Paul Sherfield gyakorlati tanácsokat ad nekünk, hogyan lehet a legjobban kezelni a lektorálási és jóváhagyási ciklusokat.

 

„Nem így nézett ki a képernyőmön!”
„Nem tudtam, hogy mindent újra kell ellenőriznem”
„A főnököm nem érti ezeket a dolgokat”
„Rossz fájlt használtál!”
„Mit ellenőrizzek?”

Ha az ügyfelektől származó megjegyzések közül bármelyik vagy mindegyik ismerős, kérjük, olvassa tovább.

Van dokumentált bizonylat-jóváhagyási eljárás?

Ezek a furcsa idők mindannyiunknak időt adnak arra, hogy átgondoljuk munkamódszereinket, rendszereinket és gyakorlatainkat. Megfelelőek voltak-e a termékösszetételnek és az ügyfelek igényeinek? Vajon akkor is a „legjobb gyakorlatnak” fognak-e maradni, amikor a jelenlegi válság véget ér, és mindannyian visszatérünk a normális kerékvágásba, amit talán nehezen ismerünk fel?

A gyártási és értékesítési csapatoknak időt kell szakítaniuk a korrektúrázásra és a hozzá kapcsolódó jóváhagyási ciklusra. Hasznos lenne beszélni az ügyfelekkel is, és kikérni a véleményüket az Ön rendszeréről ezen a területen.

Milyen célra szolgál a próbadarab, és milyen területeket kell az ügyfélnek ellenőriznie? Ha ezt a nyomda nem közli egyértelműen, akkor a megrendelő félreértheti, mivel nincs tisztában azzal, hogy mit várnak el tőle. Megfelelnek-e az Ön proof-rendszerei és jóváhagyási ciklusai az Ön piacának és termékeinek, és megértik-e azokat az ügyfelek.

A korrektúrázási és jóváhagyási ciklusnak meg kell felelnie az Ön piacának, ügyfeleinek és termékének. Számos termék- és nyomtatási piaci területen, például az online webről nyomtatásra történő nyomtatásban, soft proofingot alkalmaznak, gyakran csak a tartalomra vonatkozóan. Más piacokon, például a csomagolás, a címkék és a magas színvonalú kereskedelmi nyomtatás esetében a szín- és tartalompróbák és jóváhagyások több ismétlésére lehet szükség.

Ezért az Ön megoldásai és rendszerei átgondoltak és megfontoltak, hogy megfeleljenek az ügyfelek és a piac igényeinek.

Ez a terület zavart, hibákat, sőt átdolgozást és újranyomást is okozhat, és a pénzügyi eredmények is vitathatóak lehetnek. Nem a jó ügyfélkapcsolatok kialakításának módja!

Tehát biztos benne, hogy a bizonyítási és jóváhagyási folyamata nem járul hozzá a fenti problémákhoz?

Nézzük meg, hogy mire használják a proofokat, ebben az esetben mind a puha, képernyőn történő proofolásra, mind a kemény fizikai proofolásra; a tintasugaras és a nyomdai proofokra, amelyek a gyártógépet használják.

  1. Színjóváhagyás. A kemény és lágy proofokat ezen a területen gyakran nevezik „szerződéses proofoknak”, mivel ezek olyan színmintának minősülnek, amellyel a nyomtatott terméknek meg kell egyeznie. Néhány terület, amelyet először figyelembe kell venni:
    • A kemény színes szerződéses proofok a megfelelő színmunkafolyamatnak megfelelően vannak ellenőrizve? Van-e minden egyes proofhoz nyomtatott vagy csatolt ISO 12647-7 érvényesítési „matrica”, amely ezt az információt közli az ügyféllel?
    • Ad-e utasításokat az ügyfélnek arra vonatkozóan, hogy hogyan nézze meg ezt a bizonyítékot a megfelelő D50 alapú világítási körülmények között, vagy az alternatívát, például a TL84-et az üzletben?
    • Hogyan biztosítja, hogy a színes kontakt soft proofokat az ügyfél széles színskálájú, profilozott, színpontos monitorokon, a megfelelő színkezelési beállításokkal nézze meg?
    • Küldenek egy fedőlapot ezekkel a soft proofokkal, amely részletezi, hogyan lehet megtekinteni és jóváhagyni ezeket a fájlokat, gyakran PDF formátumban?
    • Ügyfelei rendelkeznek a megfelelő szoftverrel a PDF-proofok megtekintéséhez és kommentálásához?
    • Meg fogják-e érteni a fentieket, ha ezeket a bizonyítékokat az ügyfél szervezetén belül mások is látják vagy megtekintik?
  2. Tartalmi jóváhagyás, mind a soft, mind a hard proofok:
    • Megértik az ügyfelei, hogy ezek a proofok csak a tartalomra vonatkoznak, nem pedig a pontos színjóváhagyásra?
    • Meg fogják-e érteni, ha ezeket a bizonyítékokat az ügyfél szervezetén belül mások is látják vagy megtekintik?
    • Ügyfelei rendelkeznek a megfelelő szoftverrel a PDF-proofok megtekintéséhez és kommentálásához?
  3. Felülvizsgált bizonyítékok
    • A szín, a tartalom vagy mindkettő miatt?
    • Csak a javított területeket kell ellenőrizni, vagy az összes elemet? Ez a korrekció mértékétől és a végrehajtóktól függ, és a követelményeket világosan meg kell határozni.
    • Dokumentálja-e egy csatolt fedőlap ezt a jóváhagyási folyamatot és azt, hogy milyen szakaszba jutott?

A jóváhagyási folyamat

Tegyük most fel, hogy a bizonyítás technikai területeit, mind a kemény, mind a puha bizonyítással kapcsolatos kérdéseket már kezeltük és kijavítottuk, és hogy:

  1. Minden fizikai színes szerződéses proofon szerepel egy érvényesítési címke, amely igazolja az ISO 12647-7 szabványnak való megfelelést, valamint a színkezelt munkafolyamatot és a felhasznált profilokat, és tanácsokat adunk a megtekintési körülményekre vonatkozóan.
  2. A bizonylatok jóváhagyási rendszere.
  3. A soft proofok egyértelműen megjelölik a célt, a színt, beleértve a monitor színére vonatkozó figyelmeztetéseket, vagy csak a tartalmat.
  4. A felülvizsgált bizonylatok utasításokat tartalmaznak arra vonatkozóan, hogy az ügyfélnek mit kell ellenőriznie.

Mi maradt hát?

Kezelje, hogy Ön és ügyfele hol tart a jóváhagyási folyamatban:

  • Ez az első, második, harmadik stb. bizonyítási kör? Hogyan rögzítik és kezelik ezt, egy bizonylaton, a munkatáskában?
  • Ki végzi el a javításokat, Ön, vagy az ügyfél új, javított fájlokat küld?
  • Ha igen, milyen típusú igazolásra van szükségük, kezdődik-e újra az engedélyezési folyamat?
  • Az ügyfélfájlok régebbi verzióit kezelni kell, hogy ne legyen zavar, ezért verziókezelésre van szükség.
  • Az ügyfél végső jóváhagyásának egyértelműnek és dokumentáltnak kell lennie.
  • Ha ez a végső jóváhagyás további javítások elvégzésétől függ, akkor az ügyfél utasítása ellenére további próbadarab benyújtását kell fontolóra vennie.
  • Hogyan számítják ki és rögzítik a szerzői korrekciók költségeit?
  • Tájékoztatják-e az ügyfeleket ezekről a költségekről, mielőtt azok felmerülnek?
  • Az ügyfeleket írásban kérik fel a korrekciós költségek jóváhagyására?

Emlékezz a régi mondásra: „Mindig van idő egy újranyomásra!”.

Néhány megfontolandó intézkedés:

Ragasszon D50 matricát a fizikai szerződéses színes próbadarabokra a helytelen megtekintési körülmények jelzésére, ezek újra felhasználhatók. A matricák rossz fényviszonyok mellett az alábbi képen látható színcsíkokat mutatják. A megfelelő D50 fényviszonyok mellett a csíkoknak alig láthatónak kell lenniük.

https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

 

Jóváhagyási matricák/interaktív PDF/word dokumentumok használata jóváhagyáshoz/ megjegyzésekhez/korrekciókhoz és további intézkedésekhez/újraellenőrzésekhez stb.

 

Ez az interaktív űrlap letölthető, hogy Ön személyre szabhassa és igényeihez igazíthassa. A PDF-mintákhoz borítólapként, vagy a fizikai mintadarabokhoz papírformanyomtatványként is felhasználható. Egy online próbanyomtatvány-jóváhagyási rendszer azonban sokkal átláthatóbb és nyomon követhetőbb lenne, még a fizikai próbanyomtatványok esetében is.

Sok ingyenes PDF-megjelenítő nem jeleníti meg megfelelően a bonyolult grafikai PDF-et szín vagy tartalom szempontjából! Az Acrobat Professional az „arany standard”. Ezért mindig adjon tanácsot az ügyfeleknek a más PDF-szoftverekkel kapcsolatos megjelenítési problémákról.