Paul Sherfield nam daje praktične savjete o tome kako najbolje upravljati ciklusima provjere i odobravanja

 

„Na mom ekranu nije tako izgledalo!“
„Nisam znao/la da sve moram ponovno provjeriti“
“Moj šef ne razumije te stvari”
“Koristili ste pogrešnu datoteku!”
“Što provjeravam?”

Ako su vam neki ili svi ovi komentari kupaca poznati, molimo vas da nastavite čitati.

Imate li dokumentiran postupak odobravanja dokaza?

Ova čudna vremena dat će nam svima vremena da razmotrimo sve naše metode rada, sustave i prakse. Jesu li bili prikladni za vaš asortiman proizvoda i potrebe vaših klijenata? Hoće li i dalje biti „najbolja praksa“ kada ova trenutna kriza završi i svi se vratimo u normalu koju možda teško prepoznajemo?

Područje koje bi vaši proizvodni i prodajni timovi trebali razmotriti je provjera i s njom povezan ciklus odobravanja. Također bi bilo korisno razgovarati sa svojim kupcima i čuti njihova mišljenja o vašem sustavu u ovom području.

Kojoj je svrsi namijenjen probni otisak i koja područja kupac treba provjeriti? Ako to tiskara nije jasno prenijela, kupac to može pogrešno shvatiti jer nije svjestan što se od njega očekuje. Jesu li vaši sustavi probnih otisaka i ciklusi odobravanja prikladni za vaše tržište i proizvode te razumiju li ih vaši kupci.

Vaš ciklus provjere i odobravanja trebao bi biti prikladan za vaše tržište, kupce i proizvod. Mnoga područja tržišta proizvoda i tiska, poput online web-to-printa, koristit će elektroničku provjeru, često samo za sadržaj. Druga tržišta, poput ambalaže, etiketa i vrhunskog komercijalnog tiska, mogu zahtijevati mnogo iteracija provjere i odobravanja boja i sadržaja.

Dakle, vaša rješenja i sustavi zahtijevaju mnogo razmišljanja i razmatranja kako bi se osiguralo da odgovaraju potrebama vaših kupaca i tržišta.

Ovo područje može uzrokovati zbrku, pogreške, pa čak i preradu i ponovni ispis, a financijski ishodi mogu biti sporni. To nije način za stvaranje dobrih odnosa s kupcima!

Dakle, jeste li sigurni da vaš proces dokazivanja i odobravanja ne doprinosi gore navedenim problemima?

Pogledajmo za što se koriste probni otisci, u ovom slučaju obuhvaćajući i meke, probne otiske na zaslonu i fizičke probne otiske; probne otiske za inkjet i one na tiskarskom stroju pomoću produkcijskog tiskarskog stroja.

  1. Odobrenje boja. Probni otisci, i tvrdi i elektronički, u ovom području često se nazivaju “ugovorni probni otisci” jer se smatraju matricom boja kojoj tiskani proizvod mora odgovarati. Neka područja koja prvo treba uzeti u obzir:
    • Jesu li vaši ugovoreni probni otisci u boji provjereni prema ispravnom tijeku rada s bojama? Je li na svaki probni otisak ili priložena naljepnica za validaciju prema standardu ISO 12647-7 koja kupcu daje te informacije?
    • Dajete li kupcu upute kako pregledati ovaj probni otisak koristeći ispravne uvjete osvjetljenja temeljene na D50 ili njihovu alternativu poput TL84 za unutarnju upotrebu?
    • Kako osiguravate da vaši kupci pregledavaju kontaktne probne otiske u boji na monitorima širokog raspona boja, profila i točnih boja s ispravnim postavkama upravljanja bojama?
    • Šaljete li naslovnicu s ovim probnim primjerima s detaljima o tome kako pregledati i odobriti te datoteke, često PDF-ove?
    • Imaju li vaši klijenti ispravan softver za pregledavanje i komentiranje PDF probnih otisaka?
    • Hoće li se gore navedeno razumjeti ako te dokaze vide ili pregledaju drugi unutar organizacije vašeg klijenta?
  2. Odobrenje sadržaja, i meki i tvrdi dokazi:
    • Razumiju li vaši kupci da su ovi probni otisci samo za sadržaj, a ne za točna odobrenja boja?
    • Hoće li se to razumjeti ako te dokaze vide ili pregledaju drugi unutar organizacije vašeg klijenta?
    • Imaju li vaši klijenti ispravan softver za pregledavanje i komentiranje PDF probnih otisaka?
  3. Revidirani dokazi
    • Jesu li zbog boje, sadržaja ili oboje?
    • Treba li provjeriti samo ispravljena područja ili sve elemente? To će ovisiti o opsegu ispravka i tko ih je izvršio, a zahtjevi trebaju biti jasni.
    • Dokumentira li priložena naslovnica ovaj proces odobravanja i fazu u kojoj se nalazi?

Postupak odobravanja

Pretpostavimo sada da su tehnička područja dokaza, i tvrdih i mekih, obrađena i ispravljena, te da:

  1. Svi fizički probni otisci u boji imaju oznaku validacije koja pokazuje usklađenost s normom ISO 12647-7 te korišteni tijek rada za upravljanje bojama i profili te savjete o uvjetima gledanja.
  2. Sustav odobravanja dokaza je na snazi.
  3. Probni otisci su jasno označeni zbog namjene, boje, uključujući upozorenja o boji monitora, ili samo sadržaja.
  4. Revidirani dokazi sadrže upute o tome što kupac treba provjeriti.

Dakle, što je preostalo?

Upravljanje pozicijom koju vi i vaš klijent imate unutar procesa odobravanja:

  • Je li to prvi, drugi, treći itd. krug provjere? Kako se to evidentira i upravlja, na listu provjere, u vrećici s radnim mjestom?
  • Tko vrši ispravke, vi ili vaš klijent dostavlja nove ispravljene datoteke?
  • Ako je tako, kakvu vrstu ukora zahtijevaju, počinje li proces odobravanja ispočetka?
  • Starije verzije korisničkih datoteka moraju se upravljati kako bi se osiguralo da nema zabune, stoga je potrebna kontrola verzija.
  • Konačno odobrenje kupca mora biti jasno i dokumentirano
  • Ako ovo konačno odobrenje podliježe daljnjim ispravkama, trebate li razmotriti podnošenje dodatnog dokaza, unatoč uputama vašeg klijenta
  • Kako se izračunavaju i evidentiraju troškovi autorskih ispravaka?
  • Jesu li kupci obaviješteni o tim troškovima prije nego što se poduzmu mjere?
  • Traži li se od kupaca da pismeno odobre troškove korekcije?

Sjetite se one stare izreke: „Uvijek ima vremena za ponovni ispis!“

Neke akcije koje treba razmotriti:

Zalijepite D50 naljepnicu na fizičke ugovorne probne otiske boja kako biste naznačili neispravne uvjete gledanja; mogu se ponovno upotrijebiti. Naljepnice, kada se gledaju pod neispravnim osvjetljenjem, pokazuju pruge boje kao što je prikazano na slici ispod. Kada se gledaju pod ispravnim D50 svjetlima, pruge bi trebale biti jedva vidljive.

https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

 

Koristite naljepnice odobrenja/interaktivne PDF/Word dokumente za odobrenje/komentare/ispravke i daljnje radnje/provjere itd.

 

Ovaj interaktivni obrazac možete preuzeti kako biste ga prilagodili i izmijenili svojim potrebama. Može se uključiti kao naslovnica za PDF probne otiske ili kao papirnati obrazac za fizičke probne otiske. Međutim, online sustav odobravanja probnih otisaka bio bi puno transparentniji i lakše sljediv, čak i za fizičke probne otiske.

Mnogi besplatni programi za pregled PDF-ova neće ispravno prikazati složene grafičke PDF-ove u pogledu boja ili sadržaja! Acrobat Professional je ‘zlatni standard’. Stoga uvijek savjetujte korisnike o problemima s pregledavanjem drugih PDF softvera.