Pause café FESPA : les avantages de l'automatisation des logiciels et les nouvelles compétences requises

Lors de cette pause-café de la FESPA, nous avons réuni deux personnes possédant une vaste connaissance et une grande expérience des flux de travail PDF afin qu’elles développent leurs connaissances du prépresse et de la meilleure façon de l’exécuter pour maximiser la productivité.

L’hôte : Graeme Richardson-Locke : Responsable de l’assistance technique, FESPA. Avec 35 ans d’expérience dans l’industrie, Graeme a commencé comme apprenti et a progressé à travers plusieurs postes de directeur avant de rejoindre la FESPA dans son rôle actuel. Il est également membre de l’Académie des technologies de la sérigraphie et de l’impression numérique.

Les experts:

Malcolm McKenzie: Directeur technique chez Colour Engine, Malcolm a rejoint la société il y a 15 ans. Il a de l’expérience avec PitStop Pro, Enfocus et Switch. Sa spécialité est d’aider les imprimeurs et les créateurs à accroître leur productivité en appliquant les connaissances logicielles à leurs problèmes.

Andrew Bailes-Collins: Chef de produit senior chez Enfocus, Andrew possède une vaste expérience de l’industrie des logiciels informatiques et est compétent en matière de gestion de l’impression, d’impression numérique, de PDF, de flux de travail prépresse et d’applications mobiles.

Graeme Richardson-Locke : Si l’on considère la numérisation des entreprises qui utilisent des techniques d’impression spécialisées, ce qui a commencé par la conception et la publication assistée par ordinateur a progressé vers les presses numériques et la finition. Parallèlement à ces bouleversements de la production conventionnelle, des progrès ont été réalisés dans le domaine de l’impression en ligne et de sa capacité à générer des commandes clairement orientées vers des produits spécifiques. Le moment est venu de voir comment l’automatisation des tâches répétitives et la création de flux de travail impressionneront les clients, augmenteront le rendement et réduiront le gaspillage.

L’automatisation des logiciels concerne-t-elle aussi bien les petites imprimeries que les grandes ?

Malcolm : Si nous considérons d’abord les petits clients, nous constatons que tous ont les mêmes problèmes, à savoir disposer du personnel et des compétences nécessaires pour répondre aux besoins des clients dans les délais impartis. Dans le monde de l’imprimerie, tout le monde sait que le vendredi après-midi à 16 heures, c’est normalement le moment où tout le travail arrive.

Pour être en mesure d’évoluer suffisamment rapidement lorsque les tirages sont de plus en plus courts et que les attentes des clients sont de plus en plus grandes, l’automatisation est la voie à suivre – pour libérer les travailleurs afin qu’ils puissent faire plus que simplement ouvrir un PDF et le regarder avant d’y apporter éventuellement une petite modification. C’est ce genre de choses qui peut permettre aux imprimeurs d’améliorer leur expérience et celle de leurs clients.

L’un des grands problèmes auxquels tout le monde est confronté, quelle que soit l’échelle, est la manière dont les fichiers arrivent et la façon dont vous y répondez en temps voulu. Il ne s’agit pas de quelque chose de terriblement complexe, mais la plupart des imprimeurs grand format reçoivent des courriels avec des fichiers attachés ou via WeTransfer, ce qui signifie que quelqu’un doit les ouvrir, saisir le fichier, le télécharger, le renommer et le placer dans un dossier. Si une entreprise a un tirage de 20 000 exemplaires, mais que ceux-ci sont répartis en 10 lots différents, cela pose un énorme problème logistique – déplacer les fichiers, les placer dans les bons dossiers, régler les communications – tout cela prend beaucoup de temps et n’a pas de but lucratif.
Encore une fois, nous ne parlons pas de pré-vol ou de faire quoi que ce soit avec le PDF. Il s’agit simplement d’obtenir le fichier et le produit qui doit être imprimé rapidement et de répondre au client.

C’est à ce moment-là que vous pouvez automatiser une grande partie des aspects répétitifs du flux de travail et c’est simple au départ. C’est la livraison des fichiers à la presse qui pose problème.

Andrew : Lorsque vous parlez de flux de travail, vous pensez à ce que nous connaissons tous des flux de travail prépresse traditionnels : vous mettez un PDF d’un côté et vous obtenez la livraison à une presse ou à un système de plaques ou de films à la fin.

Avec l’automatisation, nous parlons de tâches et de choses qui se produisent au sein de votre entreprise. Il ne s’agit pas seulement du prépresse et des tâches qui sont actuellement effectuées manuellement – elles sont sujettes à des erreurs et nécessitent la présence d’une personne pour les réaliser. Il s’agit d’automatiser ces processus, de sorte qu’une personne n’ait pas à s’en charger. Il peut s’agir de ce que je viens d’évoquer dans le cas du prépresse, mais aussi de bien d’autres choses.

Les grandes entreprises ont tendance à avoir plus de « jouets ». Elles disposent d’un système MIS, d’un système web-to-print, de divers moteurs d’impression et de différents RIPS. L’automatisation ne consiste pas seulement à traiter et à gérer des fichiers, mais aussi à assurer la connectivité. C’est la colle qui permet à ces appareils de communiquer entre eux et d’automatiser l’entreprise dans son ensemble. Vous récupérez les informations d’un SIG, vous traitez le PDF sur la base de ces informations, puis vous renvoyez le résultat au SIG, qui peut être utilisé pour le calcul des coûts, par exemple. Il s’agit du même concept, mais à une plus grande échelle.

Quels sont les outils disponibles ? Est-il utile de commencer par la vérification automatisée des fichiers avant de passer à d’autres aspects de l’automatisation ?

Malcolm : La plupart des gens ont déjà fait l’expérience de la vérification des fichiers parce qu’ils ont accès à une licence PitStop. Ce qu’Andrew et moi faisons, c’est le mettre au premier plan.
Au-delà du contrôle en amont, vous pouvez faire d’autres choses. C’est là que les petites et grandes entreprises peuvent, grâce à l’automatisation, trouver de nouvelles voies et de nouvelles opportunités d’emploi qu’elles ne pourraient pas saisir autrement. Le contrôle en amont, les corrections – ce sont des choses qui effraient encore un peu les gens et c’est pourquoi nous essayons de les démystifier, de les aider et de les façonner de manière à ce qu’elles leur conviennent.

Andrew : Les entreprises devraient se concentrer sur l’endroit où elles obtiendront le plus de valeur et partir de là, car une fois que vous avez franchi le premier obstacle, vous gagnez en confiance, vous commencez à voir que cela fonctionne, vous commencez à voir la valeur.

Comme l’a dit Malcolm, la vérification des fichiers est un gros problème. Au cours des 15 dernières années, j’ai entendu parler d’un problème où un client soumet un dossier et où l’on ne répond pas au client avant six, huit heures, voire le lendemain. C’est un mauvais service à la clientèle.

Si vous pouvez revenir en arrière en quelques minutes, c’est génial. Vous avez alors le temps de prendre des décisions et d’avoir une conversation avec le client sur les horaires et les coûts. Le problème n’est pas la durée de la tâche, mais le fait que quelqu’un trouve le temps d’ouvrir manuellement le fichier et de le vérifier. Si vous disposez d’un logiciel qui peut s’en charger, vous êtes gagnant.

La deuxième partie de l’équation est la suivante : au lieu d’avoir quelques opérateurs qui ouvrent chaque fichier, le vérifient et y apportent des corrections, utilisez un produit basé sur un serveur qui vérifiera automatiquement les fichiers pour vous, et 80% d’entre eux seront généralement acceptés. Cela représente 80 % de vos fichiers sur lesquels votre équipe de prépresse n’a pas à intervenir.

Quelles sont les compétences requises pour faire avancer un projet ? Les imprimeurs doivent-ils acquérir des compétences en matière de codage et, dans l’affirmative, quelle est la part de ces compétences qui leur est accessible en tant que technologues de l’impression et quelle est celle pour laquelle ils auront besoin d’un nouvel ensemble de compétences ?

Malcolm : Enfocus et Switch sont conçus pour être organiques et se développent au fur et à mesure que vous apprenez. L’apprentissage est important et si je devais suggérer aux gens comment s’informer sur les logiciels, je leur conseillerais d’aller sur les forums Enfocus, car c’est là que les utilisateurs en parlent. Vous pouvez voir toutes les solutions et les choses innovantes que les gens font avec l’automatisation.

Ce dont vous avez besoin dans toute organisation, c’est d’une personne qui aime le produit et qui peut voir l’avenir. Si vous êtes directeur ou propriétaire, vous devez donner du temps à votre personnel. Vous ne pouvez pas vous contenter de dire : « Parce que c’est du prépresse, nous allons le confier au prépresse ». La pauvre personne qui n’a jamais eu à s’occuper de logistique se sentira probablement un peu dépassée par les événements.

Pour posséder le logiciel, il faut une combinaison de prépresse, de champion et, espérons-le, de quelqu’un ayant des compétences en informatique. Il n’est pas nécessaire d’avoir une formation en codage pour commencer.

Andrew : Vous avez besoin d’un champion et vous devez lui donner du temps. Vous ne pouvez pas attendre d’eux qu’ils fassent du travail de production, puis qu’ils fassent un peu d’automatisation lorsqu’ils ont une lacune.

Vous n’avez pas nécessairement besoin d’expérience, il vous suffit de savoir ce que vous voulez. Je connais des gens qui achètent le logiciel et tout fonctionne comme sur des roulettes. D’autres investissent du temps, non seulement dans le logiciel, mais aussi dans les services de conseil. Ils ont alors quelqu’un pour les aider dans les phases initiales et, après un certain temps, ils peuvent prendre le logiciel en main et l’utiliser eux-mêmes. L’essentiel est d’avoir une personne responsable et de s’assurer qu’elle est enthousiaste.

Qu’est-ce que PitStop Pro ?

Andrew : PitStop Pro est un plugin pour Adobe Acrobat. Il a deux tâches : l’une consiste à vérifier la conformité d’un PDF à un ensemble de critères prédéfinis et à les corriger, l’autre à les modifier manuellement. La seconde consiste à les éditer manuellement.
Il a commencé par les publications, les journaux, les magazines et les travaux commerciaux, mais il a évolué pour s’adapter au grand format, à l’emballage et aux étiquettes. Il vous permet de créer automatiquement des chemins de coupe, d’ajouter des fonds perdus et toutes sortes de choses, comme l’exportation des conversions de couleurs.

PitStop Pro est essentiellement un outil qui vous permet de corriger le travail avant de le mettre en production. Il existe également PitStop Server, qui est la version automatisée et n’a besoin d’aucun opérateur pour le contrôler.

Enfocus Switch relie les logiciels et les données. Quels sont les gains d’efficacité possibles ?

Andrew : Enfocus Switch relie les applications et les systèmes. Il peut donc fonctionner avec de nombreuses applications tierces et les automatiser. Si vous voulez ouvrir un fichier et le transformer en PDF, c’est généralement un opérateur qui s’en charge, mais Enfocus Switch peut le faire pour vous. Votre opérateur n’a pas besoin d’ouvrir un fichier, de charger les polices et les liens, le logiciel peut le faire pour vous, de même que la connectivité et l’extraction d’informations des bases de données.

Les gains peuvent être considérables, mais tout dépend de ce que vous voulez faire. Par exemple, si vous regardez ce que vous faites manuellement, comme votre production, vous devez vraiment comprendre ce qui se passe à l’intérieur pour en tirer le meilleur parti.

Avec Switch, vous pouvez l’utiliser dans le cadre d’une structure de commerce électronique entièrement intégrée. Vous pouvez l’utiliser de bout en bout ou simplement dans le cadre d’un processus interne. Il ne s’agit pas seulement de permettre le commerce électronique, mais de faire les choses plus rapidement.

Malcolm : Les imprimeurs qui ne se sont pas encore penchés sur Switch pensent peut-être à ces flux de travail à grande échelle qui sont proposés, en particulier par les fabricants, et qui ont tendance à s’imposer aux gens. Ils disent : « Bien, vous devez avoir notre interface et notre portail web. Vous devez avoir notre façon de travailler et ensuite vous devez avoir notre logiciel d’imposition ». Cela ne fonctionne plus vraiment pour un grand nombre de personnes, en particulier dans le domaine du grand format. S’ils disposent d’un grand nombre d’équipements et de machines différents, ils ont des sorties différentes.

Ces systèmes deviennent alors très anciens et peu agiles. Avec Switch, le système est très simple au départ et vous pouvez l’enrichir au fur et à mesure de vos besoins. Si vous voulez qu’il communique avec votre base de données, vous pouvez acheter un module de base de données.

Tilia Labs sera-t-elle aussi une autre ?

Malcolm : Il s’agit là d’un élément important qui est en train d’être mis en ligne. Vous pouvez relier tous les éléments de manière transparente.

Dans une certaine mesure, il s’agit d’un système prêt à l’emploi. Lorsque nous parlons de « pérennité », nous ne vous disons pas comment imposer vos fichiers. Nous vous livrons un paquet qui peut le faire. Encore une fois, l’apprentissage du flux réel est plus facile parce que, la plupart du temps, nous ne faisons qu’intégrer les connaissances acquises dans d’autres applications. Cela s’applique à des applications telles qu’Illustrator et Photoshop. Tout ce que vous pouvez faire comme actions, nous pouvons le répéter et l’automatiser.

Nous prenons les compétences que les gens ont déjà acquises et nous les intégrons dans le système. C’est pourquoi les gens l’adorent, parce qu’il est souple. Beaucoup de gens ont des flux de travail très coûteux, mais ils ont aussi Switch parce qu’il peut faire des choses que leurs flux de travail coûteux ne peuvent pas faire.

En ce qui concerne PitStop Pro, Server et Switch, pouvons-nous avoir une idée de l’investissement nécessaire ? Quels sont les coûts impliqués ?

Andrew : PitStop Server est en train de changer et de s’automatiser davantage, car nous le faisons évoluer vers un système basé sur les commutateurs. Cela fait environ 20 ans qu’il n’y a qu’un simple dossier chaud qui entre et sort, et nous nous rendons compte que ce n’est plus ce que les gens veulent.

Pour l’instant, il coûte 3 300 livres sterling, mais ce prix augmentera le 1er janvier (2021). Il sera doté de nombreuses fonctionnalités supplémentaires.

À partir de là, vous pouvez passer à un Switch complet, où vous pouvez commencer à ajouter les modules susmentionnés. Vous commencez avec le serveur PitStop et vous pensez que vous pourriez le relier à une base de données, ou travailler avec XML, ou travailler avec JDF. Vous pouvez alors ajouter un module pour en augmenter la fonctionnalité.

En ce qui concerne les API qui se connecteront à Switch, certaines d’entre elles seront-elles assorties de coûts de licence ? Certaines sont-elles gratuites ?

Andrew : Cela dépend. Nous avons un magasin d’applications pour Switch, qui est également disponible pour PitStop Server. C’est unique, en tout cas dans l’industrie de l’impression, car cela permet de tirer parti de la base d’utilisateurs et de nos intégrateurs mondiaux. Ils peuvent créer ces petites applications qui peuvent être intégrées dans le serveur PitStop de Switch pour effectuer des tâches telles que le renommage et d’autres choses que Switch ne fait pas. Elles peuvent être gratuites ou payantes ; cela dépend entièrement de la personne qui les crée, mais il y en a plus de 100 aujourd’hui.

Il s’agit de choses réelles que les gens ont construites pour leurs flux de travail ou pour leurs clients. Il s’agit en fait de choses réelles qui ont des utilisations pratiques et qui étendent simplement la fonctionnalité. Malcolm parlait de l’intégration de HP. C’est un exemple similaire. Ils créent une application qui connecte Switch à leur produit, à leur service, à leur vitrine ou à leur site web.

Regardez l’enregistrement complet de ce webinaire FESPA Coffee Break ici.