Miksi töiden määrittely on tärkeää painotalon johtamisessa?

Nessan Cleary keskustelee töiden erittelyn tärkeydestä ja sen merkityksestä painotalojen menestykselle.

Monet kirjapainot eivät ymmärrä, miten tärkeää on arvioida työ oikein tarjousta annettaessa, tai miten paljon taitoa tarvitaan kaikkien huomioon otettavien tekijöiden määrittelyssä.

On perusteltua, että rajoitut tarjoamaan vain vakiotuotevalikoimaa, kuten julisteita tai bannereita, ja pyydät asiakkaita vain valitsemaan koon ja määrän. Tämän lähestymistavan avulla voit laatia vakiohinnaston, jolloin asiakas tietää tarkalleen, kuinka paljon hänen tilauksensa maksaa, ja sinä tiedät tarkalleen, mikä on voittomarginaali näistä töistä. Tämä tarkoittaa myös sitä, että sinun tarvitsee varastoida vain vakiomäärä materiaaleja ja tarvikkeita, mikä helpottaa huomattavasti varastonhallintaa.

Suurkuvatyöt ovat kuitenkin usein lyhytaikaisia, räätälöityjä töitä, joissa on suuria vaihteluita tilauksesta toiseen. Tällaiset työt on eriteltävä yksityiskohtaisesti, jotta voidaan laatia kustannusarvio ja tarjous, jossa on liikkumavaraa ja joka mahdollistaa kohtuullisen voittomarginaalin. Mitkä tekijät olisi siis otettava huomioon?

Ehkä tärkeintä on se, miten arvostat omaa työtäsi ja millaisen voittomarginaalin haluat asettaa kullekin työlle. Houkutus on minimoida kustannukset, jotta voit voittaa töitä, mutta yritys ei selviä, jos et tee kunnon voittoa kustannusten kattamisen lisäksi. Samoin liian korkea hinta saa asiakkaat lähtemään muualle. Hinnoittelu riippuu siis viime kädessä siitä, mitä arvoa tarjoat asiakkaille. Siihen ei kuulu kunnollinen tulostuslaatu tai loistava palvelu, koska asiakkaat odottavat niitä itsestäänselvyytenä, ja kaikki kilpailijat väittävät myös tarjoavansa näitä asioita. Mutta mikä tahansa onkaan USP:si, se määrittää voittomarginaalin. Kaikki muu voidaan helposti laskea sinulle aiheutuvien kustannusten perusteella.

Aloitetaan itse painatuksesta. Monissa painotaloissa on useita koneita, joista monet näyttävät pystyvän samanlaisiin töihin, jos käytössä on useita taso- tai rullapainokoneita. Käytännössä operaattoreilla on kuitenkin hyvin selkeä käsitys siitä, mitkä koneet soveltuvat parhaiten tiettyihin töihin, esimerkiksi siksi, että yksi rullalevy on tiettyä alustaa hankalampi kuin toinen, tai että yksi tasotulostin tuottaa parempia ihon sävyjä kuin toinen. Kaikkiin näihin eri koneisiin liittyy kuitenkin erilaisia kustannuksia. Käytetty tulostustapa vaikuttaa myös tulostukseen kuluvaan aikaan. On siis tärkeää, että asiakaspalveluhenkilöstö, joka laatii kustannusarvion, ja tuotantohenkilöstö, joka itse asiassa suorittaa työn, kommunikoivat hyvin keskenään, jotta voidaan varmistaa, että kustannusarvio vastaa tuotantoa.

Sinun on myös otettava huomioon tietyn tulostimen mahdollisesti aiheuttamat jätemateriaalit, kuten rullan etureunaan käytetyn materiaalin määrä, jota käytetään rullan kierteittämiseen kelalle. Tämä saattaa kuulostaa vähäpätöiseltä määrältä, mutta jos häviät rutiininomaisesti muutaman metrin jokaisen rullan alussa ja lopussa, tämä summa kasvaa.

Kaikki mustesuihkutulostimet on puhdistettava jonkin verran, jotta suuttimet eivät tukkeudu. Tämä saattaa tarkoittaa vain päiden pyyhkimistä manuaalisesti jokaisen työvuoron alussa tai lopussa. Se voi kuitenkin tarkoittaa myös sitä, että tulostimen on pysähdyttävä koko työvuoron ajaksi puhdistamaan päät, mikä lisää tuotantoaikaa, ja tulostin saattaa käyttää tietyn määrän mustetta puhdistusrutiiniensa yhteydessä, mikä lisää koneen käyttökustannuksia.

Toinen huomioon otettava asia on tulostimen energiankulutus. LED-lampuilla varustetun UV-tulostimen energiakustannukset ovat suhteellisen alhaiset, mutta elohopealampuilla varustettua UV-tulostinta on pidettävä valmiustilassa, jotta lamput ovat valmiina kovettumaan. Samoin tulostin, jossa käytetään vesipohjaisia painovärejä, kuten hartsia tai lateksia, vaatii paljon energiaa tulosteiden kuivaamiseen.

Kulutustarvikkeet

Käytettävä substraatti on yksi suurimmista kustannuksista kaikissa töissä, ja monet asiakkaat saattavat haluta vaihtoehtoja eri materiaaleilla riippuen siitä, mitä he haluavat saavuttaa ja kuinka hintatietoisia he ovat. Pitäisi olla suhteellisen helppoa laskea, kuinka monta neliömetriä tarvitset tiettyä materiaalia tiettyä työtä varten, kunhan muistat, että sinun on otettava huomioon koko arkki tai leveys, mukaan lukien mahdolliset katkaisut. Joihinkin töihin saatetaan tarvita myös lisämateriaaleja, kuten laminaattia tai silmukoita.

Sitten on myös niitä töitä, jotka koostuvat useista pienemmistä osista, jotka voidaan liittää yhteen tai sijoittaa toisiinsa. Mitä tehokkaampaa yhdistelyä käytetään, sitä vähemmän mediaa menee hukkaan, joten tämä olisi otettava huomioon tarjouksessa.

Useimmat RIP-ohjelmistot kertovat, kuinka paljon mustetta on käytetty tietyssä työssä, ja tämän perusteella pitäisi olla mahdollista laskea keskimääräinen mustekulutus neliömetriä kohti kunkin käytettävissä olevan tulostimen osalta. Tämä voi vaihdella eri tulostustilojen välillä, sillä korkeamman laadun tilat, joissa käytetään enemmän läpimenoja, kuluttavat enemmän mustetta. Kaikki erikoismusteet, kuten valkoinen, neonvärit tai metallivärit, maksavat myös enemmän kuin tavalliset prosessivärit. Onneksi jotkin RIP-ohjelmat pystyvät arvioimaan, kuinka paljon muste kuluu työhön ilman, että mitään tulostetaan.

Sinun on luonnollisesti otettava huomioon myös kiinteät kustannukset, joihin voivat kuulua toimitilojen vuokra sekä lämmitys- ja valaistuskustannukset, ajoneuvojen leasing- ja huoltokustannukset sekä tietenkin henkilöstön palkat ja toimiston hallinto- ja henkilöstökustannukset. Jokaiseen kustannusarvioon on sisällytettävä maksu näiden piilokustannusten kattamiseksi.
Sitten on vielä toteutus. Teidän on ehkä myös asennettava työ, mikä saattaa tarkoittaa ulkoistamista urakoitsijalle. Saatat jopa joutua purkamaan työn, kun se on valmis, ja hävittämään materiaalit.

Jotkut painotalot saattavat myös harkita kunkin työn ympäristökustannusten tai -jalanjäljen laskemista. Tämä ei ehkä ole yleinen käytäntö, kun laaditaan kustannusarviota tai määritetään, miten työ tulostetaan, mutta tulevaisuudessa sen merkitys todennäköisesti kasvaa, kun yhä useammat asiakkaat huomaavat, että heidän on otettava huomioon ympäristöjalanjälkensä. Jos käytät jonkinlaista hiilidioksidipäästöjen kompensointijärjestelmää, myös se on sisällytettävä tähän.

Yhteenvetona voidaan todeta, että minkä tahansa yrityksen on ehdottoman tärkeää pystyä sekä valvomaan kustannuksia että suunnittelemaan todennäköisiä voittoja. Työtehtävien asianmukainen määrittely on siis tärkeä osa tätä, sillä se auttaa välttämään ikäviä yllätyksiä, kun lasket kustannukset yhteen töiden tuottamisen jälkeen.