Paul Sherfield nous donne des conseils pratiques sur la manière de gérer au mieux vos cycles d’épreuvage et d’approbation.
« Ce n’est pas ce que j’ai vu sur mon écran ! »
« Je ne savais pas que je devais tout vérifier à nouveau.
« Mon patron ne comprend pas ces choses-là
« Vous avez utilisé le mauvais fichier !
« Qu’est-ce que je vérifie ? »
Si l’un ou l’autre de ces commentaires de clients vous est familier, veuillez poursuivre votre lecture.
Disposez-vous d’un processus documenté d’approbation des preuves ?
Ces temps étranges nous donneront l’occasion d’examiner nos méthodes de travail, nos systèmes et nos pratiques. Ont-ils été adaptés à votre gamme de produits et aux besoins de vos clients ? Seront-elles encore des « meilleures pratiques » lorsque la crise actuelle sera terminée et que nous reviendrons tous à une situation normale que nous aurons peut-être du mal à reconnaître ?
Vos équipes de production et de vente devraient prendre le temps de se pencher sur la question de l’épreuvage et du cycle d’approbation qui y est associé. Il serait également utile de parler à vos clients et d’obtenir leur avis sur votre système dans ce domaine.
Quel est l’objectif d’une épreuve et quels sont les points à vérifier par le client ? Si ces informations ne sont pas clairement communiquées par l’imprimeur, elles risquent d’être mal comprises par le client qui ne sait pas ce que l’on attend de lui. Vos systèmes d’épreuvage et vos cycles d’approbation sont-ils adaptés à votre marché et à vos produits, et sont-ils compris par vos clients ?
Votre cycle d’épreuvage et d’approbation doit être adapté à votre marché, à vos clients et à votre produit. De nombreux marchés de produits et d’impression, tels que l’impression en ligne, utilisent l’épreuvage à l’écran, souvent pour le contenu uniquement. D’autres marchés, tels que l’emballage, les étiquettes et l’impression commerciale haut de gamme, peuvent nécessiter de nombreuses itérations d’épreuvage et d’approbation des couleurs et du contenu.
Vos solutions et systèmes doivent donc faire l’objet d’une réflexion approfondie pour s’assurer qu’ils correspondent aux besoins de vos clients et du marché.
Ce domaine peut être source de confusion, d’erreurs, voire de remaniements et de réimpressions, et les résultats financiers peuvent être contestés. Ce n’est pas une façon de créer de bonnes relations avec les clients !
Êtes-vous sûr que votre processus de vérification et d’approbation ne contribue pas aux problèmes susmentionnés ?
Examinons ce à quoi servent les épreuves, en l’occurrence l’épreuvage à l’écran et l’épreuvage physique, c’est-à-dire l’épreuve jet d’encre et l’épreuve sur presse utilisant la presse de production.
- Approbation des couleurs. Dans ce domaine, les épreuves, qu’elles soient dures ou souples, sont souvent appelées « épreuves contractuelles », car elles sont considérées comme une matrice de couleurs à laquelle le produit imprimé doit correspondre. Quelques domaines à considérer en premier lieu :
- Vos épreuves contractuelles en couleur sont-elles vérifiées par rapport au flux de travail couleur correct ? Un « autocollant » de validation ISO 12647-7 est-il imprimé ou joint à chaque épreuve pour communiquer ces informations au client ?
- Donnez-vous au client des instructions sur la manière de visualiser cette épreuve en utilisant les conditions d’éclairage correctes basées sur le D50 ou une autre solution telle que le TL84 pour les magasins ?
- Comment vous assurer que les épreuves logicielles de contact couleur sont visualisées par votre client sur des moniteurs à large gamme, profilés, avec des couleurs précises et des paramètres de gestion de la couleur corrects ?
- Accompagnez-vous ces épreuves électroniques d’une page de garde indiquant comment consulter et approuver ces fichiers, souvent des PDF ?
- Vos clients disposent-ils du logiciel adéquat pour visualiser et commenter les épreuves PDF ?
- Ce qui précède sera-t-il compris si ces preuves sont vues ou consultées par d’autres personnes au sein de l’organisation de votre client ?
- Approbation du contenu, à la fois des épreuves papier et des épreuves électroniques :
- Vos clients comprennent-ils que ces épreuves ne concernent que le contenu et ne permettent pas d’approuver les couleurs avec précision ?
- Cela sera-t-il compris si ces preuves sont vues ou consultées par d’autres personnes au sein de l’organisation de votre client ?
- Vos clients disposent-ils du logiciel adéquat pour visualiser et commenter les épreuves PDF ?
- Épreuves révisées
- S’agit-il d’une question de couleur, de contenu ou des deux ?
- Faut-il contrôler uniquement les zones corrigées ou tous les éléments ? Cela dépendra de l’ampleur de la correction et de la personne qui l’a effectuée, et les exigences doivent être clairement définies.
- Une page de couverture jointe documente-t-elle cette procédure d’approbation et le stade auquel elle est parvenue ?
La procédure d’approbation
Supposons à présent que les aspects techniques des preuves, tant matérielles que logicielles, ont été abordés et corrigés, et que.. :
- Toutes les épreuves contractuelles physiques en couleur portent une étiquette de validation indiquant la conformité à la norme ISO 12647-7, le flux de travail et les profils de gestion des couleurs utilisés, et des conseils sont donnés sur les conditions de visualisation.
- Le système d’approbation des preuves en place.
- Les épreuves à l’écran sont clairement identifiées en fonction de l’objectif, de la couleur, y compris les avertissements relatifs à la couleur de l’écran, ou du contenu uniquement.
- Les épreuves révisées comportent des instructions sur ce que le client doit vérifier.
Alors, que reste-t-il ?
Gérer où vous et votre client en êtes dans le processus d’approbation :
- S’agit-il de la première, de la deuxième, de la troisième série d’épreuves, etc. Comment cela est-il enregistré et géré, sur un bordereau d’épreuves, dans le sac de travail ?
- Qui effectue les corrections, vous ou votre client qui vous fournit de nouveaux fichiers corrigés ?
- Dans l’affirmative, quel type de reproductibilité exige-t-on ? La procédure d’approbation doit-elle être recommencée ?
- Les anciennes versions des fichiers clients doivent être gérées pour éviter toute confusion, d’où la nécessité d’un contrôle des versions.
- L’approbation finale du client doit être claire et documentée.
- Si l’approbation finale est subordonnée à des corrections supplémentaires, devez-vous envisager de soumettre une nouvelle épreuve, malgré les instructions de votre client ?
- Comment les coûts des corrections d’auteurs sont-ils calculés et enregistrés ?
- Les clients sont-ils informés de ces coûts avant qu’ils ne soient pris en compte ?
- Les clients sont-ils invités à approuver les coûts de correction par écrit ?
Rappelez-vous ce vieux dicton : « Il est toujours temps de réimprimer !
Quelques actions à envisager :
Apposez l’autocollant D50 sur les épreuves couleur des contrats physiques pour indiquer les conditions d’observation incorrectes ; ces autocollants peuvent être réutilisés. Les autocollants, lorsqu’ils sont observés sous un éclairage incorrect, présentent des bandes de couleur, comme le montre l’image ci-dessous. Lorsqu’ils sont observés sous un éclairage D50 correct, les bandes doivent être à peine visibles.
https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/
Utilisez des autocollants d’approbation/des documents PDF/word interactifs pour l’approbation/les commentaires/les corrections et les actions supplémentaires/les preuves, etc.
Ce formulaire interactif est téléchargeable pour que vous puissiez le personnaliser et le modifier selon vos besoins. Il peut être utilisé comme page de couverture pour les épreuves PDF ou comme formulaire papier pour les épreuves physiques. Toutefois, un système d’approbation des épreuves en ligne serait beaucoup plus transparent et traçable, même pour les épreuves physiques.
De nombreux logiciels gratuits de visualisation de PDF n’affichent pas correctement les couleurs ou le contenu d’un PDF complexe relatif aux arts graphiques ! Acrobat Professional est l’étalon-or. Par conséquent, conseillez toujours vos clients sur les problèmes d’affichage avec d’autres logiciels PDF.