Pourquoi l’automatisation nécessite-t-elle un contrôle des processus ?

L’industrie de l’impression numérique s’efforce de devenir plus automatisée. Sonja Angerer souligne l’importance du contrôle des processus, sans lequel l’industrie de l’impression aura du mal à progresser.

Ces dernières années, le thème du « flux de travail » a pris de plus en plus d’importance dans l’imprimerie. Cela est dû au fait qu’il existe aujourd’hui de nombreuses solutions logicielles adaptées. D’autre part, l’augmentation des coûts, la pénurie de main-d’œuvre qualifiée et la sensibilisation croissante à l’environnement obligent les imprimeries à produire le plus efficacement possible.

Cependant, le terme « flux de travail » couvre un large spectre. Wikipedia le définit comme une « séquence spatiale et temporelle de processus de travail fonctionnellement, physiquement ou techniquement liés sur un lieu de travail ». Pour l’industrie de l’impression numérique, le flux de travail lors de l’impression sur feuille, carton ou papier a des significations très différentes dans le processus global. Cela va du marketing à la vente, en passant par les tâches administratives telles que la gestion de projet, le calcul a posteriori et la facturation, la préparation du travail et des données et la logistique.

Ce qu’elles ont en commun, c’est que les flux de travail dans les différents domaines sont très complexes. Cela en fait une « boîte noire » pour les employés d’autres départements et même pour la direction, c’est-à-dire un processus assez impénétrable de l’extérieur. Il est donc parfois difficile d’automatiser les sous-domaines et de les relier de manière à créer un processus de fabrication intégré.

L’automatisation en tant que processus

Le transfert des processus de travail vers des machines ou des logiciels, qui peuvent être exécutés de manière autonome, suscite souvent l’incertitude des employés dans les entreprises. Ces derniers craignent souvent que les flux de travail et l’automatisation ne remplacent leur emploi.

Pour que l’automatisation fonctionne, plusieurs conditions préalables doivent être remplies. Ces conditions sont les suivantes

• Une définition claire des objectifs et des exigences de l’automatisation, et de la manière dont le succès sera mesuré.
• Analyse minutieuse des processus existants et de leur aptitude à l’automatisation. Pour ce faire, l’entreprise doit d’abord documenter les processus actuels.
• Identifier les technologies et les méthodes appropriées pour l’automatisation. Il peut s’agir de robots, de capteurs, d’intelligence artificielle et de plateformes numériques. Parfois, il ne s’agit que de changements astucieux dans le flux de travail.
• Mise en œuvre de l’automatisation, en tenant compte des aspects techniques, organisationnels et juridiques.
• Engagez, formez et motivez les employés qui sont concernés par l’automatisation ou qui sont censés la soutenir.

Un processus d’automatisation ne doit pas être considéré comme un effort ponctuel, il doit être contrôlé et amélioré en permanence. Le contrôle des processus est utilisé pour examiner régulièrement la qualité des processus automatisés, obtenir un retour d’information, résoudre les problèmes et identifier et mettre en œuvre les possibilités d’amélioration.

Contrôle des processus : Automatisation avec une vue d’ensemble

Le contrôle des processus est la capacité de collecter, d’organiser et de visualiser les données relatives à chaque étape du flux de travail. Les problèmes peuvent ainsi être évités, ce qui permet d’accroître les performances.

Pour automatiser un flux de travail, il faut d’abord le comprendre. Pour ce faire, des données sont nécessaires pour montrer comment chaque étape du processus fonctionne, combien de temps et de ressources elle consomme et quels résultats elle produit. Cependant, ces données doivent également être préparées pour révéler les tendances, les modèles et les écarts.

L’intelligence artificielle (IA) est de plus en plus utilisée dans les logiciels de contrôle des processus. En effet, l’IA permet d’identifier des tendances et de prédire des difficultés qui ne peuvent pas être facilement détectées par un humain. Le contrôle des processus permet aux employés à tous les niveaux d’utiliser les données pertinentes pour prendre des décisions, agir et assurer la qualité.

Le contrôle des processus n’est pas réservé à la gestion. En effet, si l’IA révèle que le substrat d’impression sera épuisé ou si les employés d’un service ne sont pas en mesure de traiter le pic de commandes à temps, il est fort probable qu’il soit encore temps de réagir. Cela permet d’économiser des efforts et de l’argent. Mais avant tout, un contrôle efficace des processus peut contribuer à éviter la frustration du personnel d’une imprimerie grâce à une planification prévisionnelle.

Reprendre le contrôle

Il est souvent difficile pour les imprimeries de mettre en œuvre elles-mêmes des processus d’automatisation étendus. C’est pourquoi il est judicieux de faire appel à des partenaires expérimentés, tels que des consultants. En effet, les changements doivent être initiés et, plus important encore, poursuivis. C’est souvent plus facile à dire qu’à faire. La plupart des gens sont réticents au changement, et même ceux qui sont heureux de l’accepter peuvent avoir besoin d’aide pour s’adapter.

La combinaison de l’automatisation et du contrôle des processus semble trop rigide et inflexible pour certaines personnes. C’est pourquoi il est important que toutes les personnes concernées se sentent entendues et comprises. Il est important que chacun puisse s’exprimer.

Avec une participation appropriée, tous les employés ont l’impression de mieux contrôler leur lieu de travail et l’équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. L’automatisation devient ainsi une réussite à laquelle tout le monde aime participer.

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