Nessan Cleary explique comment les logiciels de gestion des systèmes d’information sont devenus un élément essentiel de la gestion d’un atelier d’impression moderne, mais comment leur mise en œuvre déterminera leur succès.
Un système d’information de gestion (SIG) est probablement l’un des logiciels les plus complexes que la plupart des imprimeries rencontrent. De même qu’il peut y avoir d’énormes différences dans la manière dont les imprimeries travaillent et dans les clients qu’elles servent, il n’existe pas de SIG unique qui fonctionnerait pour tout le monde. Il est donc difficile de déterminer exactement ce qu’un SIG peut faire pour vous et ce qu’il peut vous coûter. Mais peut-être qu’un meilleur point de départ est de se demander ce qu’un MIS correctement mis en œuvre peut vous faire économiser ?
Un MIS concerne deux choses distinctes – les informations commerciales et l’automatisation du flux de travail – et le fait de relier ces deux éléments devrait permettre de réduire le gaspillage et donc d’augmenter les bénéfices. Cela s’applique aussi bien aux petites qu’aux grandes entreprises.
Légende : Idéalement, les utilisateurs devraient pouvoir accéder à la plupart des fonctionnalités d’un SIG à partir d’appareils portables, y compris les ordinateurs portables, les tablettes et les smartphones, comme PrintIQ le démontre ici.
À l’origine, les logiciels MIS avaient pour but de permettre à la direction de l’entreprise de bien comprendre l’ensemble des coûts et des problèmes de l’entreprise afin de prendre les bonnes décisions. La seule façon de comprendre réellement tous vos revenus et dépenses est d’utiliser un système centralisé qui est connecté à tous les éléments, des commandes entrantes au nombre de trombones que le service de comptabilité reçoit. Cela signifie que le principal argument de vente d’un SIG n’est pas tant la fonctionnalité du logiciel lui-même que les compétences de l’équipe en matière d’intégration avec les logiciels d’autres fournisseurs.
Cela a logiquement conduit à ce que le MIS exécute automatiquement certains de ces autres systèmes et détermine comment les différents travaux sont transmis aux différents départements de production. Il s’agit principalement de flux de production et, en théorie, la mise en place d’un système basé sur les hot folders pourrait également permettre aux travaux d’être transférés automatiquement d’un processus à l’autre. Mais un MIS fait bien plus que cela. Il applique automatiquement toutes les informations de la fiche de travail, le cas échéant, pour l’impression, la finition ou la facturation, sans erreur ni duplication. En outre, il recueille des données pour produire des rapports sur le fonctionnement de l’entreprise et peut déclencher d’autres actions, comme la commande de substrats supplémentaires en cas de besoin, et signaler les problèmes, par exemple si une machine particulière a besoin de plus d’entretien que prévu ou si des travaux sont retardés dans un processus ou un autre.
Légende : Le système d’information de gestion doit pouvoir afficher une vue d’ensemble de l’état de tous les travaux en cours, comme le montre cette image de PrintIQ.
Architecture modulaire
La plupart des MIS offrent un ensemble de fonctionnalités de base ainsi qu’un certain nombre de modules optionnels afin que les imprimeries puissent adapter le MIS à leurs propres besoins. Bien que la plupart des MIS fonctionnent dans différentes disciplines d’impression, la plupart des utilisateurs de grand format ont des exigences spécifiques, surtout si vous imprimez également sur des textiles. Il s’agit au minimum de prendre en compte les grands formats de substrats utilisés, tant pour les rouleaux que pour les supports rigides. Le MIS doit également prendre en charge les différents types de finition couramment utilisés dans l’impression grand format, notamment la découpe via une table de découpe numérique ou une défonceuse, ainsi que l’ourlet, la soudure, l’œilletage, etc.
Une caractéristique fondamentale de tout SIG est la capacité d’estimer les travaux et d’envoyer des devis. Cela signifie qu’il faut être capable de prendre en compte tous les coûts pertinents, y compris les matières premières et la main-d’œuvre, ainsi que les coûts d’exploitation et l’amortissement de l’équipement utilisé, et de déterminer une marge raisonnable pour chaque travail. Dans certains cas, il peut y avoir plusieurs façons de réaliser un travail, ce qui a des conséquences différentes sur le devis.
Légende : Le MIS devrait prendre en charge le regroupement, comme on le voit ici sur le MIS Tharstern.
Le module d’estimation doit être étroitement lié à la fonction de planification et d’ordonnancement, car vous voulez que le SIG choisisse la méthode de production la plus efficace lors de l’ordonnancement des tâches pour cette équipe, mais vous perdrez de l’argent si l’estimation suppose une forme de production moins coûteuse. Idéalement, la programmation devrait être dynamique, capable de se mettre à jour automatiquement pour prendre en compte les nouveaux travaux au fur et à mesure de leur arrivée, en fonction des dates de livraison requises et des synergies avec d’autres travaux.
Cela suppose que le MIS comprenne son propre module d’imposition et d’assemblage ou qu’il soit étroitement lié au logiciel dont vous disposez à cet effet. Ceci est particulièrement important pour les travaux de grand format où il est assez courant d’avoir plusieurs travaux groupés sur les mêmes panneaux pour réduire les coûts et où beaucoup de ces travaux ont des formes irrégulières qui doivent être imbriquées les unes dans les autres. Il va sans dire que le système doit être en mesure de faire la distinction entre les travaux réalisés pour différents clients. Il est tout aussi important que les travaux d’un même client puissent être divisés en plusieurs parties. Par exemple, un détaillant peut vouloir le même type d’affichage, mais réparti sur plusieurs unités de vente, qui peuvent avoir des exigences différentes en termes de taille. Mélanger ces travaux permet de gagner du temps et d’économiser des matières premières, mais le système doit être en mesure de les séparer pour la livraison et la facturation.
Le module CRM doit permettre au personnel de vente d’assurer la liaison avec les clients, de transformer les devis en commandes et de suivre l’évolution de ces commandes. Au minimum, il s’agit de suivre les maquettes à livrer et de s’assurer que toutes les personnes impliquées dans le processus d’approbation ont signé les épreuves.
La plupart des MIS comprennent un module de commerce électronique, bien que d’aucuns soutiennent qu’un programme dédié au Web-to-Print pourrait être plus approprié. Tout dépend de l’échelle de chaque entreprise et du type de clients auxquels vous vous adressez. Certaines divisions grand format font partie d’un groupe d’impression commerciale plus large, ou peuvent compter sur des clients qui passent des commandes uniques et paient par carte de crédit, tandis que d’autres peuvent simplement vouloir permettre à des clients réguliers de passer des commandes répétées sur leur compte. Les variantes sont si nombreuses que le Web-to-Print mériterait un article à part entière.
Légende : MultiPress de Dataline est un logiciel MIS/ERP destiné aux entreprises de production graphique. Il intègre tous les processus administratifs, commerciaux, financiers et logistiques, ainsi que la production et les rapports dans un système MIS/ERP puissant.
Le SIG devrait inclure une certaine forme de gestion des stocks afin de garantir que vous ne manquiez de rien pour les travaux à venir, comme un substrat particulier, ainsi que pour l’achat à temps des articles courants, y compris les pièces d’entretien des équipements, afin d’éviter toute panique de dernière minute. Idéalement, cette gestion devrait également s’étendre à la gestion de votre propre chaîne d’approvisionnement, afin que vous compreniez les coûts des substrats et que vous puissiez bénéficier d’achats en gros ou d’autres offres.
En ce qui concerne l’exécution, le SIM doit au moins être en mesure de générer un avis de livraison. Certains réservent également la livraison auprès d’une société de courrier ou d’expédition, et d’autres vont encore plus loin et se connectent directement aux systèmes de différentes sociétés de courrier pour déterminer la forme de livraison la plus rentable en fonction des exigences du client, y compris lorsque différentes parties d’un travail doivent être envoyées à différents endroits.
Enfin, la plupart des SIG disposent d’un module de comptabilité, mais il est probablement plus courant de s’intégrer à un logiciel de comptabilité spécialisé, d’autant plus que la plupart des logiciels de comptabilité sont assez bien établis.
En conclusion, même si la plupart des fournisseurs de SIG commercialisent aujourd’hui leur logiciel dans le cadre d’un flux de production, la véritable valeur d’un SIG réside dans sa capacité à identifier les forces et les faiblesses d’une entreprise. En fin de compte, un SIG devrait s’amortir en aidant à réduire les gaspillages et à produire des emplois plus efficacement.