Paul Sherfield nos da consejos prácticos sobre cómo gestionar mejor tus ciclos de pruebas y aprobación
«¡No se veía así en mi pantalla!»
«No sabía que tenía que comprobarlo todo de nuevo»
«Mi jefe no entiende estas cosas»
«¡Te has equivocado de archivo!»
«¿Qué estoy comprobando?»
Si alguno o todos estos comentarios de los clientes te resultan familiares, sigue leyendo.
¿Tienes un proceso documentado de aprobación de pruebas?
Estos tiempos extraños nos darán a todos tiempo para considerar todos nuestros métodos de trabajo, sistemas y prácticas. ¿Han sido adecuados para tu gama de productos y las necesidades de tus clientes? ¿Seguirán siendo las «mejores prácticas» cuando termine esta crisis actual y todos volvamos a una normalidad que quizá nos cueste reconocer?
Un área que tus equipos de producción y ventas deberían dedicar tiempo a considerar es la de las pruebas y su ciclo de aprobación asociado. También sería útil hablar con tus clientes y conocer su opinión sobre tu sistema en este ámbito.
¿Para qué está pensada una prueba y qué áreas debe comprobar el cliente? Si el impresor no comunica esto con claridad, el cliente puede malinterpretarlo y no saber qué se espera de él. ¿Son tus sistemas de pruebas y ciclos de aprobación adecuados para tu mercado y tus productos, y los entienden tus clientes?
Tu ciclo de pruebas y aprobación debe ser adecuado para tu mercado, clientes y producto. Muchas áreas del mercado de productos e impresión, como la impresión web en línea, utilizarán pruebas suaves, a menudo sólo para el contenido. Otros mercados, como el de los envases, las etiquetas y la impresión comercial de gama alta, pueden necesitar muchas iteraciones de pruebas y aprobaciones de color y contenido.
Por tanto, tus soluciones y sistemas necesitan mucha reflexión y consideración para garantizar que se ajustan a las necesidades de tus clientes y del mercado.
Esta área puede causar confusión, errores e incluso retrabajos y reimpresiones, y los resultados financieros podrían estar en disputa. ¡No es forma de crear buenas relaciones con los clientes!
Entonces, ¿estás seguro de que tu proceso de prueba y aprobación no contribuye a los problemas anteriores?
Veamos para qué se utilizan las pruebas, que en este caso abarcan tanto las pruebas blandas, en pantalla, como las pruebas físicas duras; las pruebas de inyección de tinta y las pruebas en imprenta utilizando la prensa de producción.
- Aprobación del color. Las pruebas, tanto duras como blandas, en este ámbito suelen denominarse «pruebas de contrato», ya que se consideran un máster de color que el producto impreso debe igualar. Algunas áreas a tener en cuenta en primer lugar:
- ¿Se verifican tus pruebas de contrato en color con el flujo de trabajo de color correcto? ¿Hay una «pegatina» de validación ISO 12647-7 impresa o adherida a cada prueba que proporcione esta información al cliente?
- ¿Das instrucciones al cliente sobre cómo ver esta prueba utilizando las condiciones de iluminación correctas basadas en la D50 o en su alternativa, como la TL84 para la tienda?
- ¿Cómo te aseguras de que tus clientes ven las pruebas en color en monitores de gama amplia, perfilados y con colores precisos, con los ajustes correctos de gestión del color?
- ¿Envías una portada con estas pruebas en pantalla en la que se indique cómo ver y aprobar estos archivos, a menudo PDF?
- ¿Tienen tus clientes el software adecuado para ver y comentar las pruebas en PDF?
- ¿Se entenderá lo anterior si estas pruebas son vistas o visionadas por otras personas de la organización de tu cliente?
- Aprobación de contenidos, tanto en pruebas blandas como duras:
- ¿Comprenden tus clientes que estas pruebas son sólo para el contenido, no para la aprobación precisa del color?
- ¿Se entenderá esto si estas pruebas son vistas o visionadas por otras personas de la organización de tu cliente?
- ¿Tienen tus clientes el software adecuado para ver y comentar las pruebas en PDF?
- Pruebas revisadas
- ¿Son de color, de contenido o de ambos?
- ¿Deben comprobarse sólo las zonas corregidas o todos los elementos? Esto dependerá del alcance de la corrección y de quién la haya realizado, y los requisitos deben quedar claros.
- ¿Se adjunta una portada que documente este proceso de aprobación y la fase en que se encuentra?
El proceso de aprobación
Supongamos ahora que se han abordado y corregido las áreas técnicas de las pruebas, tanto duras como blandas, y que:
- Todas las pruebas físicas de contrato en color tienen una etiqueta de validación que muestra el cumplimiento de la norma ISO 12647-7 y el flujo de trabajo y los perfiles de color utilizados, y se dan consejos sobre las condiciones de visualización.
- El sistema de aprobación de pruebas en vigor.
- Las pruebas en pantalla están claramente marcadas según su finalidad, el color, incluidas las advertencias sobre el color del monitor, o sólo el contenido.
- Las pruebas revisadas tienen instrucciones sobre lo que el cliente debe comprobar.
Entonces, ¿qué queda?
Gestionar dónde os encontráis tú y tu cliente dentro del proceso de aprobación:
- ¿Se trata de la primera, segunda, tercera, etc. ronda de pruebas? ¿Cómo se registra y gestiona esto, en una hoja de pruebas, en la bolsa de trabajo?
- ¿Quién realiza las correcciones, tú, o es tu cliente quien suministra los nuevos ficheros corregidos?
- Si es así, ¿qué tipo de reprobación exigen, vuelve a empezar el proceso de aprobación?
- Hay que gestionar las versiones antiguas de los archivos de los clientes para que no haya confusiones, por lo que es necesario controlar las versiones.
- La aprobación final del cliente debe ser clara y estar documentada
- Si esta aprobación final está sujeta a que realices más correcciones, ¿deberías considerar la presentación de otra prueba, a pesar de las instrucciones de tu cliente?
- ¿Cómo se calculan y registran los costes de las correcciones de los autores?
- ¿Se informa a los clientes de estos costes antes de que se pongan en marcha?
- ¿Se pide a los clientes que aprueben por escrito los costes de corrección?
Recuerda el viejo dicho: «¡Siempre hay tiempo para una reimpresión!».
Algunas acciones a considerar:
Pega la pegatina D50 en las pruebas de color de los contratos físicos para indicar condiciones de visión incorrectas; estas pegatinas pueden reutilizarse. Las pegatinas, cuando se ven bajo una iluminación incorrecta, muestran franjas de color como se ve en la imagen de abajo. Cuando se ven con la iluminación D50 correcta, las bandas apenas son visibles.
https://www.ugra.ch/en/product/ugra-light-indicator-strip-d50/
Utiliza pegatinas de aprobación/documentos interactivos en PDF/word para la aprobación/comentarios/correcciones y acciones posteriores/repruebas, etc.
Este formulario interactivo se puede descargar para que lo personalices y modifiques según tus necesidades. Podría incluirse como portada para las pruebas en PDF, o como formulario en papel para las pruebas físicas. Sin embargo, un sistema de aprobación de pruebas en línea sería mucho más transparente y rastreable, incluso para las pruebas físicas.
Muchos visores de PDF gratuitos no mostrarán correctamente un PDF complejo de artes gráficas ni por el color ni por el contenido. Acrobat Professional es el «estándar de oro». Por tanto, asesora siempre a los clientes sobre los problemas de visualización con otros programas de PDF.