Guía rápida para impresores: trabajar a distancia

COVID-19 obligó a la mayoría de la gente a trabajar desde casa en vez de desde sus oficinas. Para las imprentas, esto significa que tendrán que acostumbrarse a tener una plantilla más remota. ¿Cómo afecta esto a sus flujos de trabajo?

Recientemente, los empleados de Apple enviaron a Tim Cook una carta exigiendo que siguieran trabajando a distancia desde sus casas incluso después de septiembre de 2021, cuando Apple les pidió que volvieran a la oficina 3 días a la semana.

En cuanto a los negocios de productos manufacturados, se exigió a algunas personas que permanecieran en los locales de la empresa, incluso durante los peores periodos de la Pandemia. Pero muchos equipos de marketing, gestión, administración y ventas trabajaban a distancia, lo que a menudo era impuesto por el gobierno. Numerosos empleados están deseosos de volver a sus oficinas, o ya lo han hecho. Sin embargo, parece muy probable que muchos de estos empleados pidan un horario más flexible, incluida la opción de trabajar desde casa.

Esto creará bastantes retos para los impresores, especialmente en las áreas de:

• Gestión
• Equipo
• Flujo de trabajo y software
• Seguridad y salud en el trabajo.

Gestión remota

En 2021, se podría pensar que no habrá problemas para establecer una comunicación global. Hoy en día, la mayoría del personal utiliza habitualmente teléfonos inteligentes y la mayoría de la gente sabe utilizar mensajeros y correos electrónicos. Nos conectamos en varios canales de mensajería para la comunicación diaria. Estas herramientas han sido útiles para organizar la empresa durante COVID-19. Sin embargo, esto puede ser un problema.

La cuestión de la privacidad y la protección de datos es un gran tema en sí mismo. Sin embargo, sería aconsejable que los impresores leyeran los términos y condiciones de Apple, Google y Microsoft. Las cuentas personales gratuitas excluyen cualquier uso empresarial ampliado. Tanto Google como Microsoft ofrecen modelos de nube empresarial de pago que incluyen suscripciones a software de productividad para empresas de todos los tamaños.

Gestionar un equipo es algo más que leer y responder correos electrónicos. Es necesario que las empresas tengan dentro del contrato de cada empleado un horario de trabajo claro, así como la conducta empresarial cuando se trabaja desde casa.

Dado que los empleados varían en edad, sexo y formación, también es importante recordar que no todos se sienten cómodos trabajando a distancia y utilizando únicamente la comunicación en línea. Los directivos deben tener esto en cuenta o se arriesgan a que sus equipos se desintegren.

Elegir el equipo adecuado

18 meses después de la aparición de COVID-19, todos hemos aprendido que los equipos de oficina, como los ordenadores portátiles y las tabletas, facilitan el trabajo a distancia. Algunas pequeñas imprentas han animado a sus empleados a utilizar sus propios equipos para trabajar desde casa. Aunque «BYOD» (Bring Your Own Device) y COPE (Corporate Owned, Personally-Enabled) son conceptos bien conocidos para garantizar que los datos personales y los de la empresa no se mezclen en estos dispositivos, el software de despliegue como Miradore debe estar preinstalado.

Lo más probable es que la principal mano de obra de una imprenta esté en el departamento de producción. Aunque todavía no se ha encontrado una solución que automatice completamente las complejas necesidades de un negocio de impresión y acabado digital, muchos fabricantes llevan años proporcionando soluciones sencillas para hacer un seguimiento remoto de sus impresoras. El ejemplo más destacado es PrintOs de HP. Sus nuevas series HP Latex 700 y 800 incorporan una App que proporciona información sobre la producción en cualquier dispositivo móvil Android o Apple.

El software y el flujo de trabajo son las dos caras de la moneda

Desde hace años, la mayoría de las soluciones RIP a escala industrial en impresión digital ofrecen acceso remoto mediante App o portal web. Sin embargo, estas soluciones sólo son lógicas si se ha racionalizado el flujo de trabajo. La planificación de recursos dedicados permite controlar a distancia los trabajos grandes durante los turnos de noche, dejando los trabajos más pequeños para el día. La carga y descarga de soportes/impresiones y el acabado de las aplicaciones siguen requiriendo un importante trabajo manual in situ, por lo que parece razonable reservar para ello las horas centrales de trabajo.

En el futuro, las tareas administrativas como las ventas, la presentación de ofertas y el marketing podrán seguir funcionando a distancia sin ningún problema. Los software ERP como Gunter advanter 5 elements print +sign están perfeccionados para recrear el funcionamiento estándar de una imprenta en un software específico, facilitando así la gestión de imprentas en múltiples ubicaciones. EFI es un ejemplo de uno de los muchos proveedores especializados en software MIS /ERP. Tienen una amplia gama de software de productividad para PSP de todos los tamaños y software de proyectos.

Seguridad y salud en el trabajo

Muchas imprentas han invertido recientemente sus recursos en crear bellos espacios administrativos, sociales y de ventas. Aunque puede ser necesario rediseñarlos para incluir los requisitos COVID de salud y seguridad.

Muchas empresas han perdido clientes y dinero durante la pandemia, por lo que gastar dinero en el rediseño de las oficinas puede resultar un problema. Sin embargo, es evidente que los empleados ya no aceptarán un espacio de oficina reducido. Cualquier imprenta interesada en retener a personal cualificado y atraer a jóvenes talentos tendrá que tener en cuenta las preocupaciones de la gente, incluso después de que la pandemia haya remitido.

La mayoría de los países europeos aplican desde hace tiempo normas de seguridad y salud en el trabajo. Debido a ello, la mayoría de los espacios y equipos de las oficinas domésticas no serán suficientes para un espacio de trabajo normal. Aunque estos hechos se pasaron por alto en el momento álgido de la crisis sanitaria, volverán a ser un problema cuando la economía se recupere y crezca. Los impresores deben ser conscientes de que, en función de la normativa laboral local, pueden ser considerados responsables de las condiciones de trabajo en la oficina doméstica de su personal.

¿Trabajarán las impresoras a distancia en el futuro?

En los próximos años, parece poco probable que una imprenta típica sea una zona de producción controlada a distancia y con poco personal. Aunque teóricamente esto podría conseguirse hoy, la inversión parece demasiado grande, sobre todo teniendo en cuenta los estrechos márgenes de las aplicaciones estándar.

Para las imprentas, disponer de trabajo flexible y a distancia puede resultar esencial para el personal de ventas y administrativo, aunque sólo sea para atraer el interés de los jóvenes talentos.