Javítja a hatékonyságot, csökkenti a költségeket, felgyorsítja a termékfejlesztést, és lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy a „fő kompetenciáikra” összpontosítsanak.

Sokak számára a kiszervezés ijesztő dolog. Pedig ez az új üzleti modell, amelyet világszerte mind a magán-, mind a közszférában elfogadtak, számos előnnyel jár. Lehetővé teszi a szervezet számára az üzleti célok elérését, az értékteremtést, az erőforrásbázis kiaknázását és a kockázatok csökkentését. Más szóval, az egyes tételektől egészen a rendszerirányításig, a külső szolgáltatók igénybevételének választása lehetővé teszi a munkát kiszervező vállalat vagy szervezet (az „ügyfél”) számára, hogy arra összpontosítson, amihez a legjobban ért.

A problémák az irányítási gyakorlatok hiányából vagy hiányosságaiból adódnak.

Bár a kiszervezés általános közkeletű sztereotípiája az lehet, hogy a pénzügyi megtakarításokat egy másik ország olcsóbb munkaerő-költségének kihasználásával érik el (úgynevezett „offshoring”), a kiszervezés lehet belföldi és külföldi is. Az ügyfél számára hozzáférést biztosíthat a szakértelemhez és a termelékenység olyan szintjéhez, amely házon belül nem áll rendelkezésre. Ha készség- vagy termelési hiányosság áll fenn (gyakran az információtechnológia területén), és a szolgáltató képes orvosolni a problémát, a kiszervezés mindkét fél igényeit kielégítheti.

A témával kapcsolatos statisztikák felnyitják a szemünket. A Deloitte könyvvizsgáló és tanácsadó cég nemrégiben tette közzé ingyenes 2014. évi globális outsourcing és insourcing felmérését, amely a politikai következményekre, a szabályozásra, a kiszervezési célpontokra, a technológiára és a szállítói menedzsmentre terjed ki. Az udemy.com online tanfolyamokkal foglalkozó platform például néhány árulkodó statisztikát tett közzé 2013-ra vonatkozóan. Abban az évben az IT-szektor 43%-át szervezték ki. Ez a következő évben 60 %-ra ugrott.

A Deloitte előrejelzése szerint a kiszervezés az elemzett funkciók között továbbra is 12-26%-os ütemben fog bővülni.

Méretgazdaságosság

Bár a kiszervezés „atyja” a 19. század eleji brit közgazdász, David Ricardo lehetett a „komparatív előny” gazdasági elvével, az Eastman Kodak képalkotási megoldásokkal foglalkozó vállalat csak 1989-ben tette meg azt az akkor forradalmi lépést, hogy kiszervezte informatikai rendszereit.

Addig a korszakig az ideális üzleti modell egy nagy és jól integrált vállalat volt, amely birtokolta, irányította és közvetlenül ellenőrizte eszközeit. A nagyvállalatok azonban képtelenek voltak a globális versenyre, mivel a felduzzadt irányítási struktúrák akadályozták a rugalmasságot. A diverzifikáció a vállalati bázis kiszélesítése és a méretgazdaságosság előnyeinek kihasználása érdekében vált hívószóvá. Sok nagyvállalat számára ez azt a stratégiát eredményezte, hogy az alaptevékenységekre és kompetenciákra koncentráltak, és azonosították, hogy mi volt kritikus a vállalat jövőbeli növekedése szempontjából, és mi nem.

A kockázat és a jutalom értékelése

Bár a kiszervezés ideális megoldásnak tűnhet azon szervezetek számára, amelyek a lehető legalacsonyabb szinten szeretnék tartani a rezsiköltségeket és a „létszámot”, vannak veszélyek is, amelyeket el kell kerülni.

Számos tanulmány készült a kiszervezés előnyeinek és hátrányainak vizsgálatára. A Booz Allen Hamilton, az egyik vezető vezetési és technológiai tanácsadó cég 2014-ben kiadott egy jelentést, amelyben „vegyes bizonyítványt állított ki a hagyományos kiszervezésről”. Mindazonáltal rámutatott: „A megtakarítások jellemzően azért adódnak, mert a kiszervező szolgáltató olcsóbb, rugalmasabb munkaerőhöz és a legújabb, leghatékonyabb technológiához juthat hozzá. A szervezetek azt állítják, hogy átlagosan 15 %-os költségcsökkentést érnek el a kiszervezéssel”.

A Datamark Incorporated, amely vállalati tartalomkezelési szolgáltatásokat nyújt a Fortune 500 vállalat számára, alátámasztja ezeket az állításokat. A 2014-es fehér könyvében egy- és többéves költségelemzéseket végzett az „egyedi tételek” üzleti folyamatok kiszervezésével kapcsolatos döntésekhez. A Datamark a vizsgált vállalkozások reprezentatív mintáját alapul véve 31%-os költségmegtakarítást talált az egyéves költségelemzés során, míg ugyanennek a mintának a hároméves vizsgálata 33%-os megtakarítást mutatott ki. Ez nyilvánvalóan nagyon jelentős kiadáscsökkenést jelent egyes vállalkozások számára, és ösztönzést ad mások számára, hogy kövessék ezt a vonzó üzleti modellt.

Hogyan segíthet az ISO

Az ISO 37500 a kiszervezési megállapodások rugalmasságának kérdéseivel foglalkozik.

Adrian Quayle, az ISO/PC 259, Outsourcing projektbizottság leköszönő elnöke és Dr. Gargi Keeni a Tata Consultancy Services-től az ISOfocusnak nyilatkozott. Quayle kifejtette, hogy nyilvánvalóvá vált, hogy a szabványalkotóknak foglalkozniuk kell az üzleti gyakorlatból adódó problémákkal. Az ISO/PC 259 szabványt az outsourcing iparág kezdetén kialakult módszertanok széles skálájára válaszul hozták létre. Ezek idővel kivétel nélkül hasonló folyamatokat és témákat fedtek le. A holland NEN szabványügyi szervezet által végzett páneurópai felmérést követően javaslatot tettek egy nemzetközi ISO-szabvány kidolgozására.

A kiszervezéssel foglalkozó szakemberek közös szókincset kerestek minden iparágban, beleértve a tipikus kiszervezési fogalmakat is, hogy a kiszervezési életciklus irányításában részt vevő valamennyi érdekelt fél jobban megértse a kiszervezési folyamatot.

Ez vezetett végül az ISO 37500:2014, Outsourcing című szabvány kidolgozásához és közzétételéhez, amelynek szerzői tapasztalt beszerzési/outsourcing-gyakorlók voltak, akik világszerte részt vettek az ügyletekben. Nagy gondot fordítottak arra, hogy a szabvány általános és iparágfüggetlen alapot biztosítson, hogy a jövőben ki lehessen egészíteni és az iparágspecifikus igényekhez igazítani.

Együttműködő szellem

A felkért szakértők közül Dr. Keeni volt az egyik legfontosabb közreműködő. Mint elmondta: „Kihívást jelentett az összes érdekelt fél, a köz- és a magánszféra álláspontjának figyelembevétele”. Mindazonáltal dicsérte a mindenki által tanúsított együttműködési készséget, amely kulcsfontosságú volt a bonyolult követelményekkel kapcsolatos ellentétes álláspontok feloldásában, különösen abban a kérdésben, hogy az innovációt és a folyamatos fejlesztést figyelembe kell-e venni az életciklusban, vagy a szerződéses követelmények megsértésének fontossága élvez-e elsőbbséget.

Quayle a maga részéről kifejtette: „Amellett, hogy a csapat a közös folyamatokra és a sikerhez szükséges legjobb gyakorlatokra összpontosított, a szabvány középpontjába az irányítást helyezte. A tapasztalatok azt mutatják, hogy a problémák nagy része az irányítási gyakorlatok hiányából vagy hiányosságaiból adódik”.”

Az ISO 37500 a kiszervezési megállapodások rugalmasságának kérdéseivel foglalkozik, alkalmazkodva a változó üzleti követelményekhez. A kiszervezéssel járó kockázatokkal szembenézve lehetővé teszi a kölcsönösen előnyös együttműködési kapcsolatokat.

A szabvány megírásában való részvételre a kiszervezési ágazat minden szereplőjét felkérték. Bár a dokumentum nagymértékben ágazat-agnosztikus, és a szervezet méretétől függetlenül foglalkozik a kiszervezéssel, a szabvány összeállítása során rendkívül értékesnek bizonyultak a különböző iparágak – többek között a feldolgozóipar és az informatikai szolgáltatások (ITeS) – szakértői által összegyűjtött tapasztalatok. Nem kétséges, hogy ahogy az ISO 37500 egyre népszerűbbé és vonzóbbá válik, még több ágazat fogja mérlegelni és rendelkezésre bocsátani know-how-ját a szabvány következő felülvizsgálatához.

A jövő fényesnek tűnik

Az elmúlt 25 év során a kiszervezési iparág a semmiből több milliárd dolláros üzletággá nőtte ki magát világszerte. Ennek következtében az ISO-nak ki kell terjesztenie részvételét, hogy lefedje a kiszervezés számtalan megvalósítási módját.

A méretgazdaságosság, a pénzügyi előnyök, valamint a kiszervezés által ígért rugalmasság és termelékenységnövekedés még évekig forró árucikk lesz, mivel a kiszervezés ugrásszerűen megnövekedett aránya a társadalom minden szegmensét érinti.

A kezdetben a nagymértékben tranzakciós jellegű back-office folyamatokra vagy nem kritikus szolgáltatásokra összpontosított kiszervezés ma már stratégiai funkciókat is magában foglal, és egyes vállalatok értékláncuk teljes szegmenseit kiszervezik.

Mit tartogat tehát a jövő? Ahogy a kiszervezés exponenciálisan terjed az egész világon, elkerülhetetlenül felmerülnek olyan kérdések, amelyek eddig még nem merültek fel. Az ISO feladata ezután az lesz, hogy figyelemmel kísérje a fejleményeket és a tendenciákat, és szabványosított megoldásokat dolgozzon ki, hogy minden érdekelt félnek segítsen megtalálni az utat az útjukat elzáró akadályok megkerülésére – vagy áthidalására.