Graeme Richardson-Locke illustra i vantaggi dell’automazione del flusso di lavoro.

 

Nonostante tutto quello che sta accadendo nel mondo a causa degli sconvolgimenti causati dalla COVID-19, e tu, in quanto proprietario o manager di un’azienda, stai svolgendo le tue attività quotidiane di sopravvivenza, potresti trovare un po’ di tempo per considerare i vantaggi dell’automazione del flusso di lavoro quando uscirai dall’altra parte della crisi.

In qualità di responsabile dell’assistenza tecnica di FESPA, mi propongo di offrire una panoramica su come i nostri membri stampatori possano utilizzare tutti gli strumenti disponibili per accelerare l’evasione degli ordini e ridurre il rischio di stampare lavori che non soddisfano le aspettative di qualità dei clienti al primo colpo, ogni volta. Questo può essere scoraggiante quando si affronta la vasta gamma di tecniche di stampa e ambienti di produzione.

Tuttavia, è chiaro che l’uso crescente dell’automazione delle macchine nella stampa digitale attraverso sistemi come la robotica nella movimentazione dei materiali e l’evoluzione dei sistemi MIS sta apportando efficienze essenziali. Il prossimo cambiamento di fase per molti consiste nel collegare i software e creare flussi di lavoro semplificati.

L’identificazione delle aree su cui concentrarsi richiede una produzione di stampa chiaramente calibrata e prevedibile. Questo approccio pone alcuni limiti all’offerta di prodotti rispetto ai tradizionali modelli di business su misura per la stampa. In base alla mia esperienza di buyer, so che la semplificazione del processo di approvvigionamento è così rapida e chiara con i fornitori web 2 print di qualità che solo i lavori molto creativi o specializzati seguono un percorso d’ordine tradizionale più lento.

Per saperne di più, ho contattato Malcolm McKenzie di Colour Engine, una società di consulenza tecnica con sede nel Regno Unito che offre servizi di integrazione dell’automazione per le stampanti, dalla gestione del colore allo sviluppo di software e script.

Uno dei tanti prodotti software supportati è Enfocus Switch, che ti permette di creare flussi di lavoro automatizzati personalizzati. Unendo diverse applicazioni software attraverso uno scripting personalizzato è possibile, ad esempio, spostare i file dall’applicazione Adobe CC utilizzando la sua interfaccia JavaScript a un’altra applicazione come Microsoft Outlook grazie all’uso di Applescript per Mac OS-X e VBscript per Microsoft Windows.

Un esempio è l’opportunità di far atterrare i file dei clienti in entrata in una hot folder collegata a PitstopPro, dove viene effettuato un controllo preliminare per garantire che l’artwork soddisfi le esigenze del processo. In questo modo è possibile inviare un’e-mail automatica al cliente per informarlo che il file sta per essere controllato e che a breve riceverai una prova di stampa. Se il file supera l’esame preliminare, il passo successivo è quello di aprirlo e incorporare l’opera d’arte con un profilo di gestione del colore appropriato in una prova di stampa PDF da approvare. Se, ovviamente, il file non soddisfa i requisiti richiesti, allora invierai un’e-mail con i dettagli su ciò che il cliente deve fare per ripresentarlo.

Didascalia: Un esempio di progettazione di un flusso di lavoro automatizzato in Switch.

Questo approccio all’automazione rappresenta un’alternativa agile all’acquisto di un ecosistema in hosting, dove la possibilità di personalizzazione può essere più limitata. A volte è difficile ottenere un flusso di lavoro ottimale, a meno che non sia possibile costruirlo in modo specifico per il tuo mix di prodotti stampati. La scelta dipende dal livello di coinvolgimento che vuoi ottenere e dal livello di flessibilità di cui hai bisogno.

Malcolm McKenzie è un esperto certificato Enfocus e membro del comitato ISO TC-130 (Printing and Graphic Technologies) ed è molto esperto dei requisiti tecnici dell’automazione del flusso di lavoro.

All’inizio della mia giornata di formazione, mi ha dato il suo primo saggio consiglio: “Inizia ad automatizzare un processo semplice e fallo crescere da lì”. Può capitare che l’organizzazione di una consegna comporti la chiusura dell’ordine, la creazione e la stampa di bolle di consegna ed etichette per i pacchi e l’invio della fattura o il pagamento.

Didascalia: Questo diagramma illustra come EnFocus Switch possa essere utilizzato per sviluppare flussi di lavoro automatizzati in molti scenari.

In genere, i sistemi MIS gestiscono una buona parte di queste attività, ma potrebbero non integrarsi direttamente con il sistema di prenotazione del corriere scelto. Elencare le attività e la sequenza del processo ti permette di capire come collegare tutto insieme. Potresti aver bisogno di API, codice SQL, metadati XML da sfruttare per portare le informazioni giuste a destinazione: è qui che entra in gioco Enfocus Switch e un po’ di esperienza. Include un’ampia gamma di ‘widget’ o API che possono essere interconnessi e una pianificazione visiva del flusso di lavoro che collega le ‘azioni’ tra loro per liberare il tipografo da noiose attività ripetitive.

In fin dei conti l’obiettivo è quello di ridurre il più possibile i punti di contatto umano per aumentare la velocità e ridurre i costi, aprendo la capacità di elaborare molti più ordini.

Se, con la guida di una persona come Malcolm, riuscissi a tracciare una mappa di tutto ciò che va dai preventivi automatizzati, alla conferma dell’ordine, alla prova di stampa rapida, al pagamento e alla prenotazione, raggiungeresti rapidamente una fase in cui i punti di contatto umano si riducono notevolmente e il personale si libera per lavorare in modo più produttivo.

Che si tratti di un’operazione Web2print o di uno Storefront, la tecnologia di stampa del software Enfocus Switch è stata utilizzata per migliorare in modo significativo l’efficienza dei processi, al punto da poter gestire un aumento esponenziale di quello che in genere sta diventando un mercato competitivo per le basse tirature e i tempi rapidi.

Parlando con il pubblico, le aziende, le tipografie e gli specialisti, c’è un limite massimo al numero di dipendenti che si possono “gettare” su un problema. Con operazioni manuali incoerenti, troppi cuochi possono non solo rovinare il brodo ma anche ostacolare la crescita e l’espansione dell’azienda.

Per le tipografie è ormai un imperativo assoluto individuare modi migliori di lavorare. L’immediatezza è sempre più presente, sia per gli utenti finali diretti che per le tipografie, che hanno bisogno di consegnare rapidamente le bozze ai clienti. Grazie alla ricezione e al controllo rapido dei file in arrivo, le aziende intelligenti riescono a individuare, risolvere e risolvere i problemi, accelerando il processo decisionale interno e fornendo un servizio migliore ai clienti.

Il Bluetree Group, che commercializza con i marchi Route 1 Print e Instantprint, non avrebbe potuto raggiungere tali progressi senza un così alto livello di automazione del software. Il loro mantra del lavoro di squadra 23:17 è preveggente, come dimostra il loro ultimo record di tempo minimo per elaborare un lavoro dall’inizio alla fine (23 minuti e 17 secondi). Il servizio è tutto, con 25.000 ordini a settimana.

Con la standardizzazione dei prodotti, è in voga la mercificazione per lavori semplici (volantini, banner, brochure) o sempre più complessi, ma questo può richiedere alti livelli di competenza per essere attuato, con abilità manuali ancora richieste in aree specialistiche come la laminazione, la stampa su materiali speciali ecc.

 

Sommario

Enfocus Switch è una piattaforma intrigante e impressionante di flussi, comportamenti di attivazione, interconnessioni, flussi, punti di revisione, Pitstop, script… basati su “qualcosa” che semplicemente finisce in una cartella o su altri metodi più tecnologici.

Lavorare con Malcolm McKenzie a Colour Engine è stato un esercizio di formazione utile e chiaro, avrei potuto passare più tempo con lui ma almeno ho ottenuto una valutazione decente in un giorno.

Sebbene Enfocus Switch non sia l’unico gioco di automazione in città, con altri fornitori come OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi e Heidelberg che competono con i loro sistemi e approcci, è chiaro come il sole che l’automazione del software è necessaria per essere all’avanguardia.