Graeme Richardson-Locke habla de las ventajas de la automatización del flujo de trabajo.

 

A pesar de todo lo que está ocurriendo actualmente en el mundo con la perturbación causada por la COVID-19, y, tú como, propietarios o gestores de empresas estás procesando las tareas de supervivencia empresarial del día, podrías encontrar algo de tiempo para considerar las ventajas de la automatización del flujo de trabajo a medida que emerges al otro lado de esta crisis.

Como Director de Asistencia Técnica de FESPA, mi objetivo es ofrecer una visión de cómo nuestros miembros impresores pueden utilizar todas las herramientas disponibles para acelerar el procesamiento de pedidos y reducir el riesgo de imprimir trabajos que no cumplan las expectativas de calidad del cliente a la primera y en todo momento. Esto puede resultar desalentador cuando se aborda la amplia gama de técnicas de impresión y entornos de producción.

Sin embargo, está claro que el creciente uso de la automatización de máquinas en la impresión digital mediante sistemas como la robótica en la manipulación de materiales y la evolución de los sistemas MIS están aportando eficiencias esenciales. El siguiente cambio de fase para muchos es conectar el software y establecer flujos de trabajo racionalizados.

Identificar las áreas en las que centrarse requiere una producción de impresión claramente ajustada y predecible. Este enfoque impone algunas limitaciones a la oferta de productos en comparación con los modelos de negocio a medida más tradicionales de la impresión. Por mi propia experiencia como comprador, sé que la simplificación del proceso de adquisición es tan rápida y clara con los buenos proveedores de impresión web 2, que sólo el trabajo muy creativo o especializado sigue una ruta de pedido tradicional más lenta.

Para obtener más información, me puse en contacto con Malcolm McKenzie, de Colour Engine, una consultoría técnica con sede en el Reino Unido que ofrece servicios de integración de automatización para impresoras, desde gestión del color hasta desarrollo de software y scripts.

Uno de los muchos productos de software que admiten es Enfocus Switch, que te permite crear tus propios flujos de trabajo de producción automatizados y personalizados. Al unir distintas aplicaciones de software mediante secuencias de comandos personalizadas, es posible, por ejemplo, mover archivos de la aplicación Adobe CC utilizando su interfaz JavaScript a otra aplicación como Microsoft Outlook mediante el uso de Applescript para Mac OS-X y VBscript para Microsoft Windows.

Un ejemplo es la oportunidad de hacer que los archivos entrantes de los clientes aterricen en una carpeta activa conectada a PitstopPro, donde se realiza una comprobación previa para garantizar que el material gráfico cumple las necesidades del proceso. Esto, a su vez, puede desencadenar un correo electrónico automatizado al cliente para informarle de que el archivo está pasando su primera comprobación y que recibirá una prueba en breve. Si el archivo supera ese examen previo, el siguiente paso es abrirlo e incrustar el material gráfico con un perfil de gestión del color adecuado en una prueba PDF para su aprobación. Si, por supuesto, el archivo no cumple los requisitos, envías un correo electrónico detallando lo que el cliente debe hacer para volver a enviarlo.

Pie de foto: Ejemplo de diseño de un flujo de trabajo automatizado en Switch.

Este enfoque de la automatización representa una alternativa ágil a la compra en un ecosistema alojado, donde la posibilidad de personalizar puede ser más restrictiva. A veces es difícil conseguir el flujo de trabajo óptimo a menos que puedas construirlo específicamente en torno a tu combinación de productos impresos. La elección depende de lo mucho que quieras implicarte y del nivel de flexibilidad que necesites.

Malcolm McKenzie es un experto certificado por Enfocus y miembro del comité ISO TC-130 (Tecnologías Gráficas y de Impresión), y tiene mucha experiencia en los requisitos técnicos de la automatización del flujo de trabajo.

Al empezar mi jornada de formación, me dio su primer sabio consejo: «empieza automatizando un proceso sencillo y hazlo crecer a partir de ahí». Puede que organizar una entrega implique cerrar el pedido, generar e imprimir albaranes y etiquetas de paquete y enviar la factura o cobrar el pago.

Pie de foto: Este diagrama ilustra que EnFocus Switch puede utilizarse para desarrollar flujos de trabajo automatizados en muchos escenarios.

Normalmente, los sistemas MIS se encargan de buena parte de estas tareas, pero puede que no se integren directamente en el sistema de reservas del mensajero elegido. Al enumerar las tareas y la secuencia del proceso, esto te permite comprender cómo conectarlo todo. Es posible que necesites API, código SQL y metadatos XML para llevar la información correcta a su destino, y aquí es donde entra en juego Enfocus Switch, que incluye una amplia gama de «widgets» o API que pueden interconectarse y una planificación visual del flujo de trabajo que conecta las «acciones» para liberar al impresor de las tediosas tareas repetitivas.

Al fin y al cabo, el objetivo es reducir al máximo los puntos de contacto humano para aumentar la velocidad y reducir los costes, abriendo la capacidad de procesar muchos más pedidos.

Si tú, con la orientación de alguien como Malcolm, pudieras planificarlo todo, desde los presupuestos automatizados, la confirmación del pedido, las pruebas suaves rápidas, el pago y la reserva, llegarías rápidamente a una fase en la que los puntos de contacto humano se reducirían en gran medida y liberarías al personal para trabajar de forma más productiva.

Tanto si tienes una operación Web2print como Storefront, la tecnología de impresión del software Enfocus Switch se ha utilizado para mejorar significativamente la eficiencia de los procesos, hasta el punto de poder gestionar un aumento exponencial de lo que normalmente se está convirtiendo en un mercado competitivo de costes de tiradas cortas y plazos de entrega rápidos.

Hablando con el público, las empresas, los impresores y los especialistas, existe un límite en cuanto al número de empleados que «puedes echar» a un problema. Con operaciones manuales incoherentes, demasiados cocineros no sólo pueden estropear el caldo, sino obstaculizar el crecimiento y la expansión del negocio.

Ahora es absolutamente imperativo que los impresores identifiquen mejores formas de trabajar. La inmediatez es ahora omnipresente, y tanto los usuarios finales directos como las imprentas necesitan enviar rápidamente las pruebas a los clientes. Mediante la recepción y el control rápidos de los archivos entrantes, las empresas inteligentes también ven, solucionan y superan los problemas, acelerando la toma de decisiones internas y ofreciendo un mejor servicio a los clientes.

El Grupo Bluetree, que comercializa bajo la marca Route 1 Print e Instantprint, no podría haber logrado tal progreso sin un nivel tan alto de automatización del software. Su mantra de trabajo en equipo 23:17 es clarividente, al defender su último récord de tiempo mínimo para procesar un trabajo de principio a fin (23 minutos, 17 segundos). El servicio lo es todo con 25.000 pedidos a la semana.

Al estandarizar los productos, está de moda la comoditización para trabajos sencillos (octavillas, pancartas, folletos) o cada vez más complejos, pero esto puede requerir un alto nivel de conocimientos para su aplicación, con habilidades artesanales manuales que siguen siendo necesarias en áreas especializadas como el bloqueo de láminas, la impresión en materiales especializados, etc.

 

Resumen

Enfocus Switch es una plataforma intrigante e impresionante de flujos, comportamientos desencadenantes, interconexiones, flujos, puntos de revisión, Pitstop, scripts… basada en «algo» que simplemente aterriza en una carpeta u otros métodos de más alta tecnología.

Trabajar con Malcolm McKenzie en Colour Engine fue un ejercicio de formación útil y claro, podría haber pasado unos cuantos con él, pero al menos conseguí una apreciación decente en un día allí.

Aunque Enfocus Switch no es el único juego de automatización de la ciudad, con otros proveedores como OneVision, Esko, Print Factory, HP, Efi y Heidelberg, todos compitiendo con sus sistemas y enfoques, lo que está más claro que el agua es que la automatización del software es necesaria para mantenerse en cabeza.