Nessan Cleary arról beszél, hogy a vezetői információs rendszer szoftverei a modern nyomdák működtetésének alapvető elemeivé váltak, de a megvalósítás határozza meg a sikerét.
Az irányítási információs rendszer (Management Information System, MIS) valószínűleg az egyik legösszetettebb szoftver, amellyel a legtöbb nyomdaipari vállalkozás találkozik. És ahogyan a különböző nyomdák munkamódszere és az általuk kiszolgált ügyfelek között is óriási eltérések lehetnek, úgy nincs olyan MIS, amely mindenkinek egyformán megfelelne. Ez megnehezíti annak kitalálását, hogy pontosan mit tud egy MIS az Ön számára, és mennyibe kerülhet. De talán jobb kiindulópont, ha megkérdezzük, hogy mit takaríthat meg Önnek egy megfelelően bevezetett MIS?
Az MIS két külön dologról szól – az üzleti információkról és a munkafolyamatok automatizálásáról -, és ezek összekapcsolása kevesebb pazarláshoz és ezáltal több nyereséghez vezet. Ez ugyanúgy vonatkozik a kisvállalatokra, mint a nagyvállalatokra.
Képaláírás: Ideális esetben a felhasználóknak képesnek kell lenniük arra, hogy a MIS legtöbb funkcióját hordozható eszközökről, például laptopokról, táblagépekről és okostelefonokról is elérjék, amint azt a PrintIQ itt bemutatja.
A MIS-szoftverek eredeti célja az volt, hogy a vezetőség alapos képet kapjon a vállalkozás összes költségéről és problémájáról, hogy a megfelelő döntéseket meghozhassa. Az egyetlen módja annak, hogy valóban megértse az összes bevételt és kiadást, ha olyan központosított rendszert használ, amely a beérkező megrendelésektől kezdve a könyvelési osztály által átvett papírkapcsok számáig mindenhez kapcsolódik. Ez azt jelenti, hogy egy MIS mögött nem annyira maga a szoftver funkcionalitása, mint inkább a csapat képességei a más gyártók szoftvereivel való integrálásban.
Ez logikusan elvezetett ahhoz, hogy a MIS automatikusan futtasson néhány más rendszert, és meghatározza, hogy a különböző munkákat hogyan tolják át a különböző termelési részlegeken. Ez többnyire termelési munkafolyamatokat jelent, és elméletileg a forró mappákon alapuló rendszer felállítása azt is lehetővé tenné, hogy a munkák automatikusan átkerüljenek egyik folyamatból a másikba. Egy MIS azonban ennél sokkal többet tesz. Automatikusan, hibák és duplikációk nélkül alkalmazza a munkajegyen szereplő összes információt, ahol szükséges, a nyomtatáshoz, a befejezéshez vagy a számlázáshoz. Ezen kívül adatokat gyűjt, hogy jelentéseket készítsen az üzletmenetről, és máshol is képes intézkedéseket kezdeményezni, például szükség esetén több hordozóanyagot rendelni, valamint jelezni, ha problémák merülnek fel, például ha egy adott gépnek a vártnál több karbantartásra van szüksége, vagy ha a munkák az egyik vagy másik folyamatban feltartóztatódnak.
Képaláírás: A MIS-nek képesnek kell lennie arra, hogy áttekintést adjon az összes folyamatban lévő munka állapotáról, mint ezen a PrintIQ-tól származó képen.
Moduláris felépítés
A legtöbb MIS alapfunkciókat és számos opcionális modult kínál, így a nyomdák a saját igényeikhez igazíthatják a MIS-t. Bár a legtöbb MIS különböző nyomtatási szakterületeken működik, a legtöbb nagy formátumú felhasználónak speciális követelményei vannak, különösen akkor, ha textilre is nyomtat. Ez legalább azt jelenti, hogy figyelembe kell venni a használt nagy hordozóméreteket, mind a tekercses, mind a merev hordozók esetében. A MIS-nek támogatnia kell a nagy formátumú nyomtatásban általánosan alkalmazott különböző típusú utómunkákat is, beleértve a digitális vágóasztalon vagy routerrel történő vágást, valamint a szegélyezést, hegesztést, szemezéseket és így tovább.
Minden MIS alapvető jellemzője a munkák becslésére és árajánlatok küldésére való képesség. Ez azt jelenti, hogy képes figyelembe venni az összes releváns költséget, beleértve a nyersanyagokat és a személyzet munkáját, valamint a használt berendezések üzemeltetési költségeit és értékcsökkenését, és meghatározni egy ésszerű árrést minden egyes munkához. Bizonyos esetekben a munka elvégzésének többféle módja is választható, ami különböző következményekkel járhat a becslésre nézve.
Képaláírás: A MIS-nek támogatnia kell a bandázást, ahogy itt látható a Tharstern MIS-en.
A becslési modulnak szorosan kapcsolódnia kell a tervezési és ütemezési funkcióhoz, mert azt szeretné, ha a MIS a leghatékonyabb termelési módszert választaná ki az adott műszakra vonatkozó munkák ütemezésénél, de pénzt veszít, ha a becslés egy olcsóbb termelési formát feltételez. Ideális esetben az ütemezésnek dinamikusnak kell lennie, képesnek kell lennie az automatikus frissítésre, hogy figyelembe vegye az új munkákat, amint azok beérkeznek, a szükséges szállítási határidők és a más munkákkal való szinergiák alapján.
Ez viszont azt feltételezi, hogy a MIS vagy tartalmazza a saját kivetítő és csoportosítási modulját, vagy szorosan kapcsolódik az erre szolgáló szoftverhez. Ez különösen fontos a nagy formátumú munkák esetében, ahol a költségmegtakarítás érdekében gyakran előfordul, hogy több munkát is összefűznek ugyanarra a táblára, és ezek közül sok szabálytalan formájú, egymásba ágyazott munkákról van szó. Magától értetődik, hogy a rendszernek képesnek kell lennie különbséget tenni a különböző ügyfelekhez tartozó munkák között. Ugyanilyen fontos, hogy az ugyanazon ügyfélnek szóló munkákat különböző részekre lehessen bontani, például egy kiskereskedő ugyanazt a típusú kijelzőt szeretné, de különböző kiskereskedelmi egységekre bontva, amelyeknek eltérő méretkövetelményeik lehetnek. Ha ezeket a munkákat összekeverjük, azzal időt és nyersanyagköltséget takaríthatunk meg, de a rendszernek képesnek kell lennie arra, hogy a szállítás és a számlázás szempontjából szétválassza őket.
A CRM modulnak lehetővé kell tennie az értékesítési munkatársak számára, hogy kapcsolatot tartsanak az ügyfelekkel, az ajánlatokat megrendelésekké alakítsák, és nyomon kövessék a megrendelések alakulását. Ez minimálisan azt jelenti, hogy nyomon kell követni a kézbesítéshez szükséges grafikai munkákat, és biztosítani kell, hogy a jóváhagyási körben mindenki aláírta a próbadarabokat.
A legtöbb MIS tartalmaz egy e-kereskedelmi modult, bár vannak olyan érvek, amelyek szerint egy dedikált Web-to-Print program alkalmasabb lehet. Ez valójában az egyes vállalkozások méretétől és a kiszolgálandó ügyfelek típusától függ. Egyes széles formátumú részlegek egy szélesebb körű kereskedelmi nyomtatási csoport részei, vagy az ügyfelek egyszeri megrendelésekre és hitelkártyás fizetésre támaszkodnak, míg mások csak azt szeretnék lehetővé tenni a rendszeres ügyfelek számára, hogy ismétlődő megrendeléseket adjanak le számlára. Annyi variáció létezik, hogy a webről nyomtatásra történő nyomtatásnak külön cikket kellene írni.
Képaláírás: A Dataline MultiPress egy MIS/ERP szoftver grafikai gyártó cégek számára. Integrálja az összes adminisztratív, kereskedelmi, pénzügyi és logisztikai üzleti folyamatot, valamint a gyártást és a jelentéstételt egyetlen nagy teljesítményű MIS/ERP rendszerben.
A MIS-nek tartalmaznia kell valamilyen leltárkezelést, hogy biztosítsa, hogy ne fogyjon el semmi, ami a közelgő munkákhoz szükséges, például egy adott szubsztrát, valamint a rendszeres tételek időben történő beszerzése, beleértve a berendezések karbantartási alkatrészeit, hogy elkerülje az utolsó pillanatban bekövetkező pánikot. Ideális esetben ennek ki kell terjednie a saját ellátási láncának kezelésére is, hogy tisztában legyen a hordozók költségeivel, és kihasználhassa a nagybevásárlás vagy más ajánlatok előnyeit.
Ha a teljesítésről van szó, a MIS-nek legalább egy kézbesítési értesítőt kell tudnia generálni. Egyesek a kiszállítást egy futár- vagy postai cégnél is lefoglalják, mások pedig még tovább mennek, és közvetlenül kapcsolódnak a különböző futárcégek rendszereihez, hogy az ügyfél igényei alapján a legköltséghatékonyabb kiszállítási formát dolgozzák ki, beleértve azt is, ha a munka különböző részeit különböző helyekre kell küldeni.
Végül a legtöbb MIS rendelkezik könyvelési modullal, de valószínűleg gyakoribb a dedikált könyvelési szoftverrel való integráció, különösen mivel a legtöbb könyvelési szoftver meglehetősen jól bevált.
Összefoglalva, bár a legtöbb MIS-gyártó manapság a termelési munkafolyamat részeként forgalmazza szoftverét, a MIS valódi értéke abban rejlik, hogy képes azonosítani az üzlet erősségeit és gyengeségeit. Végső soron az MIS-nek meg kell térülnie azáltal, hogy segít a pazarlás csökkentésében és a hatékonyabb termelésben.