Paul Sherfield antaa meille käytännön neuvoja siitä, miten voit parhaiten hallita oikoluku- ja hyväksymissykliä.

 

”Se ei näyttänyt tuolta näytölläni!” ”Se ei näyttänyt tuolta näytölläni!”
”En tiennyt, että minun piti tarkistaa kaikki uudelleen”
”Pomoni ei ymmärrä näitä asioita”
”Olet käyttänyt väärää tiedostoa!”
”Mitä minä tarkistan?”

Jos jokin tai kaikki näistä asiakkaiden kommenteista ovat tuttuja, lue lisää.

Onko teillä dokumentoitu todisteiden hyväksymisprosessi?

Nämä oudot ajat antavat meille kaikille aikaa pohtia kaikkia työmenetelmiämme, järjestelmiämme ja käytäntöjämme. Ovatko ne olleet sopivia tuotevalikoimaasi ja asiakastarpeisiisi? Ovatko ne edelleen ”parhaita käytäntöjä”, kun tämä nykyinen kriisi on ohi ja palaamme normaaliin tilanteeseen, jota meidän on ehkä vaikea tunnistaa?

Tuotanto- ja myyntitiimiesi olisi varattava aikaa oikoluvun tarkastamiseen ja siihen liittyvään hyväksymissykliin. Olisi myös hyödyllistä keskustella asiakkaidesi kanssa ja saada heidän näkemyksensä järjestelmästäsi tällä alalla.

Mihin tarkoitukseen vedos on tarkoitettu ja mitä osa-alueita asiakkaan olisi tarkistettava? Jos painotalo ei ilmoita tätä selkeästi, asiakas voi ymmärtää sen väärin, koska hän ei tiedä, mitä häneltä odotetaan. Ovatko oikovedosjärjestelmänne ja hyväksymissyklinne sopivia markkinoillenne ja tuotteisiinne, ja ymmärtävätkö asiakkaanne ne.

Oikaisu- ja hyväksymissyklin on oltava sopiva markkinoillesi, asiakkaillesi ja tuotteellesi. Monilla tuote- ja painomarkkina-alueilla, kuten verkkopainotuotteissa, käytetään pehmeää oikolukua, usein vain sisällön osalta. Toisilla markkinoilla, kuten pakkauksissa, etiketeissä ja korkeatasoisessa kaupallisessa painatuksessa, saatetaan tarvita useita värien ja sisällön oikoluku- ja hyväksymiskierroksia.

Ratkaisujasi ja järjestelmiäsi on siis mietittävä ja harkittava paljon, jotta ne vastaavat asiakkaidesi ja markkinoiden tarpeita.

Tämä alue voi aiheuttaa sekaannusta, virheitä ja jopa uudelleenkäsittelyä ja uusintapainoksia, ja taloudelliset tulokset voivat olla kiistanalaisia. Tämä ei ole tapa luoda hyviä asiakassuhteita!

Oletko siis varma, että todentamis- ja hyväksymisprosessisi ei edistä edellä mainittuja ongelmia?

Tarkastellaan, mihin proofeja käytetään, tässä tapauksessa sekä pehmeää, näytöllä tapahtuvaa proofausta että kovaa fyysistä proofausta; mustesuihku- ja painojälkiä tuotantopainokoneella.

  1. Värin hyväksyntä. Tällä alalla sekä kovia että pehmeitä vedoksia kutsutaan usein ”sopimusvedoksiksi”, koska niitä pidetään värimasterina, jota painotuotteen on vastattava. Joitakin aloja, joita kannattaa tarkastella ensin:
    • Ovatko kovat värivedokset varmennettu oikean värityönkulun mukaisesti? Onko jokaiseen vedokseen painettu tai liitetty ISO 12647-7 -standardin mukainen validointitarra, jossa tämä tieto annetaan asiakkaalle?
    • Annatko asiakkaalle ohjeet siitä, miten tätä todistusaineistoa voidaan tarkastella oikeissa D50:een perustuvissa valaistusolosuhteissa tai vaihtoehtoisesti esimerkiksi TL84:llä myymälässä?
    • Miten varmistat, että asiakkaasi näkevät värikontaktin pehmeät vedokset laajalla väriskaalalla, profiloiduilla ja väritarkoilla näytöillä, joissa on oikeat värinhallinta-asetukset?
    • Lähetättekö näiden pehmeiden vedosten mukana kansilehden, jossa kerrotaan, miten näitä tiedostoja, usein PDF-tiedostoja, voi tarkastella ja hyväksyä?
    • Onko asiakkaillasi oikea ohjelmisto PDF-vedosten katseluun ja kommentointiin?
    • Ymmärretäänkö edellä mainitut asiat, jos muut asiakkaasi organisaatiossa näkevät tai katsovat näitä todisteita?
  2. Sisällön hyväksyntä, sekä pehmeät että kovat vedokset:
    • Ymmärtävätkö asiakkaasi, että nämä vedokset ovat vain sisältöä varten, eivät tarkkaa värin hyväksyntää varten?
    • Ymmärretäänkö tämä, jos muut asiakkaasi organisaatiossa näkevät tai katsovat näitä todisteita?
    • Onko asiakkaillasi oikea ohjelmisto PDF-vedosten katseluun ja kommentointiin?
  3. Tarkistetut todisteet
    • Ovatko ne värillisiä, sisällöllisiä vai molempia?
    • Pitäisikö tarkastaa vain korjatut alueet vai kaikki elementit? Tämä riippuu korjauksen laajuudesta ja siitä, kuka sen on tehnyt, ja vaatimukset olisi tehtävä selväksi.
    • Dokumentoidaanko liitteenä olevalla kansilehdellä tämä hyväksymisprosessi ja sen vaihe, johon se on edennyt?

Hyväksymisprosessi

Oletetaan nyt, että todistusten tekniset osa-alueet, sekä kovat että pehmeät, on käsitelty ja korjattu ja että:

  1. Kaikissa fyysisissä värisopimusten vedoksissa on validointitarra, josta käy ilmi ISO 12647-7 -standardin noudattaminen sekä käytetty värinhallinnan työnkulku ja profiilit, ja lisäksi annetaan neuvoja katseluolosuhteista.
  2. Käytössä oleva todisteiden hyväksymisjärjestelmä.
  3. Pehmeät vedokset on merkitty selkeästi käyttötarkoituksen, värin ja monitorin värisäännösten mukaan tai vain sisällön mukaan.
  4. Tarkistetuissa todisteissa on ohjeet siitä, mitä asiakkaan on tarkistettava.

Mitä sitten on jäljellä?

Hallitse, missä vaiheessa sinä ja asiakkaasi olette hyväksymisprosessissa:

  • Onko kyseessä ensimmäinen, toinen, kolmas jne. todistuskierros? Miten tämä kirjataan ja hoidetaan, proof-lappuun, työpussissa?
  • Kuka tekee korjaukset, sinä vai asiakas, joka toimittaa uudet korjatut tiedostot?
  • Jos vastaus on myönteinen, minkälaista oikaisua he vaativat, alkaako hyväksymisprosessi uudelleen?
  • Asiakastiedostojen vanhempia versioita on hallinnoitava, jotta varmistetaan, ettei syntyisi sekaannuksia, joten tarvitaan versionhallintaa.
  • Asiakkaan lopullisen hyväksynnän on oltava selkeä ja dokumentoitu.
  • Jos lopullinen hyväksyntä edellyttää, että teette lisäkorjauksia, harkitsetteko asiakkaan ohjeista huolimatta uuden vedoksen toimittamista?
  • Miten kirjoittajien tekemien korjausten kustannukset lasketaan ja kirjataan?
  • Ilmoitetaanko asiakkaille näistä kustannuksista ennen niiden toteuttamista?
  • Pyydetäänkö asiakkaita hyväksymään korjauskustannukset kirjallisesti?

Muistakaa se vanha sanonta: ”Aina on aikaa uusintapainokselle!”.

Joitakin harkittavia toimia:

Kiinnitä D50-tarra fyysisiin sopimusvärikopioihin virheellisten katseluolosuhteiden osoittamiseksi; näitä voidaan käyttää uudelleen. Väärissä valaistusolosuhteissa katsottaessa tarroissa näkyy alla olevan kuvan mukaisia väriliuskoja. Kun niitä tarkastellaan oikeissa D50-valoissa, raitojen pitäisi olla tuskin näkyvissä.

https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/

 

Käytä hyväksyntätarroja/interaktiivisia PDF- tai word-dokumentteja hyväksyntää/kommentteja/korjauksia ja jatkotoimia/uusintatodistuksia jne. varten.

 

Tämä interaktiivinen lomake on ladattavissa, ja voit muokata sitä omiin tarpeisiisi. Se voidaan sisällyttää PDF-vedosten kansilehdeksi tai paperilomakkeeksi fyysisiä vedoksia varten. Verkkotodisteiden hyväksymisjärjestelmä olisi kuitenkin paljon avoimempi ja jäljitettävämpi myös fyysisten todisteiden osalta.

Monet ilmaiset PDF-katseluohjelmat eivät näytä monimutkaista graafista PDF-tiedostoa oikein värien tai sisällön osalta! Acrobat Professional on ”kultainen standardi”. Neuvo siis aina asiakkaita muiden PDF-ohjelmistojen katseluongelmista.