Nessan Cleary raspravlja o tome kako je softver za upravljačke informacijske sustave postao ključna komponenta u vođenju moderne tiskare, ali implementacija će odrediti njegov uspjeh.
Sustav za upravljanje informacijama, ili MIS, vjerojatno je jedan od najsloženijih softvera s kojima će se većina tiskara susresti. I baš kao što mogu postojati ogromne razlike u načinu rada različitih tiskara i klijentima koje opslužuju, tako ne postoji ni univerzalni MIS koji će raditi odmah za svakoga. Zbog toga je teško shvatiti što vam MIS može točno učiniti i koliko bi to moglo koštati. Ali možda je bolja polazna točka zapitati se što vam pravilno implementiran MIS može uštedjeti?
MIS se odnosi na dvije odvojene stvari – poslovne informacije i automatizaciju tijeka rada – a povezivanje tih stvari trebalo bi dovesti do manjeg otpada, a time i većeg profita. To se jednako odnosi na male tvrtke kao i na velika poduzeća.
Opis: Idealno bi bilo da korisnici mogu pristupiti većini značajki MIS-a s prijenosnih uređaja, uključujući prijenosna računala, tablete i pametne telefone, kao što PrintIQ ovdje pokazuje.
Izvorna pretpostavka MIS softvera bila je pružiti upravi temeljito razumijevanje svih troškova i problema u poslovanju kako bi mogla donositi ispravne odluke. Jedini način da stvarno razumijete sve svoje prihode i rashode jest korištenje centraliziranog sustava koji je povezan sa svime, od narudžbi koje dolaze do broja spajalica koje računovodstveni odjel obrađuje. To znači da glavna prodajna prednost MIS-a nije toliko funkcionalnost samog softvera, već vještina koju tim ima u integraciji sa softverom drugih dobavljača.
To je logično dovelo do toga da MIS automatski pokreće neke od tih drugih sustava i određuje kako se različiti poslovi prenose kroz različite proizvodne odjele. To uglavnom znači proizvodne tijekove rada, a teoretski, postavljanje sustava temeljenog na vrućim mapama također bi moglo omogućiti automatsko prenošenje poslova iz jednog procesa u drugi. Ali MIS radi mnogo više od toga. Automatski primjenjuje sve informacije iz naloga za ispis gdje je to prikladno, za ispis, završnu obradu ili fakturiranje, bez ikakvih pogrešaka ili dupliciranja. Osim toga, prikuplja podatke za izradu izvješća o tome kako posao funkcionira i može pokrenuti radnje na drugim mjestima, poput naručivanja dodatnih podloga kada je potrebno, kao i označavanja problema, na primjer ako određeni stroj treba održavanje nego što se očekivalo ili ako su poslovi zadržani u jednom ili drugom procesu.
Natpis: MIS bi trebao moći prikazati pregled statusa svih tekućih poslova, kao na ovoj slici iz PrintIQ-a.
Modularna arhitektura
Većina MIS-ova nudi osnovni skup značajki plus niz dodatnih modula tako da tiskare mogu prilagoditi MIS vlastitim potrebama. Iako će većina MIS-ova raditi u različitim tiskarskim disciplinama, većina korisnika velikih formata imat će specifične zahtjeve, još više ako tiskate i na tekstil. To u najmanju ruku znači uzeti u obzir velike veličine podloga koje se koriste, kako za role tako i za krute medije. MIS bi također trebao podržavati različite vrste završne obrade koje se obično nalaze u tisku velikih formata, uključujući rezanje pomoću digitalnog stola za rezanje ili glodalice, kao i porubljivanje, zavarivanje, izradu rupica i tako dalje.
Temeljna značajka svakog MIS-a je mogućnost procjene poslova i slanja ponuda za rad. To znači mogućnost uzimanja u obzir svih relevantnih troškova, uključujući sirovine i rad osoblja, kao i operativne troškove i amortizaciju korištene opreme te određivanje razumne marže za svaki posao. U nekim slučajevima može postojati izbor načina izrade posla s različitim implikacijama za procjenu.
Natpis: MIS bi trebao podržavati udruživanje, kao što se ovdje vidi na Tharstern MIS-u
Modul za procjenu trebao bi biti usko povezan s funkcijom planiranja i raspoređivanja jer želite da MIS odabere najučinkovitiju metodu proizvodnje prilikom raspoređivanja poslova za tu smjenu, ali izgubit ćete novac ako procjena pretpostavi jeftiniji oblik proizvodnje. Idealno bi bilo da raspoređivanje bude dinamično, sposobno za automatsko ažuriranje kako bi se uzeli u obzir novi poslovi kako dolaze, na temelju njihovih potrebnih datuma isporuke i sinergija s drugim poslovima.
To pak pretpostavlja da MIS ili uključuje vlastiti modul za nametanje i grupiranje ili je usko povezan s bilo kojim softverom koji imate za to. To je posebno važno za rad s velikim formatom gdje je prilično uobičajeno imati više poslova grupiranih na istim pločama radi uštede troškova, a mnogi od tih poslova imat će nepravilne oblike koje je potrebno ugniježđivati. Ne treba ni spominjati da bi sustav trebao biti u stanju razlikovati poslove za različite klijente. Jednako je važno da se poslovi za istog klijenta mogu podijeliti na njihove različite dijelove, na primjer, trgovac na malo može htjeti istu vrstu izloga, ali podijeljenu po različitim maloprodajnim jedinicama koje mogu imati različite zahtjeve za veličinom. Miješanje ovih poslova uštedjet će vrijeme i troškove sirovina, ali sustav mora biti u stanju odvojiti ih za isporuku i fakturiranje.
CRM modul trebao bi omogućiti prodajnom osoblju komunikaciju s kupcima, pretvaranje ponuda u narudžbe i praćenje napretka tih narudžbi. To bi barem trebalo značiti praćenje isporuke grafičkih materijala i osiguravanje da su svi u procesu odobravanja potpisali probne otiske.
Većina MIS-ova uključuje modul za e-trgovinu, iako postoje neki argumenti da bi namjenski program Web-to-Print mogao biti prikladniji. To stvarno ovisi o veličini svakog pojedinog poslovanja i vrsti kupaca kojima se obraćate. Neki odjeli širokog formata bit će dio šire grupe za komercijalni tisak ili se mogu oslanjati na kupce koji vrše jednokratne narudžbe i plaćaju kreditnim karticama, dok drugi možda samo žele omogućiti redovitim kupcima da vrše ponovljene narudžbe na račun. Postoji toliko mnogo varijacija da Web-to-Print zaista zahtijeva zaseban članak.
Opis: Datalineov MultiPress je MIS/ERP softver za tvrtke za grafičku produkciju. Integrira sve administrativne, komercijalne, financijske i logističke poslovne procese, zajedno s proizvodnjom i izvještavanjem u jedan moćan MIS/ERP sustav.
MIS bi trebao uključivati neku vrstu upravljanja zalihama kako biste osigurali da vam ne ponestane ničega što je potrebno za nadolazeće poslove, poput određenog supstrata, kao i za kupnju redovitih artikala na vrijeme, uključujući dijelove za održavanje opreme, kako biste izbjegli paniku u zadnji čas. Idealno bi bilo da se to proširi i na upravljanje vlastitim lancem opskrbe kako biste razumjeli troškove supstrata i mogli iskoristiti prednosti kupnje na veliko ili druge ponude.
Kad je riječ o ispunjenju narudžbi, MIS bi barem trebao moći generirati obavijest o dostavi. Neki će također rezervirati dostavu kod kurirske ili poštanske tvrtke, a neki će ići još dalje i izravno se povezati sa sustavima različitih kurirskih tvrtki kako bi odredili najisplativiji oblik dostave na temelju zahtjeva kupca, uključujući i kada se različiti dijelovi posla moraju poslati na različite lokacije.
Konačno, većina MIS-a imat će modul za računovodstvo, ali vjerojatno je uobičajenije integrirati se s namjenskim računovodstvenim softverom, posebno s obzirom na to da je većina računovodstvenog softvera prilično dobro uspostavljena.
Zaključno, iako većina dobavljača MIS-a danas prodaje svoj softver kao dio proizvodnog tijeka rada, prava vrijednost MIS-a leži u sposobnosti prepoznavanja snaga i slabosti u poslovanju. U konačnici, MIS bi se trebao isplatiti pomažući u smanjenju otpada i učinkovitijem stvaranju poslova.