¿Por qué la automatización necesita control de procesos?

La industria de la impresión digital se esfuerza por automatizarse. Sonja Angerer subraya la importancia del control de procesos y que, sin él, la industria de la impresión tendrá dificultades para progresar.

En los últimos años, el tema del «flujo de trabajo» ha cobrado cada vez más importancia en la impresión. Esto se debe a que ahora existen muchas soluciones de software adecuadas. Por otra parte, el aumento de los costes, la escasez de trabajadores cualificados y la creciente concienciación medioambiental hacen que las imprentas quieran producir de la forma más eficiente posible.

Sin embargo, la palabra «flujo de trabajo» abarca un amplio espectro. Wikipedia define «flujo de trabajo» como una «secuencia espacial y temporal de procesos de trabajo relacionados funcional, física o técnicamente en un lugar de trabajo». Para la industria de la impresión digital, el flujo de trabajo al imprimir en lámina, cartón o papel tiene significados muy diferentes en el proceso global. Abarca desde el marketing a las ventas, pasando por tareas administrativas como la gestión de proyectos, el cálculo posterior y la facturación, el trabajo y la preparación de datos y la logística.

Lo que todas tienen en común es que los flujos de trabajo en las distintas áreas son muy complejos. Esto hace que sea una «caja negra» para los empleados de otros departamentos e incluso para la dirección, es decir, un proceso bastante inescrutable desde el exterior. Esto a veces dificulta la automatización de las subáreas y su interconexión, de forma que se cree un proceso de fabricación integrado.

La automatización como proceso

La transferencia de procesos de trabajo a máquinas o software, que pueden ejecutarse de forma autónoma, suele generar incertidumbre entre los empleados de las empresas. Los empleados suelen temer que los flujos de trabajo y la automatización puedan sustituir sus puestos de trabajo.

Para que la automatización funcione, deben cumplirse varios requisitos previos. Éstos son

• Una definición clara de los objetivos y requisitos de la automatización, y de cómo se medirá el éxito.
• Un análisis cuidadoso de los procesos existentes y de su idoneidad para la automatización. Para ello, la empresa debe documentar primero los procesos actuales.
• Identificar las tecnologías y métodos adecuados para la automatización. Puede tratarse de robots, sensores, inteligencia artificial y plataformas digitales. A veces puede tratarse sólo de cambios inteligentes en el flujo de trabajo.
• Implantación de la automatización, teniendo en cuenta los aspectos técnicos, organizativos y jurídicos.
• Implicar, formar y motivar a los empleados afectados por la automatización o que deban apoyarla.

Un proceso de automatización no debe considerarse un esfuerzo de una sola vez, sino que debe supervisarse y mejorarse continuamente. El control de procesos se utiliza para revisar periódicamente la calidad de los procesos automatizados, obtener retroalimentación, solucionar problemas e identificar y aplicar oportunidades de mejora.

Control de Procesos: Automatización con una visión general

El control de procesos es la capacidad de recopilar, organizar y visualizar datos sobre cada paso del flujo de trabajo. Como resultado, se pueden evitar los problemas, lo que en última instancia conduce a un aumento del rendimiento.

Para automatizar un flujo de trabajo, primero hay que comprenderlo. Para ello, se necesitan datos que muestren cómo funciona cada paso del proceso, cuánto tiempo y recursos consume y qué resultados ofrece. Sin embargo, estos datos también deben estar preparados para revelar tendencias, patrones y desviaciones.

La Inteligencia Artificial (IA) se aplica cada vez más en el software para el control de procesos. Esto se debe a que la IA permite identificar tendencias y predecir dificultades que un humano no puede detectar fácilmente. El control de procesos permite a los empleados de todos los niveles utilizar los datos relevantes para tomar decisiones, actuar y garantizar la calidad.

El control del proceso no sólo está reservado a la dirección. Al fin y al cabo, si se hace evidente mediante IA que el sustrato de impresión se va a agotar, o si los empleados de un departamento no pueden procesar el pico de pedidos a tiempo, es muy probable que aún haya tiempo para reaccionar. Esto ahorra esfuerzo y dinero. Pero, sobre todo, un control eficaz de los procesos puede ayudar a evitar la frustración de los trabajadores de una imprenta mediante una planificación previsora.

Recuperar el control

A menudo es difícil para las imprentas implantar procesos de automatización extensos por sí solas. Por eso tiene sentido recurrir a socios con experiencia en el sector, como una consultora. Al fin y al cabo, los cambios deben iniciarse y, lo que es aún más importante, continuarse. A menudo es más fácil decirlo que hacerlo. La mayoría de la gente tiene aversión al cambio, e incluso los que están dispuestos a aceptarlo pueden necesitar ayuda para adaptarse.

La combinación de automatización y control de procesos parece demasiado rígida e inflexible para algunas personas. Por eso es importante que todos los implicados se sientan escuchados y comprendidos. Es importante que todos puedan opinar.

Con una participación adecuada, todos los empleados sienten que tienen más control sobre su lugar de trabajo y el equilibrio entre trabajo y vida personal. Esto hace que la automatización sea un éxito del que a todos les gusta formar parte.

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