Nessan Cleary kertoo, miten johdon tietojärjestelmäohjelmistosta on tullut olennainen osa nykyaikaisen painotalon toimintaa, mutta sen menestys riippuu sen käyttöönotosta.
Johdon tietojärjestelmä (Management Information System, MIS) on luultavasti yksi monimutkaisimmista ohjelmistoista, joita useimmat painotalot kohtaavat. Aivan kuten eri painotalojen työskentelytavoissa ja niiden palvelemissa asiakkaissa voi olla valtavia eroja, ei myöskään ole olemassa yhtä ainoaa MIS-järjestelmää, joka toimisi kaikille saman tien. Tämän vuoksi on vaikea selvittää, mitä MIS-järjestelmällä voidaan tehdä ja mitä se voi maksaa. Ehkä parempi lähtökohta on kuitenkin kysyä, mitä oikein toteutettu MIS voi säästää?
MIS:ssä on kyse kahdesta erillisestä asiasta – liiketoimintatiedosta ja työnkulun automatisoinnista – ja näiden asioiden yhdistämisen pitäisi johtaa pienempään hukkaan ja siten suurempaan voittoon. Tämä pätee yhtä lailla pieniin kuin suuriinkin yrityksiin.
Kuvateksti: Kuten PrintIQ tässä osoittaa, käyttäjien olisi mieluiten voitava käyttää suurinta osaa MIS:n ominaisuuksista kannettavilta laitteilta, kuten kannettavilta tietokoneilta, tableteilta ja älypuhelimilta.
MIS-ohjelmistojen alkuperäisenä lähtökohtana oli antaa johdolle perusteellinen käsitys kaikista yrityksen kustannuksista ja ongelmista, jotta se voisi tehdä oikeita päätöksiä. Ainoa tapa todella ymmärtää kaikki tulot ja menot on käyttää keskitettyä järjestelmää, joka on yhteydessä kaikkeen saapuvista tilauksista kirjanpito-osaston saamien paperiliittimien määrään. Tämä tarkoittaa, että MIS-järjestelmän tärkein myyntivaltti ei ole niinkään itse ohjelmiston toiminnallisuus vaan tiimin taito integroida se muiden toimittajien ohjelmistoihin.
Tämä on loogisesti johtanut siihen, että MIS-järjestelmä on automaattisesti suorittanut joitakin muita järjestelmiä ja määrittänyt, miten eri työt työnnetään eri tuotanto-osastojen kautta. Tämä tarkoittaa enimmäkseen tuotannon työnkulkuja, ja teoriassa kuumaan kansioon perustuvan järjestelmän perustaminen voisi myös mahdollistaa töiden automaattisen siirtämisen prosessista toiseen. MIS-järjestelmä tekee kuitenkin paljon muutakin. Se soveltaa automaattisesti kaikkia työlipun tietoja tarvittaessa tulostukseen, viimeistelyyn tai laskutukseen ilman virheitä tai päällekkäisyyksiä. Lisäksi se kerää tietoja, joiden perusteella voidaan laatia raportteja siitä, miten liiketoiminta sujuu, ja se voi käynnistää toimia muualla, kuten tilata tarvittaessa lisää substraatteja, sekä ilmoittaa ongelmista, kuten jos jokin tietty kone tarvitsee odotettua enemmän huoltoa tai jos työt viivästyvät jossakin prosessissa.
Kuvateksti: Kuten tässä PrintIQ:lta saadussa kuvassa, MIS:n pitäisi pystyä näyttämään yleiskatsaus kaikkien käynnissä olevien töiden tilasta.
Modulaarinen arkkitehtuuri
Useimmissa MIS-järjestelmissä on perusominaisuudet sekä useita valinnaisia moduuleja, jotta painotalot voivat räätälöidä MIS-järjestelmän omien tarpeidensa mukaan. Vaikka useimmat MIS-järjestelmät toimivat eri tulostusaloilla, useimmilla suurten formaattien käyttäjillä on erityisvaatimuksia, varsinkin jos tulostetaan myös tekstiileille. Tämä tarkoittaa ainakin sitä, että on otettava huomioon käytössä olevat suuret alustakoot sekä rullien että jäykkien materiaalien osalta. MIS-järjestelmän olisi myös tuettava suurkuvatulostuksessa yleisesti käytettyjä erilaisia viimeistelytapoja, kuten leikkaamista digitaalisella leikkuupöydällä tai reitittimellä sekä saumausta, hitsausta, silmukointia ja niin edelleen.
Jokaisen MIS-järjestelmän perusominaisuus on kyky arvioida työtehtäviä ja lähettää tarjouksia töistä. Tämä tarkoittaa sitä, että on pystyttävä ottamaan huomioon kaikki asiaankuuluvat kustannukset, mukaan lukien raaka-aineet ja henkilöstön työpanos sekä käytettävien laitteiden käyttökustannukset ja poistot, ja määrittämään kohtuullinen kate kullekin työlle. Joissain tapauksissa työn tuottamiseen voi olla useita eri tapoja, joilla on erilaisia vaikutuksia kustannusarvioon.
Kuvateksti: Monivuotisen tietojärjestelmän pitäisi tukea jengityöskentelyä, kuten tässä näkyy Tharsternin monivuotisessa tietojärjestelmässä.
Arviointimoduulin pitäisi olla tiiviisti sidoksissa suunnittelu- ja aikataulutusominaisuuteen, koska haluat, että MIS valitsee tehokkaimman tuotantotavan, kun se aikatauluttaa työt kyseiselle työvuorolle, mutta menetät rahaa, jos arviossa oletetaan halvempi tuotantomuoto. Ihannetapauksessa aikataulutuksen olisi oltava dynaaminen, ja sen olisi voitava päivittyä automaattisesti uusien töiden huomioon ottamiseksi sitä mukaa, kun niitä tulee, niiden vaadittujen toimituspäivien ja muiden töiden kanssa saavutettavien synergioiden perusteella.
Tämä puolestaan edellyttää, että MIS-järjestelmässä on joko oma impositio- ja jengausmoduuli tai että se on tiiviisti kytketty siihen ohjelmistoon, joka sinulla on tätä varten. Tämä on erityisen tärkeää suurikokoisissa töissä, joissa on melko tavallista, että useat työt yhdistetään samoille levyille kustannusten säästämiseksi, ja monissa näistä töistä on epäsäännöllisiä muotoja, jotka on yhdistettävä toisiinsa. On sanomattakin selvää, että järjestelmän pitäisi pystyä erottamaan eri asiakkaiden työt toisistaan. Yhtä tärkeää on, että saman asiakkaan työt voidaan jakaa eri osiin, esimerkiksi vähittäiskauppias saattaa haluta samantyyppisen näytön, mutta se on jaettu eri myyntiyksiköihin, joilla saattaa olla eri kokoisia vaatimuksia. Näiden töiden yhdistäminen säästää aikaa ja raaka-ainekustannuksia, mutta järjestelmän on kyettävä erottamaan ne toisistaan toimitusta ja laskutusta varten.
CRM-moduulin avulla myyntihenkilöstön olisi voitava pitää yhteyttä asiakkaisiin, muuttaa tarjoukset tilauksiksi ja seurata tilausten edistymistä. Vähintäänkin tämän pitäisi tarkoittaa, että toimitettavaksi tulevan taideaineiston jäljittämistä ja sen varmistamista, että kaikki hyväksyntäkierrossa mukana olevat ovat allekirjoittaneet vedokset.
Useimmissa monitietojärjestelmissä on sähköisen kaupankäynnin moduuli, vaikka on esitetty väitteitä siitä, että oma Web-to-Print-ohjelma voisi olla sopivampi. Se riippuu kunkin yksittäisen yrityksen laajuudesta ja asiakastyypistä, jota palvelette. Jotkin laajakuvatoimialat ovat osa laajempaa kaupallista painoryhmää tai saattavat luottaa siihen, että asiakkaat tekevät kertatilauksia ja maksavat luottokortilla, kun taas toiset haluavat ehkä vain antaa vakioasiakkaille mahdollisuuden tehdä toistuvia tilauksia tilille. Variaatioita on niin paljon, että Web-to-Print-toiminnoista tarvitaan erillinen artikkeli.
Kuvateksti: Dataline MultiPress on MIS/ERP-ohjelmisto graafisen tuotannon yrityksille. Se yhdistää kaikki hallinnolliset, kaupalliset, taloudelliset ja logistiset liiketoimintaprosessit sekä tuotannon ja raportoinnin yhteen tehokkaaseen MIS/ERP-järjestelmään.
MIS-järjestelmään pitäisi sisältyä jonkinlainen varastonhallinta, jolla varmistetaan, ettei tulevia töitä varten tarvittavia tuotteita, kuten tiettyä substraattia, lopu kesken, ja että säännöllisiä tuotteita, kuten laitteiden huolto-osia, ostetaan ajoissa, jotta vältetään viime hetken paniikki. Ihannetapauksessa tämän pitäisi ulottua myös oman toimitusketjun hallintaan, jotta ymmärrät substraattien kustannukset ja voit hyödyntää suurhankintoja tai muita tarjouksia.
Kun on kyse toimituksesta, MIS:n pitäisi ainakin pystyä luomaan toimitusilmoitus. Jotkin niistä myös varaavat toimituksen kuriiri- tai postitusyritykseltä, ja jotkin menevät vielä pidemmälle ja ovat suoraan yhteydessä eri kuriirifirmojen järjestelmiin selvittääkseen kustannustehokkaimman toimitustavan asiakkaan vaatimusten perusteella, myös silloin, kun työn eri osat on lähetettävä eri paikkoihin.
Useimmissa MIS-järjestelmissä on myös kirjanpitomoduuli, mutta yleisempää lienee integroida ne kirjanpito-ohjelmistoon, varsinkin kun otetaan huomioon, että useimmat kirjanpito-ohjelmistot ovat varsin vakiintuneita.
Lopuksi voidaan todeta, että vaikka useimmat MIS-toimittajat markkinoivat ohjelmistojaan nykyään osana tuotannon työnkulkua, MIS:n todellinen arvo piilee kyvyssä tunnistaa yrityksen vahvuudet ja heikkoudet. Viime kädessä MIS:n pitäisi maksaa itsensä takaisin auttamalla karsimaan hukkaa ja tuottamaan töitä tehokkaammin.