Graeme Richardson-Locke raspravlja o prednostima automatizacije tijeka rada.

 

Unatoč svemu što se trenutno događa u svijetu s poremećajima uzrokovanim COVID-om-19, i unatoč tome što vi kao vlasnici ili menadžeri tvrtki obrađujete dnevne zadatke preživljavanja poslovanja, možda ćete naći vremena da razmislite o prednostima automatizacije tijeka rada dok izlazite s druge strane ove krize.

Kao voditelj tehničke podrške u FESPA-i, cilj mi je ponuditi uvid u to kako naši članovi tiskare mogu koristiti sve dostupne alate za ubrzanje obrade narudžbi i smanjenje rizika od tiska koji ne ispunjava očekivanja kvalitete kupaca prvi put, svaki put. To može biti zastrašujuće kada se radi o širokom rasponu tehnika tiska i proizvodnih okruženja.

Međutim, jasno je da sve veća upotreba automatizacije strojeva u digitalnom tisku putem sustava poput robotike u rukovanju materijalima i razvoja MIS sustava donosi bitnu učinkovitost. Sljedeća promjena faze za mnoge je povezivanje softvera i uspostavljanje pojednostavljenih tijekova rada.

Identificiranje područja na koja se treba usredotočiti zahtijeva jasno usklađenu i predvidljivu tiskarsku produkciju. Ovaj pristup postavlja određena ograničenja na ponudu proizvoda u usporedbi s tradicionalnijim poslovnim modelima po narudžbi u tisku. Iz vlastitog iskustva kao kupac znam da je pojednostavljenje procesa nabave toliko brzo i jasno s dobrim pružateljima usluga web 2 printa da samo vrlo kreativni ili specijalizirani radovi slijede tradicionalni, sporiji put narudžbe.

Kako bih dobio više informacija, kontaktirao sam Malcolma McKenzieja iz Colour Enginea, britanske tehničke konzultantske tvrtke koja nudi usluge automatizacije integracije za pisače, od upravljanja bojama do razvoja softvera i skripti.

Jedan od mnogih softverskih proizvoda koje podržavaju je Enfocus Switch, koji vam omogućuje izradu vlastitih prilagođenih automatiziranih proizvodnih tokova. Spajanjem različitih softverskih aplikacija putem prilagođenog skriptiranja moguće je, na primjer, premještati datoteke iz Adobe CC aplikacije pomoću njezinog JavaScript sučelja u drugu aplikaciju poput Microsoft Outlooka pomoću Applescripta za Mac OS-X i VBscripta za Microsoft Windows.

Jedan primjer je mogućnost da se dolazne datoteke kupaca pohrane u vruću mapu povezanu s PitstopPro-om gdje se provodi provjera prije leta kako bi se osiguralo da grafički dizajn zadovoljava potrebe procesa. To zauzvrat može pokrenuti automatsku e-poštu natrag kupcu kako bi ga obavijestili da datoteka prolazi kroz prvu provjeru i da ćete uskoro dobiti probni primjerak. Ako datoteka prođe taj pregled prije borbe, sljedeći korak je otvoriti je i ugraditi grafički dizajn s odgovarajućim profilom upravljanja bojama u PDF probni primjerak za odobrenje. Ako, naravno, datoteka ne zadovoljava zahtjeve, tada postavljate e-poštu s detaljnim opisom što kupac treba učiniti da bi ponovno poslao zahtjev.

Opis: Primjer automatiziranog dizajna tijeka rada u Switchu.

Ovaj pristup automatizaciji predstavlja agilnu alternativu kupnji hostiranog ekosustava gdje mogućnost prilagodbe može biti restriktivnija. Ponekad je teško postići optimalni tijek rada osim ako ga ne možete izgraditi posebno oko svog miksa tiskanih proizvoda. Izbor ovisi o tome koliko se duboko želite uključiti i kolika vam je razina fleksibilnosti potrebna.

Malcolm McKenzie je Enfocus certificirani stručnjak i član odbora ISO TC-130 (Tiskarske i grafičke tehnologije) te ima veliko iskustvo u tehničkim zahtjevima automatizacije radnog procesa.

Na početku mog dana obuke ponudio mi je svoj prvi mudar savjet: „Počnite automatizacijom jednostavnog procesa i odatle ga razvijajte.“ Može se dogoditi da organizacija dostave uključuje zatvaranje narudžbe, izdavanje i ispis otpremnica i naljepnica paketa te slanje računa ili naplatu.

Opis: Ovaj dijagram ilustrira da se EnFocus Switch može koristiti za razvoj automatiziranih tijekova rada u mnogim scenarijima.

MIS sustavi obično će obraditi dobar dio ovih zadataka, ali se možda neće izravno integrirati u sustav rezervacija odabrane kurirske službe. Navođenjem zadataka i redoslijeda procesa možete razumjeti kako sve povezati. Možda će vam trebati API-ji, SQL kod, XML metapodaci koji će se koristiti za dovlačenje pravih informacija na odredište, a tu dolaze do izražaja Enfocus Switch i malo stručnosti. Uključuje širok raspon ‘widgeta’ ili API-ja koji se mogu međusobno povezati i vizualno planiranje tijeka rada koje povezuje ‘radnje’ kako bi se tiskara oslobodila zamornih ponavljajućih zadataka.

Uostalom, cilj je što više smanjiti ljudske dodirne točke kako bi se povećala brzina i smanjili troškovi, otvarajući kapacitet za obradu mnogo više narudžbi.

Ako biste vi, s vodećim znanjem nekoga poput Malcolma, mogli isplanirati sve, od automatskih ponuda, potvrde narudžbe, brze provjere, plaćanja i rezervacije, brzo biste došli do faze u kojoj su ljudske točke dodira uvelike smanjene i oslobađaju osoblje za produktivniji rad.

Bez obzira imate li Web2print operaciju ili Storefront, Enfocus Switch softverska tehnologija ispisa korištena je za značajno poboljšanje učinkovitosti procesa do te mjere da možete podnijeti eksponencijalni porast onoga što obično postaje kratkoročno, brzo i troškovno konkurentno tržište.

U razgovoru s publikom, tvrtkama, tiskarima, stručnjacima postoji ograničenje koliko osoblja ‘možete baciti’ na problem. S nedosljednim ručnim operacijama, previše kuhara ne samo da može pokvariti juhu, već i ometati rast i širenje poslovanja.

Sada postoji apsolutni imperativ da tiskari pronađu bolje načine rada. Hitnost je sada sveprisutna gdje i izravni krajnji korisnici i tiskare trebaju brzo poslati probne otiske kupcima. Brzim primanjem i kontrolom dolaznih datoteka, pametne tvrtke također uočavaju, rješavaju i kreću se dalje od problema, ubrzavajući interno donošenje odluka i pružajući bolju uslugu kupcima.

Bluetree Group, koja se prodaje pod robnim markama Route 1 Print i Instantprint, ne bi mogla postići takav napredak bez tako visoke razine automatizacije softvera. Njihova mantra timskog rada 23:17 je proročanska, što potvrđuje i njihov najnoviji rekord u minimalnom vremenu obrade posla od početka do kraja (23 minute i 17 sekundi). Usluga je sve s 25 000 narudžbi tjedno.

Standardizacijom proizvoda, komodifikacija za jednostavne (letke, banere, brošure) ili sve složenije poslove je u modi, ali to može zahtijevati visoku razinu stručnosti za provedbu, s ručnim obrtničkim vještinama koje su i dalje potrebne u specijaliziranim područjima poput folijskog oblikovanja, tiska na specijaliziranim materijalima itd.

 

Sažetak

Enfocus Switch je intrigantna, impresivna platforma tokova, okidačkih ponašanja, međusobnih veza, tokova, točaka pregleda, Pitstopa, skripti… temeljena na ‘nečemu’ što jednostavno sleti u mapu ili drugim naprednijim metodama.

Rad s Malcolmom McKenziejem u Colour Engineu bio je koristan i jasan trening, mogao sam provesti nekoliko dana s njim, ali barem sam dobio pristojno razumijevanje u jednom danu tamo.

Iako Enfocus Switch nije jedina tvrtka koja se bavi automatizacijom, s drugim dobavljačima poput OneVisiona, Eska, Print Factoryja, HP-a, Efija i Heidelberga koji se natječu sa svojim sustavima i pristupima, jasno je kao dan da je automatizacija softvera potrebna kako bi se održala prednost.