Pikaopas tulostimille – etätyöskentelyä varten

COVID-19 pakotti useimmat ihmiset työskentelemään toimiston sijasta kotoa käsin. Kirjapainoille tämä tarkoittaa sitä, että niiden on totuttava siihen, että työntekijät työskentelevät entistä enemmän etänä. Miten tämä vaikuttaa heidän työnkulkuihinsa?

Äskettäin Applen työntekijät lähettivät Tim Cookille kirjeen, jossa he vaativat, että he jatkavat etätyöskentelyä kodeistaan myös syyskuun 2021 jälkeen, jolloin Apple pyysi heitä palaamaan toimistoon kolmena päivänä viikossa.

Tuotantotavaroiden valmistuksessa joidenkin ihmisten oli pysyttävä liiketiloissa jopa pandemian pahimpina aikoina. Monet markkinointi-, johto-, hallinto- ja myyntitiimit työskentelivät kuitenkin etätyönä, ja usein hallitus pakotti heidät tähän. Lukuisat työntekijät haluavat palata tai ovat jo palanneet toimistoihinsa. Näyttää kuitenkin hyvin todennäköiseltä, että monet näistä työntekijöistä pyytävät joustavampia työaikoja, kuten mahdollisuutta työskennellä kotoa käsin.

Tämä luo tulostimille melkoisia haasteita erityisesti seuraavilla aloilla:

• Hallinto
• Laitteet
• Työnkulku ja ohjelmistot
• Työturvallisuus ja työterveys.

Etähallinta

Vuonna 2021 luulisi, että maailmanlaajuisen viestinnän luomiseen ei liity ongelmia. Nykyään suurin osa henkilökunnasta käyttää säännöllisesti älypuhelimia, ja useimmat ihmiset osaavat käyttää viestintävälineitä ja sähköposteja. Olemme yhteydessä erilaisiin viestikanaviin jokapäiväisessä viestinnässä. Näistä välineistä on ollut hyötyä liiketoiminnan järjestämisessä COVID-19:n aikana. Tämä voi kuitenkin olla ongelma.

Yksityisyyden suoja ja tietosuoja ovat valtava aihe omana kokonaisuutenaan. Olisi kuitenkin suositeltavaa, että tulostimet lukisivat Applen, Googlen ja Microsoftin käyttöehdot. Maksuttomat henkilökohtaiset tilit sulkevat pois laajennetun yrityskäytön. Google ja Microsoft tarjoavat maksullisia pilvipalvelumalleja, kuten tuottavuusohjelmistotilauksia kaikenkokoisille yrityksille.

Tiimin johtaminen on muutakin kuin sähköpostien lukemista ja niihin vastaamista. Yritysten on tarpeen sisällyttää jokaisen työntekijän sopimukseen selkeät työajat, työajat sekä liiketoimintakäytännöt kotoa käsin työskenneltäessä.

Koska työntekijöiden ikä, sukupuoli ja tausta vaihtelevat, on myös tärkeää muistaa, että kaikki eivät välttämättä tunne oloaan mukavaksi etätyöskentelyssä ja pelkän verkkoviestinnän käytössä. Johtajien on otettava tämä huomioon tai heidän tiiminsä voi hajota.

Oikeiden laitteiden valitseminen

18 kuukautta COVID-19:n syntymisen jälkeen olemme kaikki oppineet, että kannettavien tietokoneiden ja tablettien kaltaiset toimistolaitteet helpottavat etätyöskentelyä. Jotkin pienemmät painotalot ovat kannustaneet työntekijöitään käyttämään omia laitteitaan työskennellessään kotoa käsin. Vaikka ”BYOD” (Bring Your Own Device) ja COPE (Corporate Owned, Personally-Enabled) ovat tunnettuja käsitteitä, joilla varmistetaan, että henkilökohtaiset ja yritystiedot eivät sekoitu näissä laitteissa, Miradoren kaltaiset käyttöönotto-ohjelmistot on asennettava valmiiksi.

Kirjapainon päätyöntekijät työskentelevät todennäköisesti tuotanto-osastolla. Vaikka vielä ei ole löydetty ratkaisua, jolla digitaalisen tulostuksen ja viimeistelyn monimutkaisia tarpeita voitaisiin automatisoida täysin, monet valmistajat ovat jo vuosia tarjonneet helppoja ratkaisuja tulostimien etänä tapahtuvaan seurantaan. Tunnetuin esimerkki on HP:n PrintOs. Heidän uudessa HP Latex 700- ja 800-sarjassaan on App-linkki, joka tarjoaa tietoa tuotannosta millä tahansa Android- tai Apple-mobiililaitteella.

Ohjelmistot ja työnkulku ovat kolikon kaksi puolta

Useimmat teollisen mittakaavan RIP-ratkaisut ovat jo vuosia tarjonneet etäkäyttöä sovelluksen tai verkkoportaalin kautta. Nämä ratkaisut ovat kuitenkin loogisia vain, jos työnkulku on virtaviivaistettu. Omistetun resurssisuunnittelun ansiosta yövuorojen aikaisia suuria töitä voidaan ohjata etänä, jolloin pienemmät työt jäävät päiväsaikaan. Materiaalien/tulosteiden lataaminen ja purkaminen sekä sovellusten viimeistely edellyttävät edelleen merkittävää manuaalista työtä paikan päällä, joten vaikuttaa järkevältä varata tähän keskeiset työajat.

Tulevaisuudessa hallinnolliset tehtävät, kuten myynti, tarjousten tekeminen ja markkinointi, voidaan jatkossakin hoitaa ongelmitta etänä. ERP-ohjelmistot, kuten Gunter advanter 5 elements print +sign, on hienosäädetty siten, että ne luovat painotalon vakiotoiminnot uudelleen erityisessä ohjelmistossa, mikä helpottaa painotalojen hallintaa useissa eri toimipisteissä. EFI on esimerkki yhdestä monista MIS/ERP-ohjelmistoihin erikoistuneista toimittajista. Niillä on laaja valikoima tuottavuusohjelmistoja kaikenkokoisille PSP-yrityksille ja projektiohjelmistoja.

Työturvallisuus ja työterveys

Monet painotalot ovat viime aikoina panostaneet resurssejaan kauniiden hallinto-, sosiaali- ja myyntitilojen luomiseen. Tosin ne saatetaan joutua suunnittelemaan uudelleen COVIDin terveys- ja turvallisuusvaatimusten täyttämiseksi.

Monet yritykset ovat menettäneet asiakkuuksia ja rahaa pandemian aikana, joten toimistojen uudelleensuunnitteluun käyttäminen voi osoittautua ongelmalliseksi. On kuitenkin selvää, että työntekijät eivät enää hyväksy ahtaita toimistotiloja. Jokaisen kirjapainon, joka haluaa pitää ammattitaitoisen henkilöstön ja houkutella nuoria lahjakkuuksia, on otettava huomioon ihmisten huolenaiheet myös pandemian häviämisen jälkeen.

Useimmissa Euroopan maissa on jo pitkään valvottu työturvallisuutta ja työterveyttä koskevia säännöksiä. Tämän vuoksi useimmat kotitoimistotilat ja -laitteet eivät riitä tavalliseen työtilaan. Vaikka nämä seikat jätettiin laajalti huomiotta terveyskriisin huippuvaiheessa, niistä tulee jälleen ongelma, kun talous elpyy ja kasvaa. Kirjapainojen on oltava tietoisia siitä, että paikallisista työlainsäädännöistä riippuen ne voivat joutua vastuuseen henkilöstönsä kotitoimiston työoloista.

Työskentelevätkö tulostimet tulevaisuudessa etänä?

Lähivuosina näyttää epätodennäköiseltä, että tyypillinen painokone on kauko-ohjattu tuotantoalue, jossa on vain vähän henkilökuntaa. Vaikka teoriassa tämä voitaisiin saavuttaa jo nyt, investointi vaikuttaa liian suurelta, varsinkin kun otetaan huomioon vakiosovellusten tiukat katteet.

Kirjapainoille joustava ja etätyö voi osoittautua olennaisen tärkeäksi myynti- ja hallintohenkilöstön kannalta, jo pelkästään nuorten lahjakkuuksien kiinnostuksen herättämiseksi.