Nessan Cleary habla de cómo el software del Sistema de Información de Gestión se ha convertido en un componente esencial para dirigir una imprenta moderna, pero la implantación determinará su éxito.
Un Sistema de Información de Gestión (SIG) es probablemente uno de los programas más complejos con los que se encuentran la mayoría de las imprentas. Y del mismo modo que puede haber enormes variaciones en la forma de trabajar de las distintas imprentas y en los clientes a los que atienden, no existe un MIS que sirva para todo y que funcione a la primera para todo el mundo. Por eso es difícil saber exactamente qué puede hacer por ti un SIG y cuánto puede costar. Pero quizá un mejor punto de partida sea preguntarse qué puede ahorrarte un SIG correctamente implantado.
Un SIG trata de dos cosas distintas -información empresarial y automatización del flujo de trabajo- y la conexión de estas dos cosas debería conducir a menos despilfarro y, por tanto, a más beneficios. Esto se aplica tanto a las pequeñas empresas como a las grandes.
Pie de foto: Lo ideal sería que los usuarios pudieran acceder a la mayoría de las funciones de un SIG desde dispositivos portátiles, incluidos portátiles, tabletas y teléfonos inteligentes, como demuestra PrintIQ aquí.
La premisa original del software MIS era ofrecer a la dirección un conocimiento exhaustivo de todos los costes y problemas de una empresa para poder tomar las decisiones adecuadas. La única forma de comprender realmente todos tus ingresos y gastos es utilizar un sistema centralizado que esté conectado a todo, desde los pedidos que llegan hasta el número de clips que recibe el departamento de contabilidad. Esto significa que el principal argumento de venta de un SIG no es tanto la funcionalidad del software en sí, sino la habilidad del equipo para integrarse con el software de otros proveedores.
Eso ha llevado lógicamente a que el MIS ejecute automáticamente algunos de esos otros sistemas y determine cómo se impulsan los diferentes trabajos a través de los distintos departamentos de producción. Esto significa sobre todo flujos de trabajo de producción y, en teoría, establecer un sistema basado en carpetas activas también podría permitir que los trabajos pasaran automáticamente de un proceso al siguiente. Pero un SIG hace mucho más que esto. Aplica automáticamente toda la información de la ficha de trabajo cuando procede, para la impresión, el acabado o la facturación, sin errores ni duplicaciones. Además, recopila datos para elaborar informes sobre el funcionamiento de la empresa, y puede desencadenar acciones en otros lugares, como pedir más sustratos cuando sea necesario, así como indicar dónde hay problemas, por ejemplo, si una máquina concreta necesita mantenimiento más de lo esperado o si los trabajos se están retrasando en uno u otro proceso.
Pie de foto: El SIG debe ser capaz de mostrar una visión general del estado de todos los trabajos en curso, como en esta imagen de PrintIQ.
Arquitectura modular
La mayoría de los MIS ofrecen un conjunto básico de funciones, además de una serie de módulos opcionales para que las imprentas puedan adaptar el MIS a sus propias necesidades. Aunque la mayoría de los MIS funcionan en distintas disciplinas de impresión, la mayoría de los usuarios de gran formato tendrán requisitos específicos, más aún si también imprimen en textil. Como mínimo, esto significa tener en cuenta los grandes tamaños de sustrato que se utilizan, tanto para bobinas como para soportes rígidos. El MIS también debe admitir los distintos tipos de acabado habituales en la impresión de gran formato, incluido el corte mediante una mesa de corte digital o una fresadora, así como el dobladillo, la soldadura, el ojalado, etc.
Una característica fundamental de cualquier SIG es la capacidad de estimar los trabajos y enviar presupuestos. Esto significa poder tener en cuenta todos los costes pertinentes, incluidas las materias primas y la mano de obra del personal, así como los costes de funcionamiento y la amortización del equipo utilizado, y determinar un margen razonable para cada trabajo. En algunos casos puede haber varias formas de realizar un trabajo, con distintas implicaciones para el presupuesto.
Pie de foto: El SGI debe permitir la agrupación, como se ve aquí en el SGI de Tharstern
El módulo de estimación debe estar estrechamente vinculado a la función de planificación y programación, porque quieres que el SMI elija el método de producción más eficiente al programar los trabajos para ese turno, pero perderás dinero si la estimación asume una forma de producción más barata. Lo ideal sería que la programación fuera dinámica, capaz de actualizarse automáticamente para tener en cuenta los nuevos trabajos a medida que llegan, en función de sus fechas de entrega requeridas y de las sinergias con otros trabajos.
Esto, a su vez, supone que el MIS incluye su propio módulo de imposición y agrupación o está estrechamente vinculado al software que tengas para ello. Esto es especialmente importante en los trabajos de gran formato, en los que es bastante habitual agrupar varios trabajos en las mismas planchas para ahorrar costes, y muchos de esos trabajos tendrán formas irregulares que habrá que anidar. Ni que decir tiene que el sistema debe ser capaz de distinguir entre trabajos para distintos clientes. Es igualmente importante que los trabajos para un mismo cliente puedan dividirse en sus distintas partes, por ejemplo, un minorista puede querer el mismo tipo de expositor, pero dividido en distintas unidades comerciales que pueden tener requisitos de tamaño diferentes. Mezclar estos trabajos ahorrará tiempo y costes de materia prima, pero el sistema tiene que poder separarlos para la entrega y la facturación.
El módulo CRM debe permitir que el personal de ventas se ponga en contacto con los clientes, convierta los presupuestos en pedidos y haga un seguimiento del progreso de esos pedidos. Como mínimo, esto debería implicar el seguimiento del material gráfico para la entrega y garantizar que todos los participantes en el proceso de aprobación hayan dado el visto bueno a las pruebas.
La mayoría de los SIG incluyen un módulo de comercio electrónico, aunque se argumenta que un programa Web-to-Print dedicado podría ser más adecuado. En realidad, depende de la escala de cada empresa y del tipo de clientes a los que atiendas. Algunas divisiones de gran formato formarán parte de un grupo de impresión comercial más amplio, o puede que dependan de que los clientes hagan pedidos únicos y paguen con tarjeta de crédito, mientras que otras quizá sólo quieran que los clientes habituales puedan hacer pedidos repetidos a cuenta. Hay tantas variantes que el Web-to-Print necesitaría un artículo aparte.
Pie de foto: MultiPress de Dataline es un software MIS/ERP para empresas de producción gráfica. Integra todos los procesos empresariales administrativos, comerciales, financieros y logísticos, junto con la producción y los informes, en un potente sistema MIS/ERP.
El SIG debe incluir algún tipo de gestión de inventario para garantizar que no te quedas sin nada que necesites para los próximos trabajos, como un sustrato concreto, así como para comprar a tiempo los artículos habituales, incluidas las piezas de mantenimiento del equipo, para evitar cualquier pánico de última hora. Lo ideal sería que esto se extendiera también a la gestión de tu propia cadena de suministro, para que conozcas los costes de los sustratos y puedas aprovechar las compras al por mayor u otras ofertas.
En lo que respecta al cumplimiento, como mínimo el SGI debe ser capaz de generar un aviso de entrega. Algunos también reservarán la entrega con una empresa de mensajería o correo, y otros irán aún más lejos y conectarán directamente con los sistemas de distintas empresas de mensajería para determinar la forma de entrega más rentable en función de los requisitos del cliente, incluido cuando haya que enviar distintas partes de un trabajo a distintos lugares.
Por último, la mayoría de los SIG tendrán un módulo de contabilidad, pero probablemente sea más habitual integrarlo con un software de contabilidad específico, sobre todo teniendo en cuenta que la mayoría de los software de contabilidad están bastante consolidados.
En conclusión, aunque hoy en día la mayoría de los proveedores de MIS comercializan su software como parte de un flujo de trabajo de producción, el verdadero valor de un MIS reside en la capacidad de identificar los puntos fuertes y débiles de una empresa. En última instancia, un SGI debería pagarse por sí mismo ayudando a reducir los residuos y a producir trabajos de forma más eficiente.