Se parantaa tehokkuutta, alentaa kustannuksia, nopeuttaa tuotekehitystä ja antaa yrityksille mahdollisuuden keskittyä ”ydinosaamiseensa”.

Ulkoistaminen on monille ihmisille pelottava asia. Tämä uusi liiketoimintamalli, joka on otettu käyttöön maailmanlaajuisesti sekä yksityisellä että julkisella sektorilla, tarjoaa kuitenkin monia etuja. Sen avulla organisaatio voi saavuttaa liiketoimintatavoitteet, luoda lisäarvoa, hyödyntää resurssipohjaa ja vähentää riskejä. Toisin sanoen yksittäisistä kohteista aina järjestelmien hallintaan asti ulkoisten palveluntarjoajien käyttäminen antaa työn ulkoistavalle yritykselle tai organisaatiolle (”asiakkaalle”) mahdollisuuden keskittyä siihen, mitä se osaa parhaiten.

Ongelmat johtuvat hallintokäytäntöjen puuttumisesta tai puutteellisuudesta.

Vaikka ulkoistamisen yleinen yleinen stereotypia saattaa olla taloudellisten säästöjen saavuttaminen hyödyntämällä edullisempaa työvoimaa toisessa maassa (ns. ”offshoring”), ulkoistaminen voi olla sekä kotimaista että ulkomaista. Ulkoistaminen voi myös antaa asiakkaalle mahdollisuuden käyttää asiantuntemusta ja tuottavuutta, jota ei ole saatavilla yrityksen sisällä. Kun osaamis- tai tuotantovaje on olemassa (usein tietotekniikan alalla) ja palveluntarjoaja voi tarjota ratkaisun, ulkoistamisratkaisu voi vastata molempien osapuolten tarpeisiin.

Aiheeseen liittyvät tilastot avaavat silmät. Tilintarkastus- ja konsultointiyritys Deloitte julkaisi hiljattain maksuttoman vuoden 2014 maailmanlaajuisen ulkoistamis- ja sisäistämistutkimuksen, jossa käsitellään poliittisia vaikutuksia, sääntelyä, ulkoistamiskohteita, teknologiaa ja toimittajahallintaa. Esimerkiksi verkkokursseja tarjoava udemy.com-alusta julkaisi paljastavia tilastoja vuodelta 2013. Tuona vuonna 43 prosenttia IT-alasta oli ulkoistettu. Seuraavana vuonna luku nousi 60 prosenttiin.

Deloitte ennustaa myös, että ulkoistaminen kasvaa edelleen 12-26 prosentin vauhtia kaikissa analysoiduissa toiminnoissa.

Mittakaavaedut

Vaikka ulkoistamisen ”isä” saattaa hyvinkin olla 1800-luvun alun brittiläinen taloustieteilijä David Ricardo ja hänen ”suhteellista etua” koskeva talousperiaatteensa, vasta vuonna 1989 kuvantamisratkaisuja valmistava Eastman Kodak ryhtyi siihen aikaan vallankumoukselliseen askeleeseen ja ulkoisti tietotekniikkajärjestelmänsä.

Siihen asti ihanteellinen liiketoimintamalli oli suuri ja hyvin integroitunut yritys, joka omisti, hallinnoi ja valvoi suoraan omaisuuttaan. Suuryritykset eivät kuitenkaan kyenneet kilpailemaan maailmanlaajuisesti, koska paisuneet hallintorakenteet estivät joustavuuden. Monipuolistamisesta tuli huuto, jolla pyrittiin laajentamaan yritysten perustaa ja hyödyntämään mittakaavaetuja. Monien suuryritysten kohdalla tämä johti strategiaan, jossa keskityttiin ydinliiketoimintaan ja -osaamiseen ja määritettiin, mikä oli yrityksen tulevan kasvun kannalta ratkaisevaa ja mikä ei.

Riskien ja palkkioiden arviointi

Ulkoistaminen saattaa vaikuttaa ihanteelliselta ratkaisulta yrityksille, jotka haluavat pitää yleiskustannukset mahdollisimman alhaisina ja henkilöstön määrän alhaisena, mutta siinä on myös vaaroja, joita on syytä välttää.

Ulkoistamisen hyviä ja huonoja puolia on tutkittu monissa tutkimuksissa. Booz Allen Hamilton, johtava johtamis- ja teknologiakonsulttiyritys, julkaisi vuonna 2014 raportin, jossa kuvailtiin ”perinteisen ulkoistamisen vaihtelevaa tilannetta”. Siinä kuitenkin huomautettiin: ”Säästöt johtuvat yleensä siitä, että ulkoistamisen toimittajalla on käytössään halvempi ja joustavampi työvoima sekä uusin ja tehokkain teknologia. Organisaatiot väittävät saavuttavansa keskimäärin 15 prosentin kustannussäästöt ulkoistamisen avulla.”

Datamark Incorporated, joka tarjoaa yritysten sisällönhallintapalveluja Fortune 500 -yrityksille, tukee näitä väitteitä. Vuonna 2014 julkaistussa valkoisessa kirjassaan se teki yhden ja useamman vuoden kustannusanalyysejä ”yksittäisten kohteiden” liiketoimintaprosessien ulkoistamispäätöksistä. Datamark löysi edustavan otoksen tutkituista yrityksistä, ja yhden vuoden kustannusanalyysin perusteella kustannussäästöjä kertyi 31 prosenttia, kun taas saman otoksen kolmen vuoden tutkimus osoitti 33 prosentin säästöjä. Tämä merkitsee selvästikin erittäin merkittävää menojen vähenemistä joillekin yrityksille ja antaa muillekin kannustimia seurata tätä houkuttelevaa liiketoimintamallia.

Miten ISO voi auttaa

ISO 37500:ssa käsitellään ulkoistamisjärjestelyjen joustavuutta.

Ulkoistamista käsittelevän hankekomitean ISO/PC 259:n väistyvä puheenjohtaja Adrian Quayle ja Tata Consultancy Servicesin tohtori Gargi Keeni puhuivat ISOfocukselle. Quayle selitti, että oli käynyt ilmeiseksi, että standardien laatijoiden oli puututtava tähän liiketoimintakäytäntöön liittyviin kysymyksiin. ISO/PC 259 luotiin vastauksena ulkoistamisen alkuvaiheessa kehittyneisiin monenlaisiin menetelmiin. Ne olivat ajan mittaan muuttuneet kattamaan samankaltaisia prosesseja ja aiheita. Alankomaalaisen standardointielimen NEN:n tekemän yleiseurooppalaisen tutkimuksen perusteella ehdotettiin kansainvälisen ISO-standardin laatimista.

Ulkoistamisen ammattilaiset kaipasivat yhteistä sanastoa kaikille toimialoille, mukaan lukien tyypilliset ulkoistamiskäsitteet, jotta kaikki ulkoistamisen elinkaaren hallintaan osallistuvat sidosryhmät ymmärtäisivät paremmin ulkoistamisen elinkaaren.

Tämä johti lopulta ISO 37500:2014-standardin ( Ulkoistaminen) laatimiseen ja julkaisemiseen. Standardin laatijat olivat kokeneita hankinnan ja ulkoistamisen ammattilaisia, jotka olivat mukana maailmanlaajuisissa sopimuksissa. Suurta vaivaa nähtiin sen varmistamiseksi, että standardi tarjoaa yleisen ja toimialariippumattoman perustan, jotta sitä voidaan tulevaisuudessa täydentää ja räätälöidä toimialakohtaisten tarpeiden mukaan.

Yhteistyöhenki

Tohtori Keeni oli yksi tärkeimmistä asiantuntijoista, joita kutsuttiin apuun. Kuten hän kertoi meille: ”Oli haasteellista sovittaa yhteen kaikkien sidosryhmien, julkisen ja yksityisen sektorin, näkemykset.” Hän kuitenkin kehui kaikkien yhteishenkeä, joka oli avainasemassa ratkaistaessa ristiriitaisia näkemyksiä monimutkaisista vaatimuksista, erityisesti siitä, pitäisikö innovointi ja jatkuva parantaminen ottaa huomioon elinkaaren aikana vai pitäisikö sopimusvaatimusten noudattamatta jättäminen asettaa etusijalle.

Quayle puolestaan selitti: ”Sen lisäksi, että tiimi keskittyi yhteisiin prosesseihin ja parhaisiin käytänteisiin, jotka takaavat menestyksen, se asetti myös hallintotavan standardin ytimeen. Kokemus on osoittanut, että monet ongelmat johtuvat hallintokäytäntöjen puuttumisesta tai puutteellisuudesta.”

ISO 37500 -standardissa käsitellään ulkoistamisjärjestelyjen joustavuutta ja liiketoiminnan muuttuvien vaatimusten huomioon ottamista. Ulkoistamiseen liittyvät riskit otetaan huomioon, jotta molempia osapuolia hyödyttävät yhteistyösuhteet olisivat mahdollisia.

Kaikki ulkoistamisalan toimijat kutsuttiin osallistumaan standardin laatimiseen. Vaikka asiakirja on hyvin pitkälti alakohtainen ja käsittelee ulkoistamista organisaation koosta riippumatta, useiden eri toimialojen, kuten valmistusteollisuuden ja tietotekniikan mahdollistamien palvelujen (ITeS) asiantuntijoiden keräämät kokemukset olivat erittäin arvokkaita standardia laadittaessa. Ei ole epäilystäkään siitä, että kun ISO 37500:n suosio ja vetovoima lisääntyvät, yhä useammat alat osallistuvat ja tarjoavat tietotaitoaan standardin seuraavaa tarkistusta varten.

Tulevaisuus näyttää valoisalta

Viimeisten 25 vuoden aikana ulkoistamisala on kasvanut tyhjästä usean miljardin Yhdysvaltain dollarin liiketoiminnaksi maailmanlaajuisesti. Tämän vuoksi ISOn on laajennettava toimintaansa, jotta se voi kattaa ulkoistamisen lukemattomat toteutustavat.

Ulkoistamisen lupaamat mittakaavaedut, taloudelliset edut sekä joustavuus ja tuottavuuden lisääntyminen ovat kuumaa tavaraa tulevina vuosina, sillä ulkoistamisen lisääntyminen vaikuttaa kaikkiin yhteiskunnan osa-alueisiin.

Alun perin ulkoistaminen keskittyi hyvin transaktionaalisiin back-office-prosesseihin tai ei-kriittisiin palveluihin, mutta nykyään se kattaa myös strategisia toimintoja, ja jotkut yritykset ulkoistavat kokonaisia arvoketjun osia.

Mitä tulevaisuus tuo tullessaan? Kun ulkoistaminen leviää räjähdysmäisesti kaikkialla maailmassa, esiin nousee väistämättä kysymyksiä, joita ei ole vielä syntynyt. ISOn tehtävänä on tällöin seurata kehitystä ja suuntauksia ja luoda standardoituja ratkaisuja, joiden avulla kaikki sidosryhmät voivat kiertää tai ylittää esteet, jotka estävät heidän tiensä.