Tässä FESPAn kahvitaukojuhlassa kokosimme yhteen kaksi henkilöä, joilla on laaja tietämys ja kokemus PDF-työnkuluista, laajentamaan tietämystään esipainosta ja siitä, miten se on parasta toteuttaa tuottavuuden maksimoimiseksi.

 

Juontaja: Graeme Richardson-Locke: Teknisen tuen johtaja, FESPA. Graemella on 35 vuoden kokemus alalta. Hän aloitti oppisopimuskoulutuksessa ja eteni useissa johtotehtävissä ennen kuin hän siirtyi FESPAan nykyiseen tehtäväänsä. Hän on myös Academy of Screen and Digital Printing Technologiesin jäsen.

Asiantuntijat:

Malcolm McKenzie: Malcolm tuli yritykseen 15 vuotta sitten. Hänellä on kokemusta PitStop Prosta, Enfocuksesta ja Switchistä. Hän on erikoistunut auttamaan kirjapainoja ja luovan työn tekijöitä lisäämään tuottavuuttaan soveltamalla ohjelmistotuntemusta heidän ongelmiinsa.

Andrew Bailes-Collins: Andrew Bates-Colles: Andrew Bates-Colles on Enfocuksen vanhempi tuotepäällikkö, jolla on laaja kokemus tietokoneohjelmistoalalta, ja hänellä on kokemusta tulostuksen hallinnasta, digitaalisesta tulostuksesta, PDF:stä, esipainotyön työnkulusta ja mobiilisovelluksista.

Graeme Richardson-Locke: Kun tarkastellaan erikoispainotekniikoita käyttävien yritysten digitalisoitumista, suunnittelusta ja pöytäjulkaisemisesta alkanut kehitys on edennyt digitaalisiin painokoneisiin ja viimeistelyyn. Näiden perinteiseen tuotantoon kohdistuneiden häiriöiden rinnalla kehittyi myös web-to-print ja sen tarjoamat mahdollisuudet ohjata tilauksia, jotka on selkeästi suunnattu tiettyihin tuotteisiin. Kun verkkotilaaminen on helppoa, asiakkaat voivat nyt saada työn tehtyä murto-osassa aiemmasta ajasta. Nyt on aika miettiä, miten toistuvien tehtävien automatisointi ja työnkulkujen rakentaminen tekevät vaikutuksen asiakkaisiin, lisäävät läpimenoa ja vähentävät hävikkiä.

Onko ohjelmistojen automatisointi merkityksellistä sekä pienille että suuremmille kirjapainoille?

Malcolm: Jos tarkastelemme ensin pienempiä asiakkaita, kaikilla on samankaltaisia ongelmia, jotka liittyvät henkilöstön ja taitojen saamiseen sekä kykyyn reagoida asiakkaisiin ajoissa. Kaikki tietävät painomaailmassa, että perjantai-iltapäivänä kello neljä on yleensä se hetki, jolloin kaikki työt saapuvat.

Kun painosmäärät pienenevät ja asiakkaiden odotukset kasvavat, automaatio on oikea tapa kasvattaa tuotantoa riittävän nopeasti. Se vapauttaa työntekijät tekemään muutakin kuin vain avaamaan PDF-tiedoston, katsomaan sitä ja tekemään ehkä pieniä muutoksia. Nämä ovat asioita, jotka voivat avata tulostamoille mahdollisuuden parempiin kokemuksiin itselleen ja asiakkailleen.

Yksi suurimmista ongelmista, joita kaikilla on mittakaavasta riippumatta, on se, miten tiedostoja tulee ja miten niihin reagoidaan ajoissa. Emme puhu mistään hirveän monimutkaisesta, mutta useimmat laajakuvatulostamot näkevät sähköposteja, joihin on liitetty tiedostoja tai jotka tulevat WeTransferin kautta, mikä tarkoittaa, että jonkun on avattava se, haettava tiedosto, ladattava se, nimettävä se uudelleen ja laitettava se kansioon. Jos yrityksellä on 20 000 kappaleen painosmäärä, mutta se on sekoitettu 10 eri erään, se on valtava logistinen ongelma – tiedostojen siirtely, niiden laittaminen oikeisiin kansioihin, viestinnän järjestäminen – se on hyvin aikaa vievää, ja se ei tuota voittoa.
Jälleen kerran, emme puhu varsinaisesti esilennättämisestä emmekä varsinaisesti tee mitään sellaisenaan PDF-tiedostoille. Kyse on vain tiedoston hankkimisesta ja tulostettavan tuotteen nopeasta tulostamisesta ja vastaamisesta asiakkaalle.

Silloin voit automatisoida paljon työnkulun toistuvia osia, ja se on aluksi yksinkertaista. Ongelmana on tiedostojen toimittaminen lehdistölle.

Andrew: Kun puhut työnkulusta, ajattelet perinteisiä painatuksen esikäsittelyn työnkulkuja: PDF-tiedosto syötetään yhteen päähän, ja sitten se toimitetaan painokoneelle, levytyskoneelle tai filmisovittimelle.

Automaatiolla tarkoitetaan tehtävien ja asioiden ottamista yrityksessä tapahtuvaksi. Ei välttämättä vain esipainatusta ja asioita, jotka tehdään tällä hetkellä manuaalisesti – ne ovat alttiita virheille, ja niitä varten tarvitaan henkilö, joka tekee ne. Tarkoitamme näiden prosessien automatisointia, jotta ihmisen ei tarvitse tehdä niitä. Se voi olla sitä, mistä juuri puhuin esipainon yhteydessä, mutta se voi olla myös paljon muuta.

Suuremmilla yrityksillä on yleensä enemmän ”leluja”. Niillä on MIS-järjestelmä, web-to-print-järjestelmä, erilaisia tulostuskoneita ja erilaisia RIPS-järjestelmiä. Automaation tehtävänä ei ole vain tiedostojen käsittely ja hallinta, vaan myös liitettävyys. Se on liima, jonka avulla nämä laitteet voivat keskustella keskenään ja automatisoida koko liiketoimintaa yleisesti. Haet tiedot MIS-järjestelmästä, käsittelet PDF-tiedoston näiden tietojen perusteella ja syötät tuloksen takaisin MIS-järjestelmään, jota voidaan käyttää esimerkiksi kustannuslaskentaan. Se on sama konsepti, mutta laajemmassa mittakaavassa.

Mitä työkaluja on saatavilla? Ja kannattaako automaattinen tiedostojen tarkastus aloittaa ennen automatisoinnin muihin osa-alueisiin siirtymistä.

Malcolm: Useimmilla ihmisillä on jo kokemusta tiedostojen tarkistamisesta, koska heillä on käytössään PitStop-lisenssi. Me Andrew’n kanssa tuomme sen etualalle.
Esilentojen lisäksi voit tehdä muitakin asioita. Automatisoimalla pienemmät ja suuremmat yritykset voivat löytää uusia väyliä ja uusia työmahdollisuuksia, joita ne eivät muuten voisi tehdä. Preflighting, korjaukset – nämä ovat edelleen asioita, joita ihmiset hieman pelkäävät, ja siksi yritämme demystifioida niitä ja auttaa heitä ja muotoilla niitä niin, että ne toimivat heidän kannaltaan.

Andrew : Yritysten tulisi keskittyä siihen, mistä ne saavat eniten hyötyä, ja jatkaa siitä eteenpäin, sillä kun ensimmäinen este on ylitetty, luottamus kasvaa, alkaa nähdä, että se toimii, ja alkaa nähdä arvon.

Kuten Malcolm sanoi, tiedostojen tarkistaminen on suuri ongelma. Viimeisten 15 vuoden aikana olen kuullut ongelmasta, jossa asiakas lähettää tiedoston, eikä asiakkaalle vastata vasta kuuteen, kahdeksaan tuntiin tai jopa seuraavaan päivään. Se on huonoa asiakaspalvelua.

Jos voit palata parin minuutin kuluttua, se on loistavaa. Silloin sinulla on aikaa tehdä päätöksiä ja keskustella asiakkaan kanssa aikatauluista ja kustannuksista. Ongelma ei ole siinä, kuinka kauan tehtävän suorittaminen kestää, vaan siinä, että joku ehtii avata tiedoston manuaalisesti ja tarkistaa sen. Jos sinulla on ohjelmisto, joka voi tehdä sen, voitat.

Yhtälön toinen osa on se, että sen sijaan, että muutama operaattori avaisi jokaisen tiedoston, tarkistaisi sen ja tekisi korjauksia, voit käyttää palvelinpohjaista tuotetta, joka tarkistaa tiedostot automaattisesti puolestasi, jolloin yleensä 80 prosenttia niistä hyväksytään. Tämä on 80 prosenttia tiedostoista, joihin painatuksen esikäsittelytiimin ei tarvitse puuttua.

Mitä taitoja tarvitaan, jotta projekti saadaan liikkeelle? Tarvitsevatko tulostajat koodaustaitoja, ja jos tarvitsevat, kuinka paljon he osaavat niitä tulostustekniikan asiantuntijoina ja kuinka paljon he tarvitsevat uusia taitoja?

Malcolm: Enfocus ja Switch on suunniteltu orgaaniseksi, ja se kasvaa oppimisen myötä. Oppiminen on tärkeää, ja jos ehdottaisin ihmisille, miten he oppivat ohjelmistosta, neuvoisin heitä menemään Enfocus-foorumeille, koska siellä käyttäjät puhuvat siitä. Siellä näet kaikki ratkaisut ja innovatiiviset asiat, joita ihmiset tekevät automaation avulla.

Jokaiseen organisaatioon tarvitaan henkilö, joka rakastaa tuotetta ja näkee tulevaisuuteen. Jos olet johtaja- tai omistajatasolla, sinun on annettava henkilöstöllesi aikaa. Et voi vain sanoa: ”Koska kyse on painatusvalmistuksesta, annamme sen vain painatusvalmistuksen tehtäväksi.” Silloin tämä ihmisparka, joka ei ole koskaan joutunut käsittelemään logistiikkaa, tuntee todennäköisesti olevansa hieman pihalla.

Ohjelmiston omistaminen edellyttää yhdistelmää, jossa on esipaino, mestari ja toivottavasti joku, jolla on jonkin verran tietotekniikkataitoja. Sinun ei tarvitse aluksi tulla koodaustaustasta.

Andrew: Tarvitaan mestari ja heille on annettava aikaa. Et voi odottaa heidän tekevän tuotantotyötä ja sitten automatisointia, kun on aukko.

Et edes tarvitse välttämättä kokemusta, sinun on vain tiedettävä, mitä haluat. Tiedän ihmisiä, jotka ostavat ohjelmiston ja kaikki sujuu kuin rasvattu. Toiset taas panostavat jonkin verran aikaa, eivät pelkästään ohjelmistoon vaan myös konsultointiin. Sitten heillä on joku, joka pitää heitä kädestä kiinni alkuvaiheessa, ja jonkin ajan kuluttua he voivat itse tarttua siihen ja käyttää sitä. Tärkeintä on, että on yksi vastuuhenkilö ja että hän on innokas.

Mikä on PitStop Pro?

Andrew: PitStop Pro on Adobe Acrobatin lisäosa. Sillä on kaksi tehtävää – toinen on PDF-tiedoston tarkistaminen tiettyjen ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella ja niiden korjaaminen. Toinen osa on niiden manuaalinen muokkaaminen.
Se aloitti julkaisujen, sanomalehtien, aikakauslehtien ja kaupallisten töiden kanssa, ja se on kehittynyt käytettäväksi suurkuvien, pakkausten ja etikettien kanssa. Sen avulla voit luoda automaattisesti leikkauspolkuja, lisätä leikkausväliä ja kaikenlaista muuta, kuten viedä värimuunnoksia.

PitStop Pro on pohjimmiltaan työkalu, jonka avulla voit saada työn kuntoon ennen sen siirtämistä tuotantoon. Lisäksi on olemassa PitStop Server, joka on automatisoitu versio, eikä sen ohjaamiseen tarvita käyttäjää.

Enfocus Switch yhdistää ohjelmistot ja tiedot. Mitä tehokkuushyötyjä voidaan saavuttaa?

Andrew: Enfocus Switch yhdistää sekä sovelluksia että järjestelmiä, joten se voi toimia monien kolmansien osapuolten sovellusten kanssa ja automatisoida niitä. Jos haluat avata tiedoston ja muuttaa sen PDF-muotoon, tyypillisesti operaattori tekee sen, mutta Enfocus Switch voi tehdä sen puolestasi. Operaattorin ei tarvitse avata tiedostoa, ladata fontteja ja linkkejä, vaan ohjelmisto voi tehdä sen puolestasi, samoin kuin yhteydet ja tietojen hakeminen tietokannoista.

Hyödyt voivat olla melko valtavia, mutta se riippuu siitä, mitä haluat sen tekevän. Jos esimerkiksi tarkastelet manuaalisesti tekemääsi työtä, kuten tuotantoa, sinun on todella ymmärrettävä, mitä siellä tapahtuu, jotta saat siitä parhaan hyödyn irti.

Switchin avulla se on osa täysin integroitua verkkokauppakehystä. Voit käyttää sitä kokonaisvaltaisesti tai vain sisäisessä prosessissa. Kyse ei ole vain sähköisen kaupankäynnin mahdollistamisesta, vaan asioiden nopeammasta hoitamisesta.

Malcolm: Ne tulostajat, jotka eivät ole itse asiassa tutustuneet Switchiin, ajattelevat ehkä näitä varsin laajamittaisia työnkulkuja, jotka tulevat erityisesti valmistajilta ja joilla on taipumus pakottaa ihmiset. He sanovat: ”Teillä on oltava etupääte ja verkkoportaali. Teillä on oltava meidän työskentelytapamme, ja sitten teillä on oltava meidän määritysohjelmistomme.” Se ei enää toimi kovinkaan monien ihmisten kohdalla, varsinkaan laajakuvissa. Jos heillä on paljon erilaisia laitteita ja koneita, heillä on erilaisia tuotoksia.

Järjestelmistä tulee silloin hyvin vanhoja eivätkä ne ole erityisen ketteriä. Switchin kanssa se alkaa hyvin kevyesti, ja sitä voi täydentää tarpeen mukaan. Jos haluat, että se puhuu tietokantaasi, voit ostaa tietokantamoduulin.

Onko Tilia Labs myös toinen?

Malcolm: Se on valtava asia, joka on tulossa verkkoon. Voit yhdistää kaikki elementit saumattomasti toisiinsa.

Se on kuin plug-and-play jossain määrin. Kun puhumme ”tulevaisuudenkestävyydestä”, emme kerro, miten tiedostojasi voidaan asettaa. Toimitamme sen pakettiin, joka pystyy siihen. Varsinaisen virtauksen oppiminen on taas helpompaa, koska suurimman osan ajasta käytämme vain muista sovelluksista saatua tietoa. Tämä koskee esimerkiksi Illustratoria ja Photoshopia. Kaikkea, mitä voi tehdä toimintoina, voi toistaa ja automatisoida.

Otamme käyttöön ihmisten jo hankkimat taidot ja rakennamme tai muokkaamme ne järjestelmään. Siksi ihmiset rakastavat sitä, koska se on ketterä. Monilla ihmisillä on erittäin kalliita työnkulkuja, ja sitten heillä on myös Switch, koska se pystyy tekemään asioita, joita heidän kalliit työnkulkunsa eivät pysty tekemään.

Mitä tulee PitStop Pro -palvelimeen, palvelimeen ja kytkimeen, voimmeko saada jonkinlaisen käsityksen tarvittavasta investoinnista? Mitä kustannuksia siihen liittyy?

Andrew: PitStop Server on tällä hetkellä muuttumassa ja automaatiota lisätään, koska siirrymme Switch-pohjaiseksi. Se on ollut samanlainen noin 20 vuotta, eli se on ollut vain perus kuuma kansio sisään ja ulos, ja ymmärrämme, että ihmiset eivät enää halua sitä.

Tällä hetkellä se on 3300 puntaa, mutta hinta nousee tammikuun 1. päivänä (2021). Se tulee sisältämään paljon lisätoimintoja.

Siitä eteenpäin päivityspolkusi on täysi Switch, johon voit alkaa lisätä edellä mainittuja moduuleja. Aloitat PitStop-palvelimella ja ajattelet, että voisit yhdistää sen tietokantaan tai työskennellä XML:n tai JDF:n kanssa. Voit sitten lisätä moduulin, joka lisää sen toiminnallisuutta.

Laajentamalla näitä API-rajapintoja, jotka yhdistetään Switchiin, liittyykö joihinkin niistä lisensointikustannuksia? Ovatko jotkut ilmaisia?

Andrew: Se riippuu. Meillä on sovelluskauppa Switchille, joka on saatavilla myös PitStop Serverille. Tämä on ainakin tulostusteollisuudessa ainutlaatuista, sillä se hyödyntää käyttäjäkantaa ja maailmanlaajuisia integraattoreitamme. He voivat tehdä näitä pieniä sovelluksia, jotka voidaan vetää Switch PitStop Server -palvelimeen suorittamaan tehtäviä, kuten uudelleennimeämistä ja muita erilaisia asioita, joita Switch ei tee. Ne voivat olla ilmaisia tai maksullisia; se riippuu täysin niiden kehittäjästä, mutta niitä on nyt yli sata.

Nämä ovat todellisia asioita, joita ihmiset ovat rakentaneet työnkulkujaan tai asiakkaitaan varten. Ne ovat todellisia asioita, joilla on käytännön käyttötarkoituksia ja jotka vain laajentavat toiminnallisuutta. Malcolm puhui HP:n integraatiosta. Se on samanlainen esimerkki. He tekevät sovelluksen, joka yhdistää Switchin heidän tuotteeseensa, palveluunsa, kauppapaikkaansa tai verkkosivustoonsa.

Katso tämän FESPA Coffee Break -webinaarin koko tallenne täältä.