Pourquoi la spécification des travaux est-elle importante pour la gestion d’une imprimerie ?

Nessan Cleary parle de l’importance de la spécification des travaux et du rôle qu’elle joue dans le succès des imprimeries.

De nombreux imprimeurs ne se rendent pas compte de l’importance d’estimer correctement un travail lors de l’établissement d’un devis, ni de la compétence nécessaire pour spécifier correctement tous les différents éléments à prendre en compte.

Il y a de bonnes raisons de se limiter à proposer une liste de produits standard, tels que des affiches ou des bannières, et de demander aux clients de choisir la taille et la quantité. Cette approche vous permet d’établir une liste de prix standard, de sorte que le client sache exactement combien coûtera sa commande et que vous connaissiez exactement votre marge bénéficiaire sur ces travaux. Cela signifie également que vous ne devez stocker qu’un ensemble standard de matériaux et de consommables, ce qui simplifie grandement le contrôle des stocks.

Toutefois, les travaux de grand format se caractérisent souvent par des tirages courts, des travaux sur mesure avec d’énormes variations d’une commande à l’autre. Ces travaux devront être entièrement spécifiés afin de produire une estimation de vos coûts et un devis qui permette une certaine marge de manœuvre ainsi qu’une marge bénéficiaire intéressante. Quels sont donc les facteurs à prendre en compte ?

L’élément le plus important est sans doute la manière dont vous évaluez votre propre travail et le niveau de marge bénéficiaire que vous souhaitez fixer pour chaque travail. La tentation est grande de minimiser les coûts pour gagner du travail, mais l’entreprise ne survivra pas si vous ne réalisez pas un bénéfice décent pour couvrir vos coûts. De même, un prix trop élevé ne fera qu’inciter les clients à aller voir ailleurs. Les prix dépendent donc en fin de compte de la valeur que vous offrez à vos clients. Cela n’inclut pas une qualité d’impression décente ou un service fantastique, car les clients s’attendent à ce que cela aille de soi et tous les concurrents prétendront également offrir ces choses. Mais quel que soit votre USP, c’est lui qui déterminera votre marge bénéficiaire. Tout le reste peut être facilement calculé en termes de coûts pour vous.

Commençons par l’impression elle-même. De nombreuses imprimeries disposent de plusieurs machines, dont beaucoup peuvent sembler capables d’effectuer des travaux similaires, si vous avez plusieurs imprimantes à plat ou à bobines. Mais dans la pratique, les opérateurs auront une idée très précise des machines les mieux adaptées à des travaux particuliers, par exemple parce qu’une imprimante à rouleaux est plus pointilleuse qu’une autre avec un substrat particulier, ou parce qu’une imprimante à plat produit de meilleurs tons chair que l’autre. Mais toutes ces machines différentes ont des coûts différents. Et le mode d’impression utilisé aura également une incidence sur le temps nécessaire pour réaliser l’impression. Il est donc important qu’il y ait une bonne communication entre le personnel du service clientèle qui établit un devis et le personnel de production qui exécutera effectivement le travail pour s’assurer que le devis correspond à la production.

Vous devez également prendre en compte les déchets de matériaux qu’une imprimante particulière peut générer, comme la quantité utilisée sur le bord d’attaque d’un rouleau pour l’enfiler sur la bobine réceptrice. Cette quantité peut sembler négligeable, mais si vous perdez régulièrement quelques mètres au début et à la fin de chaque rouleau, cela fait beaucoup.

Toutes les imprimantes à jet d’encre nécessitent un certain degré de nettoyage pour éviter que les buses ne se bouchent. Il peut s’agir simplement d’essuyer manuellement les têtes au début ou à la fin de chaque équipe. De plus, il se peut que l’imprimante utilise une certaine quantité d’encre dans le cadre de sa routine de nettoyage, ce qui augmentera les coûts d’exploitation de la machine.

L’autre élément à prendre en compte est la quantité d’énergie consommée par l’imprimante. Une imprimante UV équipée de lampes LED aura des coûts énergétiques relativement faibles, mais une imprimante UV équipée de lampes au mercure devra être maintenue en veille pour s’assurer que les lampes sont prêtes à durcir. De même, une imprimante utilisant des encres à base d’eau, notamment de la résine ou du latex, nécessitera beaucoup d’énergie pour sécher les impressions.

Consommables

Le support utilisé est l’un des principaux coûts de tout travail et de nombreux clients peuvent souhaiter des options avec différents supports, en fonction de ce qu’ils essaient de réaliser et de leur sensibilité au prix. Il devrait être relativement simple de calculer le nombre de mètres carrés dont vous aurez besoin pour un support donné, en vous rappelant que vous devrez prendre en compte la totalité de la feuille ou de la largeur, y compris les éventuelles découpes. Certains travaux peuvent également nécessiter des matériaux supplémentaires, tels qu’un laminé ou des œillets.

Il y a aussi les travaux qui sont constitués de plusieurs petites parties qui peuvent être regroupées ou imbriquées les unes dans les autres. Plus l’imbrication est efficace, moins il y a de gaspillage de supports, ce qui doit être pris en compte dans tout devis.

La plupart des logiciels RIP vous indiqueront la quantité d’encre utilisée pour un travail donné et, à partir de là, il devrait être possible de calculer une moyenne de l’encre utilisée par mètre carré pour chaque imprimante dont vous disposez. Cette quantité peut varier d’un mode d’impression à l’autre, les modes de qualité supérieure qui utilisent plus de passages consommant plus d’encre. Les encres spéciales, telles que le blanc, les néons ou les couleurs métallisées, coûteront également plus cher que les couleurs process standard. Heureusement, certains RIP sont capables d’estimer la quantité d’encre qu’un travail utilisera sans avoir à imprimer quoi que ce soit.

Naturellement, vous devrez également tenir compte de vos coûts fixes, qui peuvent inclure le loyer de vos locaux, les frais de chauffage et d’éclairage, la location et l’entretien des véhicules et, bien entendu, les salaires du personnel ainsi que les frais de gestion du bureau et des ressources humaines. Chaque devis devra inclure un montant pour couvrir ces coûts cachés.
Il y a ensuite le coût de l’exécution. Il se peut que vous deviez également installer le travail, ce qui peut impliquer de le confier à un entrepreneur. Il se peut même que vous deviez démonter le travail une fois terminé et éliminer les matériaux.

Enfin, certaines imprimeries pourraient envisager de calculer le coût ou l’empreinte environnementale de chaque travail. Il ne s’agit peut-être pas d’une pratique courante pour établir un devis ou spécifier la manière dont un travail sera imprimé, mais elle est susceptible de jouer un rôle plus important à l’avenir, car de plus en plus de clients se rendent compte qu’ils doivent tenir compte de leur empreinte écologique. Si vous avez recours à un système de compensation des émissions de carbone, il faudra également en tenir compte.

En conclusion, il est absolument vital pour toute entreprise de pouvoir à la fois contrôler les coûts et planifier les bénéfices probables. Il est donc important de pouvoir spécifier correctement les travaux, car cela vous permettra d’éviter toute surprise désagréable lorsque vous additionnerez les coûts après avoir produit ces travaux.