Marshall Atkinson korostaa, että on tärkeää rakentaa ja ymmärtää tehokas KPIS yrityksesi kannalta. Hän kertoo myös yksityiskohtaisesti, mitä KPI:tä on tärkeää mitata ja miten nämä KPI:t toteutetaan.

Jossain vaiheessa urasi aikana olet luultavasti lukenut, katsonut tai kuunnellut jonkun kertovan yksityiskohtaisesti KPI:iden eli ”keskeisten suorituskykyindikaattoreiden” merkityksestä. Noin kymmenen minuutin kuluttua siitä, mistä hän puhui, aloit tarkistaa puhelimesi, sähköpostisi, sosiaalisen median tai mitä tahansa muuta kuin sen, mitä henkilö yritti kertoa.

KPI:t? Numerot? Matematiikka?

Tylsää! Tarkoitan… Älä viitsi. Liiketoimintamme sujuu loistavasti. Olemme menestyneet ilman näitä KPI-höpinöitä. Miksi aloittaa nyt?

Koska imevä ääni, jonka kuulet, on voittoja, jotka lentävät ulos ikkunasta. Vaikka olisitkin menestynyt murehtimatta KPI-mittareita, se ei takaa menestystä tulevaisuudessa. Eikä unohdeta, että saatat jättää yrityksellesi säkillisen saamatta jäänyttä käteistä rahaa, koska et tee tarvittavaa työtä sen keräämiseksi.

Tarkoitan seuraavaa. ”Avaintunnusluku” on mikä tahansa tärkeä asia yrityksessäsi. Haluat seurata sitä, koska jos jokin asia on tärkeä, haluat varmistaa, että se on aina mahdollisimman tehokas. Jos sitä ei kuitenkaan ole vielä määritelty, mistä tiedät, että toimit täydellä kapasiteetilla eikä sinulla ole käyttämätöntä potentiaalia?

Tässä artikkelissa käsitellään näiden mahdollisuuksien määrittelyä, järjestelmän käyttöönottoa ja sen toimivuuden varmistamista.

Parhaiden mittareiden ymmärtäminen

Mitkä ovat tärkeimmät asiat, joita pidät jatkuvasti silmällä yrityksessäsi? Myyntiä? Tuotanto? Asiakastyytyväisyys? Tilausten täsmällisyys? Kuinka monta minuuttia tuotannossa työskentelevä kaveri viettää vessassa joka päivä?

On satoja, ellei tuhansia asioita, joita voimme mitata missä tahansa yrityksessä. Mutta vain muutamat niistä ovat sellaisia, että ne vaikuttavat seuraavalla tasolla. Kun mietit jotain näin tärkeää asiaa, mikä saa sen joko onnistumaan tai epäonnistumaan?

Otetaan esimerkiksi luultavasti yleisin, myynti. Toki voit asettaa liikevaihtotavoitteen. Mutta mikä sitä ohjaa? Pystytkö pilkkomaan sen helposti ymmärrettäväksi matematiikaksi, jotta tiedät päivittäin, saavutatko myyntitavoitteen?

Sanotaan, että haluat saavuttaa 1 000 000 dollarin myyntitavoitteen. Jos keskimääräinen tilauskoko on 1 500 dollaria, voit käyttää sitä helppolukuisen KPI:n määrittämiseen.

1 000 000 dollaria / 1 500 dollaria = 666,6 tilausta vuodessa. Pyöristetään ylöspäin ja sanotaan 667.

667/12 kuukautta = 55,58 tilausta kuukaudessa. Pyöristetään ylöspäin ja sanotaan 56.

56/4 viikkoa = 14 tilausta viikossa.

14/5 = 2,8 tilausta päivässä. Pyöristetään ylöspäin ja sanotaan, että se on 3.

Jos yrityksesi tekee päivittäin 3 tilausta, joiden keskimääräinen myyntiarvo on 1 500 dollaria, saavutat helposti 1 000 000 dollarin liikevaihtotavoitteesi.

Muistele eilisiä myyntiponnistuksiasi. Saitko tehtyä vähintään kolme tilausta, joiden arvo on 1 500 dollaria? Jos et, mitä muutoksia aiot tehdä saavuttaaksesi tuon pienen päivittäisen tavoitteen?

Muita esimerkkejä

Tämä on tietenkin vain yksi esimerkki. Sinulle tärkeimpiä KPI:itä voivat olla tuotantoaika, työntekijöiden koulutus, vikamäärät tai muut tärkeät tiedot, joiden avulla onnistumisesta tai epäonnistumisesta voi helposti ilmoittaa.

Ennen kaikkea haluat, että suorituskykyindikaattorit ovat merkityksellisiä. Tietojen seurannassa ja mittaamisessa ei ole mitään järkeä, jos et tee tiedoilla mitään. Kun sinulla on tietoa, aloita sen käyttäminen muutoksen signaalina. Kuten hyvä ystäväni Mark Coudray sanoo: ”Vain kolme asiaa voi tapahtua, ja niistä kaksi on huonoja. Asiat paranevat. Asiat huononevat. Tai asiat pysyvät ennallaan.”

Kun alat perehtyä suorituskykyindikaattoreiden lukuihin, se voi osoittaa sinulle mahdollisuuden parantaa muita liiketoiminnan osa-alueita.

Edessäsi olevat mahdollisuudet

Sanotaan, että alat mitata tuotannon seisokkiaikoja. Tämä on työpäivän aikana kuluva aika, jota ei käytetä tulostamiseen. Kun tulostat, teet rahaa. Kun et tulosta, kulutat rahaa. Seisonta-aika voi tulla kalliiksi, joten se on loistava KPI seurattavaksi.

Koska keskeytysaikojen tunnuslukua kohtaan on herännyt uusi kiinnostus, tiimisi on alkanut tutkia tuotannon keskeytysaikojen perimmäisiä syitä. Se on enimmäkseen odottamassa asioita. Odotetaan, että muste sekoitetaan. Odotetaan, että näytöt valmistuvat. Varaston laskemista ja lavastamista odotetaan. Odotetaan johtajan hyväksyntää työn suorittamiselle.

Heidän hypoteesinsa taustalla oleva matematiikka todistaa heidät oikeiksi, sillä yli 60 prosenttia liikkeen seisonta-ajasta on odottelua. Tämän korjaamiseksi tiimi alkaa etsiä kaikkea huomisen tuotantoon tarvittavaa jo tänään. Tämä vaatii jonkin verran uudelleenorganisointia, koulutusta ja prosessimuutoksia, mutta he onnistuvat siinä.

Näiden ponnistelujen ansiosta tuotanto kasvaa, kustannukset laskevat ja sekä työntekijöiden että asiakkaiden tyytyväisyys lisääntyy.

Kaksi asiaa tapahtui: jotain mitattiin, ja se johti muutokseen. Parannukset validoitiin, koska suorituskykyindikaattorit osoittivat, että idea toimi.

Mitä suorituskykyindikaattoreita mitataan?

Pidätkö edelleen suorituskykyindikaattoreita tylsinä ja ajanhukkana? Jos olet sitä mieltä, kilpailijasi ovat varmasti tyytyväisiä.

Mutta jos haluat syventyä tähän, katsotaanpa, miten voit määrittää, mitä KPI:itä haluat mitata.

Tarkastellaan asiaa ensin kahdesta näkökulmasta. Mikä on rikki tai mitä on parannettava? Entä mikä on tärkeää ja mitä on pidettävä menestyksekkäästi toiminnassa? Voit rakentaa KPI-mittareita jommankumman ajatuksen ympärille, mutta todennäköisesti molemmat ovat tärkeitä.

Paras tapa tehdä tämä on koota tiimisi yhteen ja keskustella. Olen vuosien varrella oppinut, että jos haluat tietää yrityksen todellisen todellisuuden, sinun on poistuttava toimistostasi ja kysyttävä työtä tekeviltä ihmisiltä. Usko minua, heillä on mielipide.

Koska tavoitteenasi on helpottaa heidän työtään, parantaa tuotetta, alentaa kustannuksia ja lisätä voittoja, tämä on arvokasta toimintaa. Käytä valkotaulua tai isoa taulua, jossa on kirjoitusalusta. Ideoi tiimisi kanssa tärkeät mitattavat ja analysoitavat tunnusluvut ja se, mikä niitä ruokkii.

Harjoituksen lopuksi haluat luetella yritykselle tärkeitä seikkoja, jotka pitävät yrityksen terveenä. ”Jos nämä laitteet eivät toimi kunnolla, olemme tuhoon tuomittuja.”

Määrittele kunkin osalta, miten onnistumista voidaan mitata. Mitä ja miten aiot mitata, ja mikä on onnistunut luku?

Määrittele tärkeät asiat OKR-muodossa

Yksi helppo tapa määritellä onnistuminen on luetella jokainen ratkaiseva kohta OKR-muodossa. OKR on lyhenne sanoista ”Objective, Key Result” (tavoite, avaintulos). Se tarkoittaa: ”Tässä on se, mitä haluamme, ja tässä on sen myönteinen tulos.”

Jos aiemmassa myyntiesimerkissämme tavoitteena on saada päivittäin keskimäärin kolme myyntiä päivässä, jolloin myynnin kokonaismäärä on vähintään 1 500 dollaria, 1 000 000 dollarin tulotavoite saavutetaan.

Seuraavaksi sinun on selvitettävä, mistä menestys johtuu. Kuinka monta päivittäistä lainausta sinun on lähetettävä, jotta saat kolme myyntiä päätökseen? Jos keskimääräinen tilauksen arvo on 1 500 dollaria, minkälainen asiakas käyttää tuon summan? Suljetko enemmän myyntiä suosittelemalla vai kylmäsoittamalla?

Tästä alkaa todellinen työ. Määrittele tavoitteesi, määrittele, mikä on tärkeää, aseta tavoitteellinen KPI-luku ja mittaa ja testaa tuloksia.

Älä unohda, että sinun on otettava tiimisi mukaan kaikkiin tämän matkan osa-alueisiin. Loppujen lopuksi he ovat niitä, jotka yrittävät saada sen toteutumaan.

KPI:iden käyttöönotto

Oletetaan, että sinä ja tiimisi olette tavanneet ja laatineet ensimmäiset keskeiset suorituskykyindikaattorit. Seuraava vaihe on tiedonkeruuvaiheen toteuttaminen onnistumisen arvioimiseksi.

Haluat tehdä tästä mahdollisimman helppoa. Jos voit automatisoida tiedonkeruun ilman, että henkilö tekee työtä, se on parasta. Se ei kuitenkaan ole aina mahdollista. Jos tiimin jäsen käyttää aikaa ja vaivaa jonkin asian seuraamiseen, tee tietojen kerääminen helpoksi. Yksinkertaista asioita niin paljon kuin voit, ja anna heille välineet onnistumiseen.

Sinun on seurattava usein koulutusta ja tukea, jotta varmistetaan, että tiedot kerätään tarkasti ja ajoissa. Kokemukseni on ollut, että jos työaikataulussa on numeroita, jotka päättyvät valtaosin 5:een tai 0:aan, tiimin jäsen keksii ne.

Hyvien tapojen luominen on keino, jolla nämä tiedot kerätään. Sen on tunnuttava luonnolliselta osaksi prosessia, ja sen on tapahduttava joka kerta ilman epäonnistumisia.

Päätelmä

Kaikki kokeneet yritysjohtajat sanovat, että”et voi hallita sitä, mitä et mittaa”. Tämä pitää 100-prosenttisesti paikkansa.

Yrityksesi tärkeimpien tietojen kerääminen, lajittelu, kuvaaminen ja analysointi on tärkeä askel yrityksesi terveenä pitämisessä ja kasvattamisessa.

Suoritustiedot auttavat johtajaa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä. Muuten vain arvaillaan.