Nessan Cleary habla de la importancia de especificar los trabajos y del papel que desempeña en el éxito de las imprentas.

Muchos impresores no se dan cuenta de lo importante que es estimar bien un trabajo a la hora de presupuestarlo, ni de la habilidad que hay que tener para especificar bien todos los elementos que hay que tener en cuenta.

Hay un buen argumento para limitarse a ofrecer una lista de productos estándar, como carteles o pancartas, y pedir a los clientes que elijan el tamaño y la cantidad. Este enfoque te permite establecer una lista de precios estándar para que el cliente sepa exactamente cuánto le costará su pedido y tú sepas exactamente cuál es el margen de beneficio de esos trabajos. También significa que sólo tienes que almacenar un conjunto estándar de materiales y consumibles, lo que simplifica enormemente el control del inventario.

Sin embargo, los trabajos de gran formato suelen caracterizarse por tiradas cortas, trabajos a medida con enormes variaciones de un pedido a otro. Estos trabajos tendrán que especificarse completamente para poder elaborar una estimación de sus costes y un presupuesto que permita cierto margen de maniobra, así como un margen de beneficios que merezca la pena. Entonces, ¿cuáles son los factores que hay que tener en cuenta?

Quizá el elemento más importante sea cómo valorar tu propio trabajo y el nivel de margen de beneficio que quieres establecer para cada trabajo. La tentación es minimizar los costes para ganar trabajo, pero el negocio no sobrevivirá si no obtienes un beneficio decente además de cubrir tus costes. Del mismo modo, un precio demasiado alto hará que los clientes se vayan a otra parte. Así que, en última instancia, el precio depende del valor que ofrezcas a los clientes. Eso no incluye una calidad de impresión decente o un servicio fantástico, porque los clientes esperan esto como algo natural y todos los competidores también afirmarán que ofrecen estas cosas. Pero cualquiera que sea tu USP, determinará el margen de beneficios. Todo lo demás puede calcularse fácilmente en términos de costes para ti.

Además del coste de funcionamiento de la máquina, también están los consumibles, como la tinta y los soportes.

Crédito de la imagen: Nessan Cleary

Empecemos por la impresión en sí. Muchas imprentas tienen varias máquinas, muchas de las cuales pueden parecer capaces de hacer trabajos similares, si tienes varias impresoras planas o de bobina. Pero en la práctica los operarios tendrán una idea muy clara de qué máquinas son las más adecuadas para determinados trabajos, lo que puede deberse a que una de bobina sea más quisquillosa que la otra con un sustrato concreto, o a que una plana produzca mejores tonos de piel que la otra. Pero todas esas máquinas diferentes tendrán distintos costes asociados. Y el modo de impresión utilizado también afectará al tiempo necesario para realizar la impresión. Por eso es importante que exista una buena comunicación entre el personal de atención al cliente que elabora el presupuesto y el personal de producción que realizará el trabajo, para garantizar que el presupuesto se corresponde con la producción.

También debes tener en cuenta los materiales de desecho en los que pueda incurrir una impresora concreta, como la cantidad utilizada en el borde inicial de un rollo para enhebrarlo en la bobina de recogida. Puede parecer una cantidad insignificante, pero si pierdes habitualmente un par de metros al principio y al final de cada rollo, eso se irá acumulando.

Todas las impresoras de chorro de tinta requieren cierto grado de limpieza para evitar que se obstruyan los inyectores. Eso puede significar simplemente limpiar manualmente los cabezales al principio o al final de cada turno. Pero también puede significar parar a lo largo de un turno para limpiar los cabezales, lo que aumenta el tiempo de producción, y puede que descubras que la impresora utiliza cierta cantidad de tinta como parte de su rutina de limpieza, lo que aumentará los costes de funcionamiento de la máquina.

Otra cosa a tener en cuenta es la cantidad de energía que consumirá la impresora. Una impresora UV con lámparas LED tendrá unos costes energéticos relativamente bajos, pero una impresora UV con lámparas de mercurio tendrá que mantenerse en modo de espera para asegurarse de que las lámparas están listas para curar. Igualmente, una impresora con tintas de base acuosa, incluidas las de resina o látex, necesitará mucha energía para secar las impresiones.

Consumibles

El soporte utilizado será uno de los principales costes de cualquier trabajo y muchos clientes pueden querer opciones con distintos soportes, dependiendo de lo que intenten conseguir y de lo sensibles que sean al precio. Debería ser relativamente sencillo calcular cuántos metros cuadrados necesitarás de un soporte determinado para un trabajo concreto, recordando que tendrás que tener en cuenta toda la hoja o anchura, incluidos los recortes. Algunos trabajos también pueden requerir materiales adicionales, como un laminado u ojales.

También están los trabajos que se componen de varias partes más pequeñas que pueden agruparse o anidarse. Cuanto más eficiente sea el anidamiento utilizado, menos material se desperdiciará, por lo que esto debe tenerse en cuenta en cualquier presupuesto.

La mayoría de los programas RIP te dirán cuánta tinta se ha utilizado para un trabajo determinado, y a partir de ahí debería ser posible calcular una media de la tinta utilizada por metro cuadrado para cada impresora de que dispongas. Esto puede variar de un modo de impresión a otro, ya que los modos de mayor calidad que utilizan más pasadas consumen más tinta. Las tintas especiales, como el blanco, los neones o los metalizados, también costarán más que los colores de proceso estándar. Afortunadamente, algunos RIP son capaces de estimar la cantidad de tinta que utilizará un trabajo sin necesidad de imprimir nada.

Tendrás que incluir todos los costes fijos, como los salarios del personal, los gastos de oficina y el alquiler.

Crédito de la imagen: Nessan Cleary

Naturalmente, también tendrás que tener en cuenta tus costes fijos, que podrían incluir el alquiler de tus locales más los costes de calefacción e iluminación, así como el alquiler y mantenimiento de vehículos y, por supuesto, los salarios del personal junto con los costes de gestión de la oficina y de RRHH. Cada presupuesto tendrá que incluir un cargo para cubrir estos costes ocultos.
Luego está el coste de realización. También puede que tengas que instalar el trabajo, lo que podría significar subcontratar a un contratista. Incluso puede que tengas que desmontar el trabajo cuando haya terminado y deshacerte de los materiales.

Por último, algunas imprentas podrían plantearse calcular el coste o la huella medioambiental de cada trabajo. Puede que no sea una práctica habitual para elaborar un presupuesto o especificar cómo se imprimirá un trabajo, pero es probable que desempeñe un papel más importante en el futuro, a medida que más clientes se den cuenta de que tienen que contabilizar su huella medioambiental. Si utilizas algún sistema de compensación de emisiones de carbono, también tendrás que incluirlo aquí.

En conclusión, es absolutamente vital para cualquier empresa ser capaz tanto de controlar los costes como de planificar los beneficios probables. Por tanto, ser capaz de especificar correctamente los trabajos es una parte importante de esto, ya que te ayudará a evitar sorpresas desagradables cuando sumes los costes después de producir esos trabajos.