Graeme Richardson-Locke présente les avantages de l’automatisation des flux de travail.

 

Malgré tout ce qui se passe actuellement dans le monde avec les perturbations causées par le COVID-19, et, en tant que propriétaires ou gestionnaires d’entreprises, vous traitez les tâches de survie de la journée, vous pourriez trouver le temps de considérer les avantages de l’automatisation du flux de travail alors que vous émergez de l’autre côté de cette crise.

En tant que responsable de l’assistance technique à la FESPA, je souhaite vous donner un aperçu de la manière dont nos membres imprimeurs peuvent utiliser tous les outils disponibles pour accélérer le traitement des commandes et réduire le risque de travaux d’impression qui ne répondent pas aux attentes des clients en matière de qualité, du premier coup, à chaque fois. Cela peut être décourageant lorsque l’on aborde le large éventail de techniques d’impression et d’environnements de production.

Cependant, il est clair que l’utilisation croissante de l’automatisation des machines dans l’impression numérique grâce à des systèmes tels que la robotique dans la manipulation des matériaux et l’évolution des systèmes d’information de gestion (MIS) apporte des gains d’efficacité essentiels. Pour beaucoup, le prochain changement de phase consiste à connecter les logiciels et à établir des flux de travail rationalisés.

L’identification des domaines sur lesquels se concentrer nécessite une production d’imprimés clairement réglée et prévisible. Cette approche impose certaines contraintes à l’offre de produits par rapport aux modèles d’entreprise sur mesure plus traditionnels dans le domaine de l’impression. Mon expérience d’acheteur m’a appris que la simplification du processus d’approvisionnement est si rapide et si claire avec les bons fournisseurs de services d’impression en ligne que seuls les travaux très créatifs ou spécialisés suivent un processus de commande traditionnel plus lent.

Pour en savoir plus, j’ai contacté Malcolm McKenzie de Colour Engine, une société de conseil technique basée au Royaume-Uni qui propose des services d’intégration de l’automatisation pour les imprimantes, de la gestion des couleurs au développement de logiciels et de scripts.

L’un des nombreux logiciels qu’ils prennent en charge est Enfocus Switch, qui vous permet de créer vos propres flux de production automatisés et personnalisés. En associant différentes applications logicielles au moyen de scripts personnalisés, il devient possible, par exemple, de déplacer des fichiers de l’application Adobe CC à l’aide de son interface JavaScript vers une autre application telle que Microsoft Outlook en utilisant Applescript pour Mac OS-X et VBscript pour Microsoft Windows.

Par exemple, il est possible de faire atterrir les fichiers clients entrants dans un hot folder connecté à PitstopPro, où un contrôle préalable est effectué pour s’assurer que l’œuvre d’art répond aux besoins du processus. Ce contrôle peut à son tour déclencher l’envoi d’un courrier électronique automatisé au client pour l’informer que le fichier fait l’objet d’un premier contrôle et que vous recevrez une épreuve sous peu. Si le fichier passe cet examen préalable, l’étape suivante consiste à l’ouvrir et à incorporer la maquette avec un profil de gestion des couleurs approprié dans une épreuve PDF pour approbation. Si, bien entendu, le fichier ne répond pas aux exigences, vous envoyez un courrier électronique détaillant ce que le client doit faire pour le soumettre à nouveau.

Légende : Exemple de conception d’un flux de travail automatisé dans Switch.

Cette approche de l’automatisation représente une alternative souple à l’achat d’un écosystème hébergé où les possibilités de personnalisation peuvent être plus limitées. Il est parfois difficile d’obtenir un flux de travail optimal si vous ne pouvez pas l’adapter spécifiquement à votre gamme de produits imprimés. Le choix dépend du degré d’implication que vous souhaitez avoir et du niveau de flexibilité dont vous avez besoin.

Malcolm McKenzie, expert certifié Enfocus et membre du comité ISO TC-130 (Printing and Graphic Technologies), est très expérimenté dans les exigences techniques de l’automatisation des flux de travail.

Au début de ma journée de formation, il m’a donné son premier conseil avisé : « commencez par automatiser un processus simple et développez-le à partir de là ». Il se peut que l’organisation d’une livraison implique la clôture de la commande, l’établissement et l’impression de bons de livraison et d’étiquettes de colis, ainsi que l’envoi de la facture ou l’encaissement du paiement.

Légende : Ce diagramme montre qu’EnFocus Switch peut être utilisé pour développer des flux de travail automatisés dans de nombreux scénarios.

En règle générale, les systèmes MIS prennent en charge une bonne partie de ces tâches, mais ne s’intègrent pas forcément directement dans le système de réservation du transporteur choisi. En dressant la liste des tâches et de la séquence du processus, vous pourrez comprendre comment tout relier. Vous pouvez avoir besoin d’API, de code SQL, de métadonnées XML pour tirer les bonnes informations vers leur destination, et c’est là qu’intervient Enfocus Switch avec un peu d’expertise. Il comprend une large gamme de « widgets » ou d’API qui peuvent être interconnectés et une planification visuelle du flux de travail qui relie les « actions » entre elles pour libérer l’imprimeur des tâches répétitives fastidieuses.

Après tout, l’objectif est de réduire autant que possible les points de contact humains afin d’augmenter la vitesse et de réduire les coûts, ce qui permet de traiter un plus grand nombre de commandes.

Si, avec l’aide de quelqu’un comme Malcolm, vous pouviez tout planifier, depuis les devis automatisés, l’accusé de réception de la commande, l’épreuvage rapide, le paiement et la réservation, vous atteindriez rapidement un stade où les points de contact humains seraient considérablement réduits et où le personnel pourrait travailler de manière plus productive.

Qu’il s’agisse d’une opération Web2print ou d’une vitrine, la technologie d’impression du logiciel Enfocus Switch a été utilisée pour améliorer de manière significative l’efficacité des processus, au point de vous permettre de faire face à une augmentation exponentielle de ce qui est généralement en train de devenir un marché concurrentiel en termes de courts tirages et de délais d’exécution rapides.

Lorsque l’on s’adresse à des publics, des entreprises, des imprimeurs, des spécialistes, on se rend compte qu’il y a un plafond quant au nombre d’employés que l’on peut mettre à contribution pour résoudre un problème. Avec des opérations manuelles incohérentes, trop de cuisiniers peuvent non seulement gâcher le bouillon, mais aussi entraver la croissance et l’expansion de l’entreprise.

Il est désormais impératif pour les imprimeurs d’identifier de meilleures méthodes de travail. L’immédiateté est aujourd’hui omniprésente, tant pour les utilisateurs finaux directs que pour les imprimeries qui doivent fournir rapidement des épreuves à leurs clients. Grâce à la réception et au contrôle rapides des fichiers entrants, les entreprises intelligentes sont en mesure de détecter, de résoudre et de résoudre les problèmes, d’accélérer la prise de décision interne et d’offrir un meilleur service aux clients.

Le groupe Bluetree, qui commercialise ses produits sous les marques Route 1 Print et Instantprint, n’aurait pas pu réaliser de tels progrès sans un niveau aussi élevé d’automatisation logicielle. Le mantra 23:17 de leur travail d’équipe est prémonitoire, comme en témoigne leur dernier record de temps minimum pour traiter un travail du début à la fin (23 minutes, 17 secondes). Avec 25 000 commandes par semaine, le service est primordial.

En standardisant les produits, la banalisation pour des travaux simples (flyers, bannières, brochures) ou de plus en plus complexes est en vogue, mais sa mise en œuvre peut nécessiter des niveaux élevés d’expertise, avec des compétences artisanales manuelles toujours nécessaires dans des domaines spécialisés tels que la dorure, l’impression sur des matériaux spécialisés, etc.

 

Résumé

Enfocus Switch est une plateforme intrigante et impressionnante de flux, de comportements de déclenchement, d’interconnexions, de flux, de points de révision, de Pitstop, de scripts … basés sur  » quelque chose  » qui atterrit simplement dans un dossier ou sur d’autres méthodes plus sophistiquées.

Travailler avec Malcolm McKenzie à Colour Engine a été un exercice de formation utile et clair. J’aurais pu passer plus de temps avec lui, mais j’ai au moins pu me faire une idée de la situation en une journée.

Bien qu’Enfocus Switch ne soit pas le seul système d’automatisation en ville avec d’autres fournisseurs comme OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi et Heidelberg qui rivalisent tous avec leurs systèmes et leurs approches, il est clair comme de l’eau de roche que l’automatisation logicielle est nécessaire pour garder une longueur d’avance.