Un guide rapide pour les imprimeurs – travaillant à distance

Le COVID-19 a contraint la plupart des gens à travailler à domicile plutôt qu’au bureau. Pour les imprimeurs, cela signifie qu’ils devront s’habituer à une main-d’œuvre plus éloignée. Comment cela affecte-t-il leurs flux de travail ?

Récemment, des employés d'Apple ont envoyé une lettre à Tim Cook exigeant qu'ils continuent à travailler à distance depuis leur domicile même après septembre 2021, lorsqu'Apple leur a demandé de retourner au bureau 3 jours par semaine.

Concernant les entreprises de biens manufacturés, certaines personnes ont dû rester dans les locaux commerciaux, même pendant les pires périodes de la pandémie. Mais de nombreuses équipes marketing, de gestion, administratives et commerciales travaillaient à distance, ce qui était souvent imposé par le gouvernement. De nombreux collaborateurs ont hâte de regagner leurs bureaux ou sont déjà rentrés dans leurs bureaux. Cependant, il semble très probable qu'un grand nombre de ces salariés demanderont des horaires plus flexibles, y compris la possibilité de travailler à domicile.

LÉGENDE : HPs PrintOs propose une application mobile qui aide les travailleurs à distance à suivre la production d'impression. Crédit image : HP

Cela créera de nombreux défis pour les imprimeurs, notamment dans les domaines suivants :

• Gestion
• Équipement
• Flux de travail et logiciels
• Sécurité et santé au travail.

Gestion à distance

En 2021, on pourrait penser qu’il n’y aura aucun problème pour établir une communication mondiale. Aujourd’hui, la plupart des employés utilisent régulièrement des smartphones et savent utiliser les messageries et les e-mails. Nous nous connectons sur différents canaux de messagerie pour la communication quotidienne. Ces outils ont été utiles pour organiser l’entreprise pendant la COVID-19. Cependant, cela peut poser un problème.

La question de la vie privée et de la protection des données est un sujet majeur en soi. Il serait toutefois conseillé aux imprimeurs de lire les termes et conditions d’Apple, Google et Microsoft. Les comptes personnels gratuits excluent toute utilisation professionnelle étendue. Google ainsi que Microsoft proposent des modèles cloud d'entreprise payants, y compris des abonnements à des logiciels de productivité pour les entreprises de toutes tailles.

Gérer une équipe ne se limite pas à lire et à répondre aux e-mails. Il est nécessaire que les entreprises précisent dans le contrat de chaque employé des horaires de travail clairs, ainsi que la conduite professionnelle en cas de travail à domicile.

Avec des employés différents en termes d'âge, de sexe et d'origine, il est également important de se rappeler que tout le monde ne se sent pas à l'aise en travaillant à distance et en utilisant uniquement la communication en ligne. Les managers doivent en tenir compte sous peine de voir leurs équipes s’effondrer.

Choisir le bon équipement

LÉGENDE : EFI propose une large gamme de solutions MIS/ERP pour plusieurs sites.

18 mois après l’émergence de la COVID-19, nous avons tous appris que les équipements de bureau comme les ordinateurs portables et les tablettes facilitent le travail à distance. Certaines petites imprimeries ont encouragé leurs employés à utiliser leur propre équipement tout en travaillant à domicile. Alors que « BYOD » (Bring Your Own Device) et COPE (Corporate Owned, Personally-Enabled) sont des concepts bien connus pour garantir que les données personnelles et professionnelles ne se mélangent pas sur ces appareils, un logiciel de déploiement comme Miradore doit être préinstallé.

La main-d'œuvre principale d'un imprimeur se trouve probablement dans le service de production. Bien qu'aucune solution n'ait encore été trouvée pour automatiser entièrement les besoins complexes d'une entreprise d'impression et de finition numérique, de nombreux fabricants proposent depuis des années des solutions simples pour suivre leurs imprimantes à distance. L'exemple le plus frappant est celui de HP PrintOs . Leurs nouvelles séries HP Latex 700 et 800 disposent d'un lien d'application qui fournit des informations sur la production sur n'importe quel appareil mobile Android ou Apple.

Le logiciel et le flux de travail sont les deux faces d’une médaille

Depuis des années, la plupart des solutions RIP à l'échelle industrielle en impression numérique offrent un accès à distance via une application ou un portail Web. Toutefois, ces solutions ne sont logiques que si le flux de travail a été rationalisé. La planification des ressources dédiées permet de contrôler à distance les gros travaux effectués pendant les quarts de nuit, laissant ainsi les petits travaux se dérouler pendant la journée. Le chargement et le déchargement des supports/impressions ainsi que la finition des applications nécessitent encore un travail manuel important sur site, il semble donc raisonnable de réserver des heures de travail de base à cela.

À l’avenir, les tâches administratives telles que les ventes, la soumission d’offres et le marketing pourront continuer à être effectuées à distance sans aucun problème. Les logiciels ERP tels que Gunter advanter 5 elements print +sign sont optimisés pour recréer le fonctionnement standard d'une imprimante dans un logiciel dédié, facilitant ainsi la gestion des imprimeries réparties sur plusieurs sites. EFI est un exemple parmi de nombreux fournisseurs spécialisés dans les logiciels MIS/ERP. Ils disposent d'une large gamme de logiciels de productivité pour les PSP de toutes tailles et de logiciels de projet.

LÉGENDE : Le bureau à domicile d'un imprimeur est peut-être confortable, mais il ne respecte probablement pas les réglementations locales en matière de santé et de sécurité. Crédit image : S. Angerer

Sécurité et santé au travail

De nombreux imprimeurs ont récemment investi leurs ressources dans la création de magnifiques espaces administratifs, sociaux et commerciaux. Bien qu’il puisse être nécessaire de les repenser pour inclure les exigences de santé et de sécurité liées au COVID.

De nombreuses entreprises ont perdu des clients et de l'argent pendant la pandémie. Par conséquent, dépenser de l'argent pour la refonte des bureaux peut s'avérer un problème. Cependant, il est évident que les employés n’accepteront plus un espace de bureau exigu. Tout imprimeur souhaitant retenir du personnel qualifié et attirer de jeunes talents devra tenir compte des préoccupations des gens, même après la pandémie.

La plupart des pays européens appliquent depuis longtemps des réglementations en matière de sécurité et de santé au travail. Pour cette raison, la plupart des espaces et équipements de bureau à domicile ne seront pas suffisants pour un espace de travail régulier. Même si ces faits ont été largement négligés au plus fort de la crise sanitaire, ils redeviendront un problème lorsque l’économie se redressera et se développera. Les imprimeurs doivent être conscients qu'en fonction des réglementations locales du travail, ils peuvent être tenus responsables des conditions de travail à domicile de leur personnel.

Les imprimeurs travailleront-ils à distance à l’avenir ?

Dans les années à venir, il semble peu probable qu’une imprimante typique soit une zone de production télécommandée avec peu de personnel. Même si, en théorie, cela pourrait être réalisé aujourd'hui, l'investissement semble trop important, surtout si l'on considère les marges étroites des applications standards.

Pour les imprimeurs, le travail flexible et à distance peut s'avérer essentiel pour le personnel commercial et administratif, ne serait-ce que pour susciter l'intérêt des jeunes talents.