Marshall Atkinson naglašava važnost izgradnje i razumijevanja učinkovitih KPIS-ova za vaše poslovanje. Također detaljno opisuje koje je KPI-jeve važno mjeriti i kako ih implementirati.

Negdje tijekom svoje karijere vjerojatno ste pročitali, gledali ili slušali nekoga tko detaljno objašnjava važnost KPI-jeva ili „ključnih pokazatelja uspješnosti“. Otprilike deset minuta nakon početka razgovora, počeli ste provjeravati telefon, e-poštu, društvene mreže ili bilo što drugo, ali niste obraćali pažnju na ono što je ta osoba pokušavala prenijeti.

KPI-jevi? Brojevi? Matematika?

Dosadno! Mislim… hajde. Naš posao ide odlično. Imali smo uspjeha i bez ovih gluposti s KPI-jevima. Zašto početi sada?

Jer zvuk sisanja koji čujete je profit koji leti kroz prozor. Čak i ako ste imali uspjeha bez brige o svojim KPI metrikama, to ne jamči budući uspjeh. I ne zaboravimo da biste mogli ostaviti hrpu neiskorištenog novca u svom poslu jer ne radite potreban trud da ga podignete.

Evo što mislim. „Ključni pokazatelj uspješnosti“ je bilo što važno u vašem poslovanju. Želite ga pratiti jer ako je nešto važno, želite osigurati da uvijek postignete maksimalnu razinu učinkovitosti. Međutim, ako to još nije definirano, kako znate da radite punim kapacitetom i da nemate neiskorištenog potencijala?

Ovaj članak govori o definiranju tih prilika, implementaciji sustava i osiguravanju njegovog funkcioniranja.

Razumijevanje najboljih metrika

Koje su najvažnije stvari na koje stalno pazite u svom poslu? Prodaja? Proizvodnja? Zadovoljstvo kupaca? Točnost narudžbi? Koliko minuta taj tip u proizvodnji provodi u kupaonici svaki dan?

Postoje stotine, ako ne i tisuće, stvari koje bismo mogli mjeriti u bilo kojem poslu. Ali samo nekoliko njih se uklopi na svoje mjesto da bi se napravila sljedeća razlika. Kada uzmete u obzir nešto tako važno, što ga gura do uspjeha ili neuspjeha?

Na primjer, uzmimo vjerojatno najčešći, prodaju. Naravno, možete postaviti cilj ukupnog prihoda. Ali što ga pokreće? Možete li to razložiti na lako razumljive matematičke izračune kako biste svakodnevno znali hoćete li postići taj prodajni cilj?

Recimo da želite ostvariti prodajni cilj od 1.000.000 USD. Ako je vaša prosječna veličina narudžbe 1.500 USD, to možete upotrijebiti za određivanje lako čitljivog KPI-ja.

1.000.000 USD / 1.500 USD = 666,6 narudžbi godišnje. Zaokružimo i recimo to na 667.

667/12 mjeseci = 55,58 narudžbi mjesečno. Zaokružimo na 56.

56/4 tjedna = 14 narudžbi tjedno.

14/5 = 2,8 narudžbi dnevno. Zaokružimo na 3.

Stoga, ako vaša tvrtka dnevno zaključi 3 narudžbe s prosječnom vrijednošću prodaje od 1500 USD, lako ćete ostvariti svoj cilj prihoda od 1.000.000 USD.

Osvrnite se na svoj jučerašnji prodajni trud. Jeste li zaključili barem tri narudžbe u vrijednosti od 1500 USD? Ako niste, koje promjene uvodite kako biste ostvarili taj mali dnevni cilj?

Drugi primjeri

Naravno, to je jedan primjer. Ključni pokazatelj uspješnosti (KPI) koji vam je najvažniji mogao bi se odnositi na vrijeme proizvodnje, edukaciju zaposlenika, stopu nedostataka ili bilo koje važne podatkovne točke koje lako signaliziraju uspjeh ili neuspjeh.

Više od svega, želite da vaši KPI-jevi budu relevantni. Nema smisla pratiti i mjeriti podatke ako ništa ne poduzimate s tim informacijama. Nakon što dobijete informacije, počnite ih koristiti kao signal za promjenu. Kao što moj dobri prijatelj Mark Coudray kaže: „Mogu se dogoditi samo tri stvari, a dvije od njih su loše. Stvari će se poboljšati. Stvari će se pogoršati. Ili će stvari ostati iste.“

Kada počnete istraživati KPI brojke, to vam može ukazati na priliku za poboljšanje drugih poslovnih područja.

Prilike pred vama

Recimo da počnete mjeriti vrijeme zastoja u proizvodnji. To je dio vremena tijekom radnog dana koji nije utrošen na ispis. Kada ispisujete, zarađujete novac. Kada ne ispisujete, trošite novac. Zastoji mogu biti skupi, stoga je to fantastičan KPI za praćenje.

Zbog novog interesa za KPI-jeve zastoja, vaš je tim počeo istraživati ​​korijenski uzrok zastoja u proizvodnji. Uglavnom se radi o čekanju na stvari. Čekanju da se pomiješa tinta. Čekanju da se pripreme ekrani. Čekanju da se prebroje i pripreme zalihe. Čekanju odobrenja voditelja za pokretanje posla.

Matematika koja stoji iza njihove hipoteze dokazuje da su u pravu, pokazujući da se preko 60% zastoja u radionici odvija u čekanju na nešto. Kako bi to ispravili, tim danas započinje ‘lov na blago’ za svime što je potrebno za sutrašnju proizvodnju. To zahtijeva određenu reorganizaciju, obuku i promjene procesa, ali oni to rade.

Zbog tog napora, proizvodnja se povećava, troškovi padaju i dolazi do povećanja zadovoljstva i zaposlenika i kupaca.

Jer su se dogodile dvije stvari: nešto je izmjereno i to je dovelo do promjene. Poboljšanja su potvrđena jer su KPI-jevi dokazali da je ideja uspjela.

Koje KPI-jeve mjeriti?

Još uvijek mislite da su KPI-jevi dosadni i gubljenje vremena? Ako tako mislite, siguran sam da će vaša konkurencija biti zadovoljna.

Ali, ako želite dublje istražiti ovo, istražimo kako odrediti koje KPI-jeve biste mogli htjeti mjeriti.

Prvo, ispitajmo ovo iz dvije perspektive. Što je pokvareno ili treba poboljšati? I što je važno i treba nastaviti uspješno funkcionirati? Možete izgraditi KPI metrike oko bilo koje od tih ideja, ali vjerojatno bi obje bile važne.

Najbolji način za to je okupiti svoj tim i razgovarati. Tijekom godina naučio sam da ako želite znati stvarnu stvarnost poslovanja, morate izaći iz svog ureda i pitati ljude koji obavljaju taj posao. Vjerujte mi, oni imaju mišljenje.

Budući da vam je cilj olakšati im rad, poboljšati proizvod, smanjiti troškove i povećati profit… ovo je vrijedna aktivnost. Koristite bijelu ploču ili veliki štafelaj s blokom. Razgovarajte s timom o važnim metrikama koje ćete mjeriti i analizirati te što se u njih unosi.

Na kraju vježbe želite navesti važne točke o poslovanju koje održavaju tvrtku zdravom. „Ako ove stvari ne funkcioniraju kako treba, osuđeni smo na propast.“

I za svaki od njih odredite kako se uspjeh može mjeriti. Što i kako ćete nešto mjeriti i što je uspješan broj?

Definirajte važne stvari u OKR formatu

Jedan jednostavan način za definiranje uspjeha jest navođenje svake ključne točke u OKR formatu. OKR je kratica za „Cilj, Ključni Rezultat“. To znači „Evo što želimo, a evo i pozitivnog rezultata toga.“

Koristeći naš primjer prodaje od ranije, ako je cilj imati dnevni prosjek od tri prodaje dnevno, s ukupnom prodajom od najmanje 1500 USD, tada će se postići cilj prihoda od 1.000.000 USD.

Sljedeći korak je vidjeti možete li razumjeti što doprinosi tom uspjehu. Koliko dnevnih ponuda morate poslati da biste zaključili tri prodaje? Ako je prosječna vrijednost narudžbe 1500 USD, koja vrsta kupca troši taj iznos? Zaključujete li više prodaja putem preporuka ili hladnih poziva?

Tu počinje pravi posao. Navedite svoje ciljeve, definirajte što je važno, postavite ciljani KPI te izmjerite i testirajte rezultate.

Ne zaboravite da morate uključiti svoj tim u sve aspekte ovog putovanja. Uostalom, oni su ti koji će se jako potruditi pokušavajući to ostvariti.

Implementacija ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI)

Recimo da ste se vi i vaš tim sastali i definirali svoj prvi skup ključnih pokazatelja uspješnosti (KPI) za korištenje. Sljedeći korak je zapravo provedba prikupljanja podataka za procjenu uspjeha.

Želite ovo učiniti što jednostavnijim. Ako možete automatizirati prikupljanje podataka bez da netko drugi obavlja posao, to je najbolje. Međutim, to nije uvijek moguće. Ako će član tima trošiti vrijeme i trud na praćenje nečega, olakšajte mu prikupljanje podataka. Pojednostavite stvari koliko god možete i dajte mu alate za uspjeh.

Trebali biste često pratiti situaciju putem obuke i podrške kako biste osigurali da se podaci prikupljaju točno i pravovremeno. Moje iskustvo je da ako evidencija radnog vremena ima brojeve koji pretežno završavaju s 5 ili 0, član tima ih izmišlja.

Stvaranje dobrih navika je način na koji se ovi podaci prikupljaju. To se mora činiti kao prirodan dio procesa i događati se svaki put bez iznimke.

Zaključak

Svi iskusni poslovni lideri reći će vam da „ne možete upravljati onim što ne mjerite.“ To je 100% točno.

Odvajanje vremena za prikupljanje, sortiranje, grafički prikaz i analizu ključnih podataka za vaše poslovanje ključan je korak u održavanju zdravlja i rasta vašeg poslovanja.

Podaci o učinku pomažu vođi da donosi informirane odluke. U suprotnom, samo nagađate.