Elegir un MIS

Nessan Cleary analiza cómo el software del sistema de información de gestión se ha convertido en un componente esencial del funcionamiento de una imprenta moderna, pero la implementación determinará su éxito.

Un sistema de información de gestión, o MIS, es probablemente una de las piezas de software más complejas que encontrarán la mayoría de las empresas de impresión. Y así como puede haber enormes variaciones en la forma en que funcionan las diferentes imprentas y los clientes a los que atienden, no existe un MIS único que funcione para todos. Esto hace que sea difícil determinar exactamente qué puede hacer un MIS por usted y cuánto podría costarle. Pero quizás un mejor punto de partida sea preguntar qué puede ahorrarle un MIS correctamente implementado.

Un MIS se trata de dos cosas separadas: información empresarial y automatización del flujo de trabajo, y conectar estas cosas debería generar menos desperdicio y, por lo tanto, más ganancias. Esto se aplica tanto a las pequeñas empresas como a las grandes empresas.

Leyenda: Idealmente, los usuarios deberían poder acceder a la mayoría de las funciones de un MIS desde dispositivos portátiles, incluidas computadoras portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes, como lo demuestra PrintIQ aquí.

La premisa original detrás del software MIS era brindar a la gerencia una comprensión profunda de todos los costos y problemas de una empresa para poder tomar las decisiones correctas. La única forma de comprender realmente todos sus ingresos y gastos es utilizar un sistema centralizado que esté conectado a todo, desde los pedidos que entran hasta la cantidad de clips que procesa el departamento de cuentas. Esto significa que el principal atractivo de venta detrás de un MIS no es tanto la funcionalidad del software en sí, sino la habilidad que tiene el equipo para integrarse con el software de otros proveedores.

Esto ha llevado lógicamente a que el MIS ejecute automáticamente algunos de esos otros sistemas y determine cómo se impulsan los diferentes trabajos a través de los distintos departamentos de producción. Esto significa principalmente flujos de trabajo de producción y, en teoría, configurar un sistema basado en carpetas activas también podría permitir que los trabajos pasen automáticamente de un proceso al siguiente. Pero un MIS hace mucho más que esto. Aplica automáticamente toda la información de la ficha de trabajo cuando corresponda, para impresión, acabado o facturación, sin errores ni duplicaciones. Además, recopila datos para producir informes sobre cómo está funcionando el negocio y puede desencadenar acciones en otros lugares, como pedir más sustratos cuando sea necesario e indicar dónde hay problemas, como si una máquina en particular necesita un mantenimiento mayor al esperado o si hay trabajos. están estancados en un proceso u otro.

Leyenda: El MIS debería poder mostrar una descripción general del estado de todos los trabajos disponibles, como en esta imagen de PrintIQ.

Arquitectura modular

La mayoría de los MIS ofrecen un conjunto básico de funciones más una serie de módulos opcionales para que las imprentas puedan adaptar el MIS a sus propias necesidades. Aunque la mayoría de los MIS funcionarán en diferentes disciplinas de impresión, la mayoría de los usuarios de gran formato tendrán requisitos específicos, más aún si también imprime sobre textiles. Como mínimo, esto significa tener en cuenta los grandes tamaños de sustrato que se utilizan, tanto para rollos como para soportes rígidos. El MIS también debería admitir los diferentes tipos de acabado que se encuentran comúnmente en la impresión de gran formato, incluido el corte mediante una mesa de corte digital o enrutador, así como dobladillos, soldaduras, ojales, etc.

Una característica fundamental de cualquier MIS es la capacidad de estimar trabajos y enviar cotizaciones de trabajo. Esto significa poder tener en cuenta todos los costes relevantes, incluidas las materias primas y la mano de obra del personal, así como los costes de funcionamiento y la depreciación del equipo utilizado, y determinar un margen razonable para cada trabajo. En algunos casos, puede haber varias formas de producir un trabajo con diferentes implicaciones para la estimación.


Leyenda: El MIS debería apoyar las pandillas, como se ve aquí en el MIS de Tharstern

El módulo de estimación debe estar estrechamente vinculado a la función de planificación y programación porque desea que el MIS elija el método de producción más eficiente al programar trabajos para ese turno, pero perderá dinero si la estimación asume una forma de producción más barata. Idealmente, la programación debería ser dinámica y poder actualizarse automáticamente para tener en cuenta los nuevos trabajos a medida que llegan, en función de las fechas de entrega requeridas y las sinergias con otros trabajos.

Esto, a su vez, supone que el MIS incluye su propio módulo de imposición y agrupación o está estrechamente relacionado con cualquier software que tenga para esto. Esto es especialmente importante para trabajos de gran formato donde es bastante común tener varios trabajos agrupados en los mismos tableros para ahorrar costos y muchos de esos trabajos tendrán formas irregulares que deben anidarse entre sí. Por supuesto, el sistema debería poder distinguir entre trabajos para diferentes clientes. Es igualmente importante que los trabajos para el mismo cliente se puedan dividir en diferentes partes; por ejemplo, un minorista puede querer el mismo tipo de exhibición pero dividirlo en diferentes unidades minoristas que pueden tener diferentes requisitos de tamaño. Combinar estos trabajos ahorrará tiempo y costes de materia prima, pero el sistema debe poder separarlos para la entrega y la facturación.

El módulo CRM debería permitir al personal de ventas comunicarse con los clientes, convertir cotizaciones en pedidos y realizar un seguimiento del progreso de esos pedidos. Como mínimo, eso debería significar buscar las obras de arte para su entrega y asegurarse de que todos en el circuito de aprobaciones hayan aprobado las pruebas.

La mayoría de los MIS incluyen un módulo de comercio electrónico, aunque existe cierto argumento de que un programa dedicado de Web-to-Print podría ser más adecuado. Realmente depende de la escala de cada negocio individual y del tipo de clientes a los que atiende. Algunas divisiones de gran formato formarán parte de un grupo de impresión comercial más amplio, o podrían depender de que los clientes realicen pedidos únicos y paguen con tarjetas de crédito, mientras que otras tal vez sólo quieran permitir que los clientes habituales realicen pedidos repetidos a cuenta. Hay tantas variaciones que Web-to-Print realmente necesita un artículo aparte.


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El MIS debe incluir algún tipo de gestión de inventario para garantizar que no se quede sin nada de lo necesario para los próximos trabajos, como un sustrato en particular, así como para comprar artículos regulares a tiempo, incluidas piezas de mantenimiento del equipo, para evitar cualquier último problema. pánicos diminutos. Idealmente, esto también debería extenderse a la gestión de su propia cadena de suministro para que comprenda los costos de los sustratos y pueda aprovechar las compras al por mayor u otras ofertas.

En lo que respecta al cumplimiento, como mínimo el MIS debería poder generar un aviso de entrega. Algunos también reservarán la entrega con una empresa de mensajería o correo, y otros irán más allá y se conectarán directamente con los sistemas de diferentes empresas de mensajería para encontrar la forma de entrega más rentable en función de los requisitos del cliente, incluso cuando las diferentes partes de un trabajo deben enviarse a diferentes ubicaciones.
Finalmente, la mayoría de los MIS tendrán un módulo de cuentas, pero probablemente sea más común integrarlo con un software de contabilidad dedicado, especialmente teniendo en cuenta que la mayoría de los software de contabilidad están bastante bien establecidos.

En conclusión, aunque hoy en día la mayoría de los proveedores de MIS comercializan su software como parte de un flujo de trabajo de producción, el verdadero valor de un MIS radica en la capacidad de identificar las fortalezas y debilidades de un negocio. En última instancia, un MIS debería amortizarse ayudando a reducir el desperdicio y generar empleos de manera más eficiente.