En este Coffee Break de FESPA, hemos reunido a dos personas con amplios conocimientos y experiencia en flujos de trabajo PDF para que amplíen sus conocimientos sobre la preimpresión y la mejor forma de ejecutarla para maximizar la productividad.

 

El anfitrión: Graeme Richardson-Locke: Director de Apoyo Técnico, FESPA. Con 35 años de experiencia en el sector, Graeme empezó como aprendiz y pasó por varios cargos directivos antes de incorporarse a FESPA en su puesto actual. También es miembro de la Academia de Tecnologías de Serigrafía e Impresión Digital.

Los expertos:

Malcolm McKenzie Director técnico de Colour Engine, Malcolm se incorporó a la empresa hace 15 años. Tiene experiencia con PitStop Pro, Enfocus y Switch. Está especializado en ayudar a impresores y creativos a aumentar su productividad aplicando conocimientos de software a sus problemas.

Andrew Bailes-Collins Director de productos de Enfocus, Andrew tiene una amplia experiencia en el sector del software informático y es experto en gestión de impresión, impresión digital, PDF, flujo de trabajo de preimpresión y aplicaciones móviles.

Graeme Richardson-Locke: Si consideramos la digitalización de las empresas que utilizan técnicas de impresión especializadas, lo que empezó con el diseño y la autoedición avanzó hacia las prensas digitales y el acabado. Junto con estas alteraciones de la producción convencional, se produjeron avances en la impresión desde la web y su capacidad para impulsar pedidos claramente orientados a productos específicos. Ahora es el momento de estudiar cómo la automatización de tareas repetitivas y la creación de flujos de trabajo impresionarán a los clientes, aumentarán el rendimiento y reducirán las pérdidas.

¿Es la automatización del software relevante tanto para las pequeñas imprentas como para las grandes operaciones?

Malcolm: Si nos fijamos primero en los clientes más pequeños, todos tienen problemas similares, que consisten en conseguir el personal y las capacidades y poder reaccionar ante los clientes a tiempo. En el mundo de la impresión, todo el mundo sabe que a las cuatro de la tarde de un viernes es cuando suele llegar todo el trabajo.

Para poder aumentar la escala con la suficiente rapidez cuando las tiradas son cada vez más cortas y las expectativas de los clientes son cada vez mayores, la automatización es el camino a seguir: liberar a los trabajadores para que hagan algo más que abrir un PDF y mirarlo, y luego quizá hacer un pequeño cambio. Éste es el tipo de cosas que pueden abrir a los impresores a toda una serie de experiencias mejoradas para ellos y sus clientes.

Uno de los grandes problemas que tiene todo el mundo, independientemente de la escala, es cómo llegan los archivos y cómo se responde a ellos a tiempo. No estamos hablando de nada terriblemente complejo, pero a la mayoría de los impresores de gran formato les llegan correos electrónicos con archivos adjuntos o a través de WeTransfer, lo que significa que alguien tiene que abrirlo, coger el archivo, descargarlo, cambiarle el nombre y ponerlo en una carpeta. Si una empresa tiene una tirada de 20.000 ejemplares, pero están mezclados en 10 lotes diferentes, es un problema logístico enorme: mover archivos de un lado a otro, ponerlos en las carpetas correctas, organizar las comunicaciones… todo esto lleva mucho tiempo y no tiene ánimo de lucro.
De nuevo, no estamos hablando de hacer un vuelo previo ni de hacer nada como tal con el PDF. Se trata simplemente de obtener el archivo y conseguir rápidamente el producto que se necesita imprimir y responder al cliente.

Es entonces cuando puedes automatizar muchísimos de los aspectos repetitivos del flujo de trabajo y, para empezar, es sencillo. El problema es entregar los archivos a la imprenta.

Andrew: Cuando hablas de flujo de trabajo, piensas en lo que todos conocemos de los flujos de trabajo tradicionales de preimpresión: introduces un PDF en un extremo y al final lo entregas a una imprenta o a una filmadora o filmadora de planchas.

Con la automatización, estamos hablando de tomar tareas y cosas que ocurren dentro de tu empresa. No necesariamente sólo la preimpresión y las cosas que se hacen manualmente en este momento, que son propensas a errores y tienen que contar con una persona que las haga. Hablamos de automatizar esos procesos, para que no tenga que hacerlos una persona. Puede ser lo que acabo de mencionar en el escenario de la preimpresión, pero también puede ser mucho más.

Las empresas más grandes suelen tener más «juguetes». Tienen un sistema MIS, un sistema web-to-print, varios motores de impresión y diferentes RIPS. La tarea de la automatización no es sólo procesar y gestionar archivos, sino también la conectividad. Es el pegamento que puede ayudar a que esos dispositivos se comuniquen entre sí y a automatizar el negocio en general. Obtienes la información de un MIS, procesas el PDF basándote en esa información, y luego devuelves el resultado al MIS, que puede utilizarse para calcular costes, por ejemplo. Es el mismo concepto, pero a mayor escala.

¿Qué herramientas hay disponibles? ¿Y merece la pena empezar con la comprobación automática de archivos antes de avanzar en otros aspectos de la automatización?

Malcolm: La mayoría de la gente ya tiene experiencia con la comprobación de archivos porque tiene acceso a una licencia PitStop. Lo que Andrew y yo hacemos es ponerlo en primer plano.
Además de la comprobación previa, puedes hacer otras cosas. Ahí es donde las empresas más pequeñas y las más grandes pueden, mediante la automatización, encontrar realmente nuevas vías y nuevas oportunidades de trabajo que no podrían hacer de otro modo. La verificación previa, las correcciones… siguen siendo cosas que asustan un poco a la gente y por eso intentamos desmitificarlas y ayudarles a darles forma para que les funcionen.

Andrew: Las empresas deberían centrarse en el lugar donde van a obtener más valor y luego partir de ahí, porque una vez superado el primer obstáculo, se crea confianza, se empieza a ver que funciona, se empieza a ver el valor.

Como ha dicho Malcolm, la comprobación de archivos es un gran problema. Durante los últimos 15 años, he estado escuchando un problema en el que un cliente envía un archivo y no le responden hasta pasadas seis, ocho horas, o incluso al día siguiente. Eso es un mal servicio al cliente.

Si puedes volver en un par de minutos, es genial. Entonces tienes tiempo para tomar decisiones y mantener una conversación con el cliente sobre horarios y costes. El problema no es cuánto se tarda en hacer la tarea, el problema es que alguien encuentre tiempo para abrir manualmente el archivo y comprobarlo. Si tienes un software que puede hacerlo, entonces ganas.

La segunda parte de esa ecuación es que, en lugar de tener a unos cuantos operarios abriendo cada archivo, comprobándolo y haciendo correcciones, utilices un producto basado en servidor que compruebe los archivos automáticamente por ti, donde normalmente el 80% pasará. Eso es un 80% de tus archivos en los que tu equipo de preimpresión no tiene que intervenir.

¿Qué habilidades se necesitan para poner en marcha un proyecto? ¿Necesitan los impresores aportar conocimientos de codificación y, en caso afirmativo, cuántos de ellos les son accesibles como tecnólogos de la impresión y para cuántos necesitarán un nuevo conjunto de conocimientos?

Malcolm: Enfocus y Switch están diseñados para ser orgánicos y crecen a medida que aprendes. Aprender es importante y si tuviera que sugerir a la gente cómo aprender sobre software, les aconsejaría que fueran a los foros de Enfocus, porque es donde los usuarios hablan de ello. Puedes ver todas las soluciones y cosas innovadoras que la gente está haciendo con la automatización.

Lo que necesitas en cualquier organización es alguien que ame el producto y pueda ver el futuro. Si estás en el nivel de director o propietario, tienes que dar tiempo a tu personal. No puedes decir simplemente: «Como es preimpresión, se lo daremos a preimpresión». Entonces esa pobre persona que nunca ha tenido que ocuparse de la logística probablemente se sienta un poco fuera de sí.

Para poseer el software, se requiere una combinación de preimpresión, el campeón y, con suerte, alguien con algunos conocimientos de informática. Para empezar, no es necesario que tengas conocimientos de codificación.

Andrew: Necesitas un campeón y tienes que darles tiempo. No puedes esperar que hagan el trabajo de producción y luego hagan un poco de automatización cuando tengan un hueco.

Ni siquiera necesitas necesariamente experiencia, sólo tienes que saber lo que quieres. Conozco a gente que compra el software y todo va como la seda. Luego hay otras personas que invierten algo de tiempo, no sólo en el software, sino también en la consultoría. Entonces tienen a alguien que les lleva de la mano en las fases iniciales y, pasado un tiempo, pueden cogerlo y ponerlo en marcha ellos mismos. La clave es tener a una persona responsable y asegurarse de que está interesada.

¿Qué es PitStop Pro?

Andrew: PitStop Pro es un complemento de Adobe Acrobat. Tiene dos tareas: una es comprobar un PDF según una serie de criterios predefinidos, y también corregirlos. La segunda es editarlos manualmente.
Empezó con publicaciones, periódicos, revistas y trabajos comerciales, y ha evolucionado para su uso en gran formato, envases y etiquetas. Te permite crear automáticamente rutas de corte, añadir sangrado y todo tipo de cosas, como exportar conversiones de color.

PitStop Pro es esencialmente una herramienta que te permite hacer el trabajo correctamente antes de enviarlo a producción. También existe PitStop Server, que es la versión automatizada y no necesita ningún operador para controlarla.

Enfocus Switch conecta software y datos. ¿Qué mejoras de eficiencia se pueden conseguir?

Andrew: Enfocus Switch une aplicaciones y sistemas, por lo que puede trabajar con muchas aplicaciones de terceros y automatizarlas. Si quieres abrir un archivo y convertirlo en PDF, normalmente tendría que hacerlo un operador, pero Enfocus Switch puede hacerlo por ti. Tu operador no tiene que abrir un archivo, cargar las fuentes y los enlaces, el software puede hacerlo por ti, así como la conectividad y la extracción de información de las bases de datos.

Las ganancias pueden ser tremendas, pero depende de lo que quieras que haga. Por ejemplo, si te fijas en lo que haces manualmente, como tu producción, necesitas comprender realmente lo que ocurre ahí dentro para sacarle el máximo partido.

Con Switch puedes tenerlo como parte de un marco de comercio electrónico totalmente integrado. Puedes utilizarlo de principio a fin o sólo en un proceso interno. No se trata sólo de habilitar el comercio electrónico, sino de hacer las cosas más rápido.

Malcolm: Los impresores que no hayan estudiado realmente Switch quizá estén pensando en estos flujos de trabajo a gran escala que llegan, sobre todo de los fabricantes, que tienden a imponerse a la gente. Dicen: «Vale, tienes que tener nuestro front-end y nuestro portal web. Tienes que tener nuestra forma de trabajar y luego tienes que tener nuestro software de imposición». Eso ya no funciona para muchísima gente, sobre todo en gran formato. Si tienen muchos equipos y máquinas diferentes, entonces tienen diferentes resultados.

Estos sistemas se vuelven entonces muy viejos y no especialmente ágiles. Con Switch, empieza siendo muy sencillo y le vas añadiendo cosas a medida que las necesitas. Si quieres que hable con tu base de datos, puedes comprar un módulo de base de datos.

¿Tilia Labs también será otra?

Malcolm : Eso es algo enorme que se está poniendo en marcha. Puedes enlazar todos los elementos a la perfección.

Hasta cierto punto es como «plug-and-play». Cuando decimos «a prueba de futuro» no te estamos diciendo cómo imponer tus archivos. Lo entregaremos a un paquete que pueda hacerlo. Una vez más, el aprendizaje del flujo real es más fácil porque la mayor parte del tiempo estamos introduciendo conocimientos de otras aplicaciones. Eso se extiende a cosas como Illustrator y Photoshop. Todo lo que puedas hacer como acciones podemos repetirlo y automatizarlo.

Tomamos conjuntos de habilidades que la gente ya ha creado, y los construimos o moldeamos en el sistema. Por eso a la gente le encanta, porque es ágil. Mucha gente tiene flujos de trabajo muy caros y luego también tienen Switch porque puede hacer las cosas que sus caros flujos de trabajo no pueden hacer.

En cuanto a PitStop Pro, Server y Switch, ¿podemos hacernos una idea de la inversión necesaria? ¿Qué costes conlleva?

Andrew: PitStop Server está experimentando un cambio en este momento y ganando más automatización porque lo estamos pasando a estar basado en Switch. Ha sido lo mismo durante unos 20 años, en los que sólo se trataba de la entrada y salida básica de carpetas calientes, y nos hemos dado cuenta de que eso ya no es lo que la gente quiere.

De momento cuesta 3.300 £, pero ese precio subirá el 1 de enero (2021). Tendrá muchas funciones adicionales.

A partir de ahí, tu camino de actualización es hacia un Switch completo, donde puedes empezar a añadir los módulos antes mencionados. Empiezas con el Servidor PitStop y piensas que te vendría bien vincularlo a una base de datos, o trabajar con XML, o trabajar con JDF. Entonces puedes añadir un módulo para aumentar su funcionalidad.

Ampliando esas API que se conectarán con Switch, ¿tendrán algún coste de licencia asociado algunas de ellas? ¿Algunas son gratuitas?

Andrew: Depende. Tenemos una tienda de aplicaciones para Switch, que también está disponible para PitStop Server. Esto es único, desde luego en el sector de la impresión, porque aprovecha la base de usuarios y a nuestros integradores globales. Pueden crear estas pequeñas aplicaciones que se pueden integrar en Switch PitStop Server para realizar tareas como renombrar y otras cosas que Switch no hace. Pueden ser gratuitas o de pago; eso depende totalmente de la persona que las cree, pero ya hay más de 100.

Son cosas reales que la gente ha construido para sus flujos de trabajo o para sus clientes. Son cosas del mundo real que tienen usos prácticos y que simplemente amplían la funcionalidad. Malcolm hablaba de la integración con HP. Es un ejemplo similar. Crean una aplicación y conectan Switch con su producto, su servicio, su tienda o su sitio web.

Mira la grabación completa de este seminario web de FESPA Coffee Break aquí.