Paul Sherfield ci dà consigli pratici su come gestire al meglio i tuoi cicli di revisione e approvazione
“Sul mio schermo non sembrava così!”.
“Non sapevo di dover ricontrollare tutto”.
“Il mio capo non capisce queste cose”
“Hai usato il file sbagliato!”.
“Cosa sto controllando?”
Se alcuni o tutti questi commenti dei clienti ti sono familiari, continua a leggere.
Hai un processo di approvazione delle prove documentato?
Questi tempi strani ci daranno il tempo di considerare tutti i nostri metodi di lavoro, i nostri sistemi e le nostre pratiche. Sono stati adatti al tuo mix di prodotti e alle esigenze dei tuoi clienti? Saranno ancora le “migliori pratiche” quando l’attuale crisi sarà finita e saremo tornati alla normalità che forse stentiamo a riconoscere?
Un’area che i team di produzione e di vendita dovrebbero prendere in considerazione è quella del proofing e del relativo ciclo di approvazione. Sarebbe anche utile parlare con i tuoi clienti per conoscere le loro opinioni sul tuo sistema in questo ambito.
A quale scopo è destinata una prova di stampa e quali sono le aree che il cliente deve controllare? Se questo non viene comunicato chiaramente dallo stampatore, può essere frainteso dal cliente che non sa cosa si aspetta da lui. I tuoi sistemi di prova e i cicli di approvazione sono adatti al tuo mercato e ai tuoi prodotti e sono compresi dai tuoi clienti?
Il tuo ciclo di prova e approvazione deve essere adatto al tuo mercato, ai tuoi clienti e al tuo prodotto. Molte aree di mercato dei prodotti e della stampa, come il web to print online, utilizzano prove di stampa morbide, spesso solo per i contenuti. Altri mercati, come quello degli imballaggi, delle etichette e della stampa commerciale di fascia alta, possono richiedere molte iterazioni di prove colore e di approvazione dei contenuti.
Per questo motivo, le tue soluzioni e i tuoi sistemi devono essere molto ponderati per garantire che siano all’altezza dei tuoi clienti e delle esigenze del mercato.
Quest’area può causare confusione, errori e persino rielaborazioni e ristampe, e i risultati finanziari potrebbero essere in discussione. Non è certo il modo di creare buone relazioni con i clienti!
Quindi, sei sicuro che il tuo processo di prova e approvazione non contribuisca ai problemi di cui sopra?
Vediamo a cosa servono le prove di stampa, che in questo caso riguardano sia le prove morbide a video che le prove fisiche, le prove a getto d’inchiostro e le prove di stampa con la macchina da stampa di produzione.
- Approvazione del colore. Le prove di stampa, sia cartacee che morbide, in questo settore sono spesso chiamate “prove contrattuali”, in quanto sono considerate come una matrice di colore a cui il prodotto stampato deve corrispondere. Alcune aree da considerare prima di tutto:
- Le prove contrattuali a colori sono verificate in base al corretto flusso di lavoro del colore? C’è un “adesivo” di convalida ISO 12647-7 stampato o allegato a ogni prova che fornisce queste informazioni al cliente?
- Fornisci al cliente istruzioni su come visualizzare questa prova utilizzando le condizioni di illuminazione corrette basate sul D50 o su un’alternativa come il TL84 per il punto vendita?
- Come puoi assicurarti che le prove morbide a contatto con il colore vengano visualizzate dai tuoi clienti su monitor ad ampio gamut, profilati e con impostazioni di gestione del colore corrette?
- Inviate una pagina di copertina con queste bozze morbide che fornisca i dettagli su come visualizzare e approvare questi file, spesso PDF?
- I tuoi clienti hanno il software corretto per visualizzare e commentare le bozze in PDF?
- Quanto sopra sarà compreso se queste prove saranno viste o visualizzate da altri all’interno dell’organizzazione del tuo cliente?
- Approvazione dei contenuti, sia delle bozze morbide che di quelle rigide:
- I tuoi clienti capiscono che queste prove sono solo per il contenuto e non per l’approvazione del colore?
- Questo sarà compreso se queste prove saranno viste o visualizzate da altri all’interno dell’organizzazione del tuo cliente?
- I tuoi clienti hanno il software corretto per visualizzare e commentare le bozze in PDF?
- Prove revisionate
- Sono per il colore, per il contenuto o per entrambi?
- Devono essere controllate solo le aree corrette o tutti gli elementi? Ciò dipenderà dall’entità delle correzioni e da chi le ha effettuate, e i requisiti devono essere chiari.
- Un frontespizio allegato documenta il processo di approvazione e lo stadio raggiunto?
Il processo di approvazione
Supponiamo ora che le aree tecniche delle prove, sia hard che soft, siano state affrontate e corrette e che:
- Tutte le prove contrattuali fisiche a colori sono dotate di un’etichetta di convalida che indica la conformità alla norma ISO 12647-7, il flusso di lavoro e i profili utilizzati per la gestione del colore e vengono forniti consigli sulle condizioni di visualizzazione.
- Il sistema di approvazione delle prove in atto.
- Le bozze morbide sono chiaramente contrassegnate per lo scopo, per il colore, comprese le avvertenze sui colori del monitor, o solo per il contenuto.
- Le bozze revisionate contengono istruzioni su ciò che il cliente è tenuto a controllare.
Quindi, cosa rimane?
Gestire la posizione di te e del tuo cliente nel processo di approvazione:
- Si tratta del primo, secondo, terzo giro di prove? Come viene registrato e gestito questo aspetto, su una scheda di prova, nella borsa del lavoro?
- Chi esegue le correzioni, tu o il tuo cliente che fornisce nuovi file corretti?
- In caso affermativo, che tipo di prova richiedono, il processo di approvazione ricomincia da capo?
- Le vecchie versioni dei file dei clienti devono essere gestite per evitare che si crei confusione, quindi è necessario un controllo delle versioni.
- L’approvazione finale del cliente deve essere chiara e documentata.
- Se l’approvazione finale è subordinata all’esecuzione di ulteriori correzioni, dovrai prendere in considerazione l’invio di un’ulteriore prova, nonostante le istruzioni del cliente.
- Come vengono calcolati e registrati i costi delle correzioni degli autori?
- I clienti vengono avvisati di questi costi prima che vengano applicati?
- Ai clienti viene chiesto di approvare i costi di correzione per iscritto?
Ricorda il vecchio detto: “C’è sempre tempo per una ristampa!”.
Alcune azioni da considerare:
Applica l’adesivo D50 sulle prove colore del contratto fisico per indicare le condizioni di visione non corrette; questi adesivi possono essere riutilizzati. Gli adesivi, se osservati con un’illuminazione non corretta, mostrano delle strisce di colore come nell’immagine sottostante. Se osservati con le luci D50 corrette, le strisce dovrebbero essere appena visibili.
https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/
Utilizza adesivi di approvazione/ documenti PDF/word interattivi per l’approvazione/commenti/correzioni e ulteriori azioni/riprove ecc.
Questo modulo interattivo è scaricabile e può essere personalizzato e modificato in base alle tue esigenze. Potrebbe essere incluso come copertina per le bozze in PDF o come modulo cartaceo per le bozze fisiche. Tuttavia, un sistema di approvazione delle prove online sarebbe molto più trasparente e tracciabile, anche per le prove fisiche.
Molti visualizzatori di PDF gratuiti non visualizzano correttamente un PDF di arti grafiche complesso per colore o contenuto! Acrobat Professional è il “gold standard”. Per questo motivo, consigliamo sempre ai clienti di informarsi sui problemi di visualizzazione di altri software PDF.