degli stampatori di grande formato riceve e-mail con file allegati o tramite WeTransfer, il che significa che qualcuno deve aprirle, prendere il file, scaricarlo, rinominarlo e metterlo in una cartella. Se un’azienda ha una tiratura di 20.000 copie, ma queste sono suddivise in 10 lotti diversi, è un enorme problema logistico: spostare i file, inserirli nelle cartelle giuste, organizzare le comunicazioni, tutto ciò richiede molto tempo e non ha scopo di lucro.
Anche in questo caso, non stiamo parlando di pre-flighting o di fare qualcosa di concreto con il PDF. Si tratta solo di ricevere il file e di ottenere rapidamente il prodotto da stampare e di rispondere al cliente.

A questo punto è possibile automatizzare moltissimi aspetti ripetitivi del flusso di lavoro e per cominciare è semplice. Il problema è consegnare i file alla stampa.

Andrew: Quando si parla di flusso di lavoro, si pensa a quello che tutti conosciamo come flusso di lavoro tradizionale di prestampa: si inserisce un PDF da un lato e poi si consegna a una macchina da stampa o a una lastra o a un filmatore dall’altro.

Con l’automazione intendiamo prendere in considerazione le attività e le cose che avvengono all’interno della tua azienda. Non necessariamente solo la prestampa e le attività che al momento vengono svolte manualmente, che sono soggette a errori e devono essere eseguite da una persona. Stiamo parlando di automatizzare questi processi, in modo che una persona non debba occuparsene. Può trattarsi di ciò di cui ho appena parlato nello scenario della prestampa, ma anche di molto altro.

Le aziende più grandi tendono ad avere più “giocattoli”. Hanno un sistema MIS, un sistema web-to-print, vari motori di stampa e diversi RIPS. Il compito dell’automazione non è solo l’elaborazione e la gestione dei file, ma anche la connettività. È il collante che permette a questi dispositivi di dialogare tra loro e di automatizzare l’azienda nel suo complesso. Prendi le informazioni da un MIS, elabori il PDF in base a quelle informazioni e poi riporti il risultato al MIS, che può essere utilizzato ad esempio per il calcolo dei costi. È lo stesso concetto, ma su scala più ampia.

Quali strumenti sono disponibili? E vale la pena iniziare con il controllo automatico dei file prima di passare ad altri aspetti dell’automazione.

Malcolm: La maggior parte delle persone ha già sperimentato il controllo dei file perché ha accesso a una licenza PitStop. Quello che facciamo io e Andrew è di portarlo in primo piano.
Oltre al preflight si possono fare altre cose. È qui che le aziende più piccole e quelle più grandi possono, grazie all’automazione, trovare nuove strade e nuove opportunità di lavoro che altrimenti non avrebbero potuto percorrere. Il preflight, le correzioni – sono ancora cose che spaventano un po’ le persone ed è per questo che cerchiamo di demistificarle e di aiutarle e di farle funzionare per loro.

Andrew: Le aziende dovrebbero concentrarsi sul punto in cui otterranno il massimo valore e poi partire da lì, perché una volta superato il primo ostacolo, si crea fiducia, si inizia a vedere che funziona, si inizia a vedere il valore.

Come ha detto Malcolm, il controllo dei file è un grosso problema. Negli ultimi 15 anni ho sentito il problema di un cliente che invia un file e non viene richiamato per sei, otto ore o addirittura il giorno dopo. Questo è un pessimo servizio clienti.

Se puoi tornare indietro in un paio di minuti, è fantastico. In questo modo hai il tempo di prendere decisioni e di parlare con il cliente di programmi e costi. Il problema non è il tempo necessario per svolgere l’attività, ma il fatto che qualcuno trovi il tempo di aprire manualmente il file e controllarlo. Se hai un software in grado di farlo, hai vinto.

La seconda parte dell’equazione è che invece di avere alcuni operatori che aprono tutti i file, li controllano e li correggono, puoi utilizzare un prodotto basato su server che controlla automaticamente i file per te e che in genere ne supera l’80%. Si tratta dell’80% dei file che il team di prestampa non deve gestire.

Quali competenze sono necessarie per avviare un progetto? Gli stampatori hanno bisogno di competenze di codifica e, in caso affermativo, quante di queste sono accessibili a loro in quanto tecnologi della stampa e quante invece necessitano di una nuova serie di competenze?

Malcolm: Enfocus e Switch sono progettati per essere organici e crescono man mano che si impara. Imparare è importante e se dovessi suggerire alle persone come imparare a conoscere il software, consiglierei loro di andare sui forum di Enfocus, perché è lì che gli utenti ne parlano. Puoi vedere tutte le soluzioni e le cose innovative che le persone fanno con l’automazione.

In ogni organizzazione serve qualcuno che ami il prodotto e che sappia vedere il futuro. Se sei a livello di direttore o di proprietario, devi dare al tuo staff il tempo necessario. Non puoi semplicemente dire: “Poiché si tratta di prestampa, lo daremo alla prestampa”. In questo caso, quella povera persona che non ha mai avuto a che fare con la logistica si sentirà un po’ spaesata.

Per possedere il software, è necessaria una combinazione tra la prestampa, il campione e, si spera, qualcuno con qualche competenza informatica. Non è necessario che tu provenga da un background di codifica per iniziare.

Andrew: Hai bisogno di un campione e devi dargli tempo. Non puoi aspettarti che facciano il lavoro di produzione e che poi facciano un po’ di automazione quando hanno un vuoto.

Non è nemmeno necessario avere esperienza, basta sapere cosa si vuole. Conosco persone che acquistano il software e tutto funziona a meraviglia. Poi ci sono altre persone che investono del tempo, non solo nel software, ma anche nella consulenza. In questo modo hanno qualcuno che li tiene per mano nelle fasi iniziali e, dopo un po’ di tempo, possono prendere in mano la situazione e gestirla da soli. La parte fondamentale è avere una persona responsabile e assicurarsi che sia appassionata.

Che cos’è PitStop Pro?

Andrew: PitStop Pro è un plugin per Adobe Acrobat. Ha due compiti: uno è quello di controllare un PDF in base a una serie di criteri predefiniti e di correggerli. La seconda parte consiste nel modificarli manualmente.
È nato per le pubblicazioni, i giornali, le riviste e i lavori commerciali, ma si è evoluto per essere utilizzato con il grande formato, il packaging e le etichette. Ti permette di creare automaticamente percorsi di taglio, aggiungere il margine e fare ogni genere di cose, come ad esempio esportare le conversioni di colore.

PitStop Pro è essenzialmente uno strumento che ti permette di correggere il lavoro prima di metterlo in produzione. Esiste anche PitStop Server, che è la versione automatizzata e non richiede il controllo di alcun operatore.

Enfocus Switch collega software e dati. Quali vantaggi in termini di efficienza si possono ottenere?

Andrew: Enfocus Switch unisce applicazioni e sistemi, quindi può lavorare con molte applicazioni di terze parti e automatizzarle. Se vuoi aprire un file e trasformarlo in un PDF, di solito è un operatore a farlo, ma Enfocus Switch può farlo per te. L’operatore non deve aprire un file, caricare i font e i link: il software può farlo per te, così come la connettività e l’estrazione di informazioni dai database.

I guadagni possono essere davvero enormi, ma dipende da cosa vuoi che faccia. Ad esempio, se guardi a ciò che stai facendo manualmente, come la tua produzione, devi capire bene cosa sta succedendo per poterlo sfruttare al meglio.

Con Switch puoi avere un framework di eCommerce completamente integrato. Puoi utilizzarlo end-to-end o solo per un processo interno. Non si tratta solo di abilitare l’eCommerce, ma di fare le cose più velocemente.

Malcolm: Gli stampatori che non hanno mai guardato Switch pensano a questi flussi di lavoro su larga scala che arrivano, in particolare dai produttori, e che tendono a imporre alle persone. Dicono: “Bene, devi avere il nostro front-end e il nostro portale web. Devi avere il nostro modo di lavorare e poi devi avere il nostro software di imposizione”. Questo non funziona più per moltissime persone, soprattutto per il grande formato. Se hanno molti impianti e macchine diverse, hanno output diversi.

Questi sistemi diventano molto vecchi e non particolarmente agili. Con Switch, invece, si parte da un sistema molto snello e lo si completa in base alle proprie esigenze. Se vuoi che parli con il tuo database, puoi acquistare un modulo per il database.

Anche Tilia Labs sarà un altro?

Malcolm: Si tratta di una grande novità che sta per arrivare online. Puoi collegare tutti gli elementi senza soluzione di continuità.

In un certo senso è come un plug-and-play. Quando diciamo “a prova di futuro” non ti stiamo dicendo come imporre i tuoi file. Lo forniremo a un pacchetto in grado di farlo. Anche in questo caso, l’apprendimento del flusso vero e proprio è più semplice, perché per la maggior parte del tempo stiamo inserendo le conoscenze acquisite in altre applicazioni. Questo si estende a cose come Illustrator e Photoshop. Tutto ciò che è possibile fare come azioni può essere ripetuto e automatizzato.

Prendiamo le competenze che le persone hanno già acquisito e le inseriamo nel sistema. Ecco perché la gente lo ama, perché è agile. Molte persone hanno flussi di lavoro molto costosi e poi hanno Switch perché può fare le cose che i loro flussi di lavoro costosi non possono fare.

Per quanto riguarda PitStop Pro, Server e Switch, possiamo avere un’idea dell’investimento richiesto? Quali sono i costi da sostenere?

Andrew: PitStop Server sta subendo un cambiamento in questo momento e sta acquisendo maggiore automazione perché lo stiamo spostando su Switch. È stato lo stesso per circa 20 anni, con una semplice cartella calda in entrata e in uscita, e ci siamo resi conto che non è più quello che la gente vuole.

Al momento costa 3.300 sterline, ma il prezzo aumenterà il 1° gennaio (2021). Avrà molte funzionalità in più.

Da lì, il tuo percorso di aggiornamento è verso uno Switch completo, dove puoi iniziare ad aggiungere i moduli sopra citati. Inizi con il PitStop Server e pensi che potresti collegarlo a un database, lavorare con XML o con JDF. Puoi quindi aggiungere un modulo per aumentarne le funzionalità.

Le API che si collegheranno a Switch avranno dei costi di licenza legati ad alcune di esse? Alcune sono gratuite?

Andrew: Dipende. Abbiamo un app store per Switch, che è disponibile anche per PitStop Server. Si tratta di un’iniziativa unica, sicuramente nel settore della stampa, in quanto sfrutta la base di utenti e i nostri integratori globali. Possono creare queste piccole app che possono essere inserite in Switch PitStop Server per eseguire operazioni come la rinominazione e altre cose che Switch non fa. Possono essere gratuite o a pagamento; dipende solo da chi le realizza, ma al momento ce ne sono oltre 100.

Si tratta di oggetti reali che le persone hanno costruito per i loro flussi di lavoro o per i loro clienti. Si tratta di cose reali che hanno un utilizzo pratico e che estendono le funzionalità. Malcolm parlava dell’integrazione con HP. È un esempio simile. Loro creano un’app e collegano Switch al loro prodotto, al loro servizio, alla loro vetrina o al loro sito web.

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