Marshall Atkinson hangsúlyozza a hatékony KPIS kialakításának és megértésének fontosságát a vállalkozás számára. Azt is részletezi, hogy milyen KPI-ket fontos mérni, és hogyan kell ezeket a KPI-ket megvalósítani.

Valamikor a karrierje során valószínűleg olvasott, látott vagy hallott valakit, aki részletesen kifejtette a KPI-k vagy „kulcsfontosságú teljesítménymutatók” fontosságát. Körülbelül tíz perc után, bármiről is beszéltek, elkezdted ellenőrizni a telefonodat, az e-mailjeidet, a közösségi médiát vagy bármi mást, de nem figyeltél arra, amit az illető közölni próbált.

KPI-k? Számok? Matematika?

Unalmas! Úgy értem…ugyan már. Az üzletünk remekül megy. Sikeresek voltunk mindenféle KPI baromság nélkül is. Miért most kezdjük el?

Mert a szívó hang, amit hallasz, a nyereség, ami kirepül az ablakon. Még ha sikereket értél is el anélkül, hogy aggódtál volna a KPI-mérőszámaid miatt, ez nem garantálja a jövőbeli sikert. És ne felejtsük el, hogy egy zsáknyi el nem foglalt pénzt hagyhatsz a vállalkozásodban, mert nem végzed el a szükséges munkát ahhoz, hogy összeszedd.

Erre gondolok. A „kulcsfontosságú teljesítménymutató” minden, ami fontos az Ön vállalkozásában. Azért akarod nyomon követni, mert ha valami fontos, akkor biztosítani akarod, hogy mindig a maximális hatékonyságot érd el. Ha azonban ezt még nem határoztad meg, honnan tudod, hogy teljes kapacitással működsz, és nincs kihasználatlan potenciálod?

Ez a cikk ezeknek a lehetőségeknek a meghatározásáról, a rendszer bevezetéséről és működésének biztosításáról szól.

A legjobb mérőszámok megértése

Melyek a legfontosabb dolgok, amiket folyamatosan szemmel tartasz a vállalkozásodban? Az értékesítés? A termelés? Az ügyfelek elégedettsége? A megrendelések pontossága? Hány percet tölt az a fickó a termelésben a mosdóban minden nap?

Több száz, ha nem ezer dolog van, amit bármelyik vállalkozásban mérhetünk. De csak néhány olyan dolog van, amelyik a helyére kerül, és máris a következő szintű különbséget eredményezi. Ha valamit ennyire fontosnak tart, mi az, ami sikerre vagy kudarcra készteti?

Vegyük például a talán leggyakoribbat, az értékesítést. Persze, kitűzhetünk egy felső árbevételi célt. De mi vezérli ezt? Le tudja ezt bontani könnyen érthető matematikára, hogy naponta tudja, el fogja-e érni az értékesítési célt?

Tegyük fel, hogy el akarod érni az 1 000 000 dolláros értékesítési célt. Ha az átlagos rendelésméret 1500 dollár, akkor ezt használhatja egy könnyen leolvasható KPI meghatározásához.

1 000 000 USD/1 500 USD = 666,6 megrendelés évente. Kerekítsük fel, és nevezzük 667-nek.

667/12 hónap = 55,58 megrendelés havonta. Kerekítsük fel, és nevezzük 56-nak.

56/4 hét = 14 megrendelés hetente.

14/5 = 2,8 megrendelés naponta. Kerekítsük fel, és nevezzük 3-nak.

Ezért, ha az Ön vállalkozása naponta 3 megrendelést zár le, amelyek átlagos értékesítési értéke 1500 dollár, akkor könnyedén eléri az 1 000 000 dolláros bevételi célt.

Nézzen vissza a tegnapi értékesítési erőfeszítéseire. Legalább három, 1500 dollár értékű megrendelést zárt le? Ha nem, milyen változtatásokat tesz, hogy elérje ezt a kis napi célt?

Egyéb példák

Természetesen ez csak egy példa. Az Ön számára legfontosabb KPI vonatkozhat a gyártási időre, az alkalmazottak képzésére, a hibaarányra vagy bármely olyan fontos adatpontra, amely könnyen jelzi a sikert vagy a kudarcot.

Mindennél fontosabb, hogy a KPI-k relevánsak legyenek. Kevés értelme van az adatok nyomon követésének és mérésének, ha semmit sem kezd az információkkal. Ha már megvan az információ, kezdje el használni azt változásra ösztönző jelként. Ahogy jó barátom, Mark Coudray mondja: „Csak három dolog történhet, és ebből kettő rossz. A dolgok javulni fognak. A dolgok rosszabbodni fognak. Vagy a dolgok ugyanolyanok maradnak.”

Ha elkezd beleássa magát a KPI-számokba, az rávilágíthat arra, hogy más üzleti területek javítására is van lehetőség.

Lehetőségek előtted

Tegyük fel, hogy elkezdi mérni a termelés leállási idejét. Ez a munkanap során a nyomtatással nem töltött idő. Amikor nyomtat, akkor pénzt keres. Amikor nem nyomtat, pénzt költ. A leállási idő drága lehet, ezért ez egy fantasztikus KPI, amelyet nyomon kell követni.

A leállási idő KPI iránti új érdeklődés miatt a csapata elkezdte megvizsgálni a termelés leállási idejének kiváltó okát. Ez leginkább a várakozással kapcsolatos dolgokat jelenti. Várja, hogy a tinta bekeveredjen. Várakozás a képernyők elkészítésére. Várakozás arra, hogy a készletet megszámolják és elrendezzék. Várakozás a menedzser jóváhagyására egy munka futtatásához.

A hipotézisük mögött álló matematikai számítások igazat adnak nekik, és azt mutatják, hogy a boltban az állásidő több mint 60%-át a várakozás teszi ki. Ennek orvoslására a csapat „kincsvadászatba” kezd, hogy mindent, ami a holnapi termeléshez szükséges, még ma megtaláljon. Ez némi átszervezést, képzést és folyamatváltoztatást igényel, de sikerül.

Ennek az erőfeszítésnek köszönhetően nő a termelés, csökkennek a költségek, és növekszik mind a munkavállalók, mind az ügyfelek elégedettsége.

Mert két dolog történt: valamit megmértek, és ez változáshoz vezetett. A fejlesztéseket validálták, mert a KPI-k bizonyították, hogy az ötlet működött.

Milyen KPI-ket mérjünk?

Még mindig úgy gondolja, hogy a KPI-k unalmasak és időpocsékolás? Ha így gondolja, biztos vagyok benne, hogy a versenytársai boldogok lesznek.

De ha mélyebbre akar ásni, vizsgáljuk meg, hogyan határozhatja meg, milyen KPI-ket szeretne mérni.

Először is, vizsgáljuk meg ezt két szempontból. Mi az, ami elromlott vagy javításra szorul? És mi az, ami fontos és továbbra is sikeresen kell működnie? A KPI-mérőszámok bármelyik gondolat köré építhetők, de valószínűleg mindkettő fontos lenne.

Ennek legjobb módja, ha összegyűjti a csapatát és megbeszéli. Az évek során megtanultam, hogy ha meg akarod ismerni egy vállalkozás tényleges valóságát, akkor ki kell mozdulnod az irodádból, és meg kell kérdezned a munkát végző embereket. Higgye el, nekik is van véleményük.

Mivel az Ön célja, hogy megkönnyítse a munkájukat, javítsa a termékét, csökkentse a költségeket és növelje a nyereséget… ez egy értékes tevékenység. Használjon egy táblát vagy egy nagy festőállványt egy paddal. A csapatával közösen ötleteljen a mérendő és elemzendő fontos mérőszámokról, valamint arról, hogy mi táplálja ezeket.

A feladat végén fel akarja sorolni a vállalkozással kapcsolatos fontos pontokat, amelyek egészségesen tartják a vállalatot. „Ha ezek a dolgok nem működnek megfelelően, akkor végünk van.”

És mindegyik esetében határozza meg, hogyan mérhető a siker. Mit és hogyan fogsz mérni valamit, és mi a sikeres szám?

A fontos dolgok meghatározása az OKR formátumban

A siker meghatározásának egyik egyszerű módja, hogy felsorolja az OKR-formátum minden egyes kulcsfontosságú pontját. Az OKR az „Objective, Key Result” (cél, kulcsfontosságú eredmény) rövidítése. Ez azt jelenti, hogy „Itt van, amit akarunk, és itt van ennek a pozitív eredménye”.

A korábbi értékesítési példánkat használva, ha a cél az, hogy naponta átlagosan három eladást érjünk el, és az eladások összege legalább 1500 dollár legyen, akkor az 1 000 000 dolláros bevételi célt el fogjuk érni.

A következő lépés az, hogy megnézzük, megértjük-e, mi táplálja ezt a sikert. Hány napi árajánlatot kell elküldenie ahhoz, hogy három eladást lezárjon? Ha az átlagos rendelés értéke 1500 dollár, milyen típusú vásárló költi el ezt az összeget? Ajánlások révén vagy hideghívás útján zár le több értékesítést?

Itt kezdődik az igazi munka. Fogalmazza meg céljait, határozza meg, hogy mi a fontos, határozzon meg egy KPI célszámot, és mérje és tesztelje az eredményeket.

Ne felejtse el, hogy a csapatát is be kell vonnia ennek az útnak minden aspektusába. Végül is ők azok, akik a hátukat fogják törni, hogy mindez megvalósuljon.

KPI-k bevezetése

Tegyük fel, hogy Ön és csapata találkoztak, és kidolgozták az első KPI-ket, amelyeket használni fognak. A következő lépés az adatgyűjtési lépés tényleges végrehajtása a siker mérésére.

Ezt a lehető legkönnyebbé akarja tenni. Ha automatizálni tudja az adatgyűjtést anélkül, hogy egy ember végezné a munkát, az a legjobb. Ez azonban nem mindig lehetséges. Ha egy csapattagnak időt és energiát kell fordítania valaminek a nyomon követésére, tegye egyszerűvé számára az adatgyűjtést. Egyszerűsítse a dolgokat, amennyire csak tudja, és adja meg nekik az eszközöket a sikerhez.

Az adatok pontos és időben történő összegyűjtésének biztosítása érdekében gyakran nyomon kell követnie a képzést és a támogatást. Tapasztalatom szerint, ha egy munkaidő-nyilvántartáson túlnyomórészt 5-ös vagy 0-s számok szerepelnek, akkor a csapattag kitalálja azokat.

A jó szokások kialakítása az, ahogyan ezek az adatok összegyűjtésre kerülnek. Ennek a folyamat természetes részének kell lennie, és minden alkalommal hiba nélkül meg kell történnie.

Következtetés

Az üzleti élet minden veterán vezetője azt fogja mondani, hogy„nem tudod irányítani azt, amit nem mérsz”. Ez 100%-ban igaz.

Az, hogy időt szán a vállalkozása kulcsfontosságú adatainak összegyűjtésére, rendezésére, grafikus ábrázolására és elemzésére, kritikus lépés a vállalkozása egészségének és növekedésének megőrzésében.

A teljesítményadatok segítik a vezetőt a megalapozott döntések meghozatalában. Ellenkező esetben csak találgat.