Guide rapide pour les imprimeurs – travailler à distance

COVID-19 a contraint la plupart des gens à travailler à domicile plutôt qu’au bureau. Pour les imprimeurs, cela signifie qu’ils devront s’habituer à avoir une main-d’œuvre plus distante. Comment cela affecte-t-il leurs flux de travail ?

Récemment, des employés d’Apple ont envoyé une lettre à Tim Cook pour lui demander de continuer à travailler à distance depuis leur domicile, même après septembre 2021, date à laquelle Apple leur a demandé de revenir au bureau trois jours par semaine.

En ce qui concerne les entreprises de produits manufacturés, certaines personnes étaient tenues de rester dans les locaux de l’entreprise, même pendant les pires périodes de la pandémie. Mais de nombreuses équipes de marketing, de gestion, d’administration et de vente travaillaient à distance, ce qui était souvent imposé par le gouvernement. De nombreux membres du personnel sont impatients de retourner à leur bureau ou l’ont déjà fait. Toutefois, il est très probable que nombre de ces employés demanderont des horaires plus souples, y compris la possibilité de travailler à domicile.

Les imprimeurs devront donc relever un certain nombre de défis, en particulier dans les domaines suivants :

• Gestion
• Equipement
• Flux de travail et logiciels
• Sécurité et santé au travail.

Gestion à distance

En 2021, on pourrait penser qu’il n’y a aucun problème pour établir une communication globale. Aujourd’hui, la plupart des employés utilisent régulièrement des smartphones, et la plupart des gens savent comment utiliser les messageries et les courriels. Nous nous connectons sur différents canaux de messagerie pour la communication quotidienne. Ces outils ont été utiles pour organiser les activités pendant la conférence COVID-19. Cependant, cela peut poser un problème.

La question de la protection de la vie privée et des données est un vaste sujet en soi. Toutefois, il est conseillé aux imprimeurs de lire les conditions générales d’Apple, de Google et de Microsoft. Les comptes personnels gratuits excluent toute utilisation professionnelle étendue. Google et Microsoft proposent des modèles payants d’informatique dématérialisée pour les entreprises, y compris des abonnements à des logiciels de productivité pour les entreprises de toutes tailles.

La gestion d’une équipe ne se limite pas à la lecture et à la réponse aux courriels. Il est nécessaire pour les entreprises d’inclure dans le contrat de chaque employé des heures d’ouverture claires, des heures de travail ainsi qu’un code de conduite pour le travail à domicile.

Les employés n’ayant pas tous le même âge, le même sexe et la même origine, il est également important de se rappeler que tout le monde ne se sentira pas forcément à l’aise avec le travail à distance et la communication en ligne. Les responsables doivent en tenir compte, sous peine de voir leurs équipes se désagréger.

Choisir le bon équipement

18 mois après l’apparition de COVID-19, nous avons tous appris que les équipements de bureau tels que les ordinateurs portables et les tablettes facilitent le travail à distance. Certaines petites imprimeries ont encouragé leurs employés à utiliser leur propre équipement lorsqu’ils travaillent à domicile. Bien que les concepts BYOD (Bring Your Own Device) et COPE (Corporate Owned, Personally-Enabled) soient bien connus pour garantir que les données personnelles et professionnelles ne se mélangent pas sur ces appareils, un logiciel de déploiement comme Miradore doit être préinstallé.

La principale force de travail d’un imprimeur se trouve probablement dans le service de production. Bien qu’aucune solution n’ait encore été trouvée pour automatiser complètement les besoins complexes d’une entreprise d’impression et de finition numériques, de nombreux fabricants proposent depuis des années des solutions faciles pour suivre leurs imprimantes à distance. L’exemple le plus marquant est PrintOs de HP. Les nouvelles séries HP Latex 700 et 800 sont dotées d’une application qui fournit des informations sur la production à partir de n’importe quel appareil mobile Android ou Apple.

Logiciels et flux de travail sont les deux faces d’une même pièce

Depuis des années, la plupart des solutions RIP à l’échelle industrielle dans le domaine de l’impression numérique offrent un accès à distance par le biais d’une application ou d’un portail web. Toutefois, ces solutions ne sont logiques que si le flux de travail a été rationalisé. La planification des ressources dédiées permet de contrôler à distance les gros travaux effectués par les équipes de nuit et de réserver les petits travaux pour la journée. Le chargement et le déchargement des supports/imprimés et la finition des applications nécessitent toujours un travail manuel important sur le site, il semble donc raisonnable de réserver les heures de travail principales à cet effet.

À l’avenir, les tâches administratives telles que les ventes, la soumission d’offres et le marketing pourront continuer à être effectuées à distance sans aucun problème. Les logiciels ERP tels que Gunter advanter 5 elements print +sign sont conçus pour recréer les opérations standard d’une imprimerie dans un logiciel dédié, facilitant ainsi la gestion d’imprimeries réparties sur plusieurs sites. EFI est l’un des nombreux fournisseurs spécialisés dans les logiciels MIS/ERP. Ils disposent d’une large gamme de logiciels de productivité pour les prestataires de services d’impression de toutes tailles et de logiciels de projet.

Sécurité et santé au travail

De nombreux imprimeurs ont récemment investi leurs ressources dans la création de beaux espaces administratifs, sociaux et commerciaux. Bien qu’il puisse être nécessaire de les réaménager pour y intégrer les exigences de COVID en matière de santé et de sécurité.

De nombreuses entreprises ont perdu des clients et de l’argent au cours de la pandémie, c’est pourquoi dépenser de l’argent pour réaménager les bureaux peut s’avérer problématique. Cependant, il est évident que les employés n’accepteront plus d’être à l’étroit dans leurs bureaux. Tout imprimeur désireux de conserver son personnel qualifié et d’attirer de jeunes talents devra tenir compte des préoccupations des salariés, même après la pandémie.

La plupart des pays européens appliquent depuis longtemps des réglementations en matière de santé et de sécurité au travail. De ce fait, la plupart des bureaux à domicile ne sont pas suffisamment spacieux et équipés pour offrir un espace de travail régulier. Bien que ces faits aient été largement ignorés au plus fort de la crise sanitaire, ils redeviendront un problème lorsque l’économie se redressera et se développera. Les imprimeurs doivent savoir qu’en fonction de la réglementation locale du travail, ils peuvent être tenus responsables des conditions de travail à domicile de leur personnel.

Les imprimeurs travailleront-ils à distance à l’avenir ?

Dans les années à venir, il semble peu probable qu’une imprimante typique soit une zone de production contrôlée à distance avec peu de personnel. Bien que cela soit théoriquement possible aujourd’hui, l’investissement semble trop important, surtout si l’on considère les marges étroites des applications standard.

Pour les imprimeurs, la flexibilité et le travail à distance peuvent s’avérer essentiels pour le personnel commercial et administratif, ne serait-ce que pour susciter l’intérêt des jeunes talents.