Marshall Atkinson souligne l’importance d’élaborer et de comprendre des KPIS efficaces pour votre entreprise. Il explique également quels sont les indicateurs clés de performance qu’il est important de mesurer et comment les mettre en œuvre.
Au cours de votre carrière, vous avez probablement lu, regardé ou écouté quelqu’un expliquer en détail l’importance des indicateurs de performance clés. Au bout d’une dizaine de minutes, vous avez commencé à consulter votre téléphone, vos courriels, les médias sociaux ou n’importe quoi d’autre, mais vous n’avez pas écouté ce que la personne essayait de vous dire.
Les indicateurs de performance ? Les chiffres ? Des mathématiques ?
Ennuyeux ! Je veux dire… allez. Notre entreprise se porte très bien. Nous avons connu le succès sans avoir à nous préoccuper des indicateurs de performance. Pourquoi commencer maintenant ?
Car le bruit de succion que vous entendez est celui des bénéfices qui s’envolent par la fenêtre. Même si vous avez réussi sans vous préoccuper de vos indicateurs clés de performance, cela ne garantit pas votre réussite future. Et n’oublions pas que vous pourriez laisser un sac de sport rempli de liquidités non capturées dans votre entreprise parce que vous ne faites pas le travail nécessaire pour les récupérer.
Voici ce que je veux dire. Un « indicateur clé de performance » est tout ce qui est important pour votre entreprise. Vous voulez en assurer le suivi parce que si quelque chose est important, vous voulez vous assurer que vous obtenez toujours le niveau d’efficacité maximal. Toutefois, si cet indicateur n’a pas encore été défini, comment pouvez-vous savoir que vous opérez à pleine capacité et que vous n’avez pas de potentiel non réalisé ?
Cet article traite de la définition de ces opportunités, de la mise en œuvre d’un système et de son bon fonctionnement.
Comprendre les meilleurs indicateurs
Quels sont les éléments les plus importants que vous surveillez en permanence dans votre entreprise ? Les ventes ? La production ? La satisfaction des clients ? L’exactitude des commandes ? Combien de minutes le responsable de la production passe-t-il dans la salle de bain chaque jour ?
Il existe des centaines, voire des milliers de choses que l’on peut mesurer dans une entreprise. Mais seuls quelques-uns d’entre eux se mettent en place et font la différence. Lorsque vous considérez quelque chose d’aussi important, qu’est-ce qui en fait un succès ou un échec ?
Prenons par exemple l’objectif le plus courant, celui des ventes. Bien sûr, vous pouvez fixer un objectif de chiffre d’affaires. Mais qu’est-ce qui le détermine ? Pouvez-vous le décomposer en calculs faciles à comprendre pour savoir chaque jour si vous atteindrez cet objectif de vente ?
Supposons que vous souhaitiez atteindre un objectif de vente de 1 000 000 $. Si le montant moyen de vos commandes est de 1 500 $, vous pouvez utiliser ce chiffre pour déterminer un ICP facile à lire.
1 000 000 $/1 500 $ = 666,6 commandes par an. Arrondissons à l’unité supérieure et appelons cela 667.
667/12 mois = 55,58 commandes par mois. Arrondissons à l’unité supérieure et appelons cela 56.
56/4 semaines = 14 commandes par semaine.
14/5 = 2,8 commandes par jour. Arrondissons à l’unité supérieure et disons 3.
Par conséquent, si votre entreprise enregistre trois commandes par jour pour une valeur de vente moyenne de 1 500 dollars, vous atteindrez facilement votre objectif de 1 000 000 de dollars de chiffre d’affaires.
Repensez à vos efforts de vente d’hier. Avez-vous conclu au moins trois commandes d’une valeur de 1 500 $ ? Si ce n’est pas le cas, quels changements apportez-vous pour atteindre ce petit objectif quotidien ?
Autres exemples
Bien entendu, il s’agit là d’un exemple parmi d’autres. L’ICP qui vous importe le plus peut concerner le temps de production, la formation des employés, les taux de défaut ou tout autre point de données important permettant de signaler facilement un succès ou un échec.
Plus que tout, vous voulez que vos ICP soient pertinents. Il ne sert à rien de suivre et de mesurer des données si vous n’en faites rien. Une fois que vous disposez des informations, commencez à les utiliser comme un signal de changement. Comme le dit mon ami Mark Coudray, « il ne peut se passer que trois choses, et deux d’entre elles sont mauvaises. Les choses vont s’améliorer. Les choses vont empirer. Ou encore, les choses vont rester inchangées ».
Lorsque vous commencez à creuser les chiffres des ICP, ils peuvent vous indiquer la possibilité d’améliorer d’autres domaines d’activité.
Les opportunités qui s’offrent à vous
Supposons que vous commenciez à mesurer les temps d’arrêt de votre production. Il s’agit du temps qui, au cours d’une journée de travail, n’est pas consacré à l’impression. Lorsque vous imprimez, vous gagnez de l’argent. Lorsque vous n’imprimez pas, vous dépensez de l’argent. Les temps d’arrêt peuvent coûter cher, c’est donc un excellent indicateur de performance clé à suivre.
En raison du regain d’intérêt pour l’indicateur de performance clé des temps d’arrêt, votre équipe a commencé à rechercher les causes profondes des temps d’arrêt de la production. Il s’agit principalement d’attentes. Attendre que l’encre soit mélangée. Attendre que les écrans soient préparés. Attendre que l’inventaire soit compté et mis en place. Attente de l’approbation du responsable pour exécuter un travail.
Les mathématiques qui sous-tendent leur hypothèse leur donnent raison, en montrant que plus de 60 % des temps d’arrêt de l’atelier sont liés à l’attente de quelque chose. Pour remédier à cette situation, l’équipe se lance dans une « chasse au trésor » pour trouver aujourd’hui tout ce qui est nécessaire à la production de demain. Cela nécessite une réorganisation, une formation et des changements de processus, mais ils y parviennent.
Grâce à cet effort, la production augmente, les coûts diminuent et la satisfaction des employés et des clients s’accroît.
Car deux choses se sont produites : quelque chose a été mesuré et cela a conduit à un changement. Les améliorations ont été validées parce que les indicateurs de performance clés ont prouvé que l’idée fonctionnait.
Quels sont les indicateurs de performance clés à mesurer ?
Vous pensez toujours que les indicateurs de performance clés sont ennuyeux et constituent une perte de temps ? Si c’est le cas, je suis sûr que vos concurrents seront ravis.
Mais si vous souhaitez approfondir la question, voyons comment déterminer les indicateurs de performance clés que vous souhaitez mesurer.
Tout d’abord, examinons la question sous deux angles. Qu’est-ce qui ne fonctionne pas ou doit être amélioré ? Et qu’est-ce qui est important et doit continuer à fonctionner avec succès ? Vous pouvez élaborer des indicateurs de performance clés autour de l’une ou l’autre de ces idées, mais il est probable que les deux soient importants.
La meilleure façon d’y parvenir est de réunir votre équipe et d’en discuter. J’ai appris au fil des ans que si vous voulez connaître la réalité d’une entreprise, vous devez sortir de votre bureau et demander aux personnes qui font le travail. Croyez-moi, ils ont une opinion.
Votre objectif étant de faciliter leur travail, d’améliorer votre produit, de réduire les coûts et d’augmenter les bénéfices, il s’agit d’une activité précieuse. Utilisez un tableau blanc ou un grand chevalet avec un bloc-notes. Faites un remue-méninges avec votre équipe sur les paramètres importants à mesurer et à analyser et sur ce qui les alimente.
À la fin de l’exercice, vous devez dresser la liste des points importants de l’entreprise qui la maintiennent en bonne santé. « Si ces choses ne fonctionnent pas correctement, nous sommes condamnés.
Et pour chacun d’entre eux, déterminez comment le succès peut être mesuré. Qu’allez-vous mesurer, comment allez-vous le faire et qu’est-ce qu’un chiffre satisfaisant ?
Définir les éléments importants dans le format OKR
Un moyen facile de définir le succès consiste à énumérer chaque point crucial dans le format OKR. OKR est l’abréviation de « Objective, Key Result » (objectif, résultat clé). En d’autres termes, « Voici ce que nous voulons, et voici le résultat positif qui en découlera ».
Si l’on reprend l’exemple des ventes que nous avons cité plus haut, si l’objectif est d’obtenir une moyenne quotidienne de trois ventes par jour, avec un total de ventes d’au moins 1 500 dollars, l’objectif de recettes de 1 000 000 de dollars sera atteint.
L’étape suivante consiste à comprendre ce qui contribue à ce succès. Combien de devis quotidiens devez-vous envoyer pour conclure trois ventes ? Si la valeur moyenne d’une commande est de 1 500 $, quel type de client dépense ce montant ? Concluez-vous plus de ventes par recommandation ou par démarchage téléphonique ?
C’est ici que le vrai travail commence. Énoncez vos objectifs, définissez ce qui est important, fixez un nombre cible d’indicateurs clés de performance, mesurez et testez les résultats.
N’oubliez pas que vous devez impliquer votre équipe dans tous les aspects de cette aventure. Après tout, ce sont eux qui se casseront la tête pour y parvenir.
Mise en œuvre des indicateurs de performance clés
Disons que vous et votre équipe vous êtes réunis et avez défini votre première série d’indicateurs de performance clés à utiliser. L’étape suivante consiste à mettre en œuvre la collecte de données pour évaluer le succès.
Vous devez rendre cette tâche aussi facile que possible. Si vous pouvez automatiser la collecte des données sans qu’une personne ne fasse le travail, c’est la meilleure solution. Toutefois, ce n’est pas toujours possible. Si un membre de l’équipe doit consacrer du temps et des efforts au suivi de quelque chose, faites en sorte qu’il soit facile pour lui de collecter les données. Simplifiez les choses autant que possible et donnez-leur les outils nécessaires pour réussir.
Vous devez assurer un suivi fréquent par le biais de formations et d’une assistance afin de garantir que les données sont collectées de manière précise et opportune. D’après mon expérience, si une feuille de temps contient des chiffres qui se terminent majoritairement par un 5 ou un 0, c’est que le membre de l’équipe les a inventés.
C’est en créant de bonnes habitudes que ces données seront collectées. Cela doit être ressenti comme une partie naturelle du processus et se produire à chaque fois sans faute.
Conclusion
Tous les chefs d’entreprise chevronnés vous diront que« vous ne pouvez pas gérer ce que vous ne mesurez pas ». C’est tout à fait exact.
Prendre le temps de collecter, de trier, de représenter graphiquement et d’analyser les points de données clés de votre entreprise est une étape essentielle pour assurer la santé et la croissance de votre entreprise.
Les données sur les performances aident les dirigeants à prendre des décisions éclairées. Sinon, vous ne faites que deviner.