Nessan Cleary comparte varios indicadores clave de rendimiento que son fundamentales para dirigir con éxito un negocio de impresión. Estos KPI pueden seguirse diaria, semanal o mensualmente. Haciendo un seguimiento de estos KPIS tu negocio puede generar mayores beneficios.

Todas las empresas, incluidas las que prestan servicios de impresión en gran formato, existen para obtener beneficios. En teoría, puedes comprobar la salud de una empresa a través de su balance. Pero dirigir con éxito una empresa de impresión es mucho más que hacer números. Así que tiene sentido identificar una serie de indicadores clave de rendimiento o KPI que puedas controlar a lo largo del tiempo para asegurarte de que el negocio goza de buena salud, ya sea diaria, semanal o mensualmente. Y lo que es más importante, puedes utilizar estos KPI para eliminar problemas y aumentar los beneficios.

Sin embargo, no existe un negocio de impresión estándar, ya que cada uno ofrece una combinación distinta de servicios y una propuesta de valor diferente a los clientes. Así que la clave de este enfoque es elegir los KPI adecuados que se ajusten a los objetivos de tu empresa. Es probable que sea una mezcla de información financiera, de producción y logística. Un SIG decente debería ayudarte con la mayor parte de esto, pero puede que necesites otras fuentes para profundizar en algunas áreas, como los problemas con el equipo de producción, o con las cuentas o el cumplimiento. Dicho esto, no elijas demasiados KPI o te ahogarás en datos.

Ventas

Los dos motores principales de cualquier empresa son aumentar los ingresos y reducir los costes. Así que el primer KPI que hay que tener en cuenta son las ventas, y un buen punto de partida es el coste medio de adquisición de nuevos clientes. Cada empresa tendrá algunos clientes más exigentes que otros. Así que es útil hacer un seguimiento de cuánto te cuesta cada cliente, tanto en términos de cierre de cada venta como del grado de gestión de clientes necesario a lo largo de los pedidos, incluido el tiempo dedicado a solucionar problemas con los archivos, y luego compararlo con los ingresos de esos clientes. Esto puede mostrar que algunos clientes son simplemente más problemáticos de lo que valen, pero también puede indicar aquellos de los que merece la pena ocuparse más, así como las tendencias de crecimiento en aplicaciones concretas.

Además de impresoras, como esta P5 350HSR, Durst también vende un servicio de análisis que funciona con sus impresoras y flujos de trabajo para ayudar a los clientes a comprender cómo se utilizan sus máquinas.

Es útil ver de dónde proceden esas ventas, por ejemplo de un sistema web-to-print, de una campaña de marketing o de publicaciones en las redes sociales. Esto puede ayudar a determinar cómo gastar mejor el dinero en marketing, o a dejar de malgastar recursos en campañas que no están funcionando.

Quejas

También es una buena idea llevar un registro del número de reclamaciones y del coste de tramitarlas. Puede ser útil ver si hay un tema común, como la salida de color de una impresora o quizá un problema del personal que pueda resolverse con más formación.

Trabajos finalizados

Igualmente, es bueno llevar un registro de cuántos trabajos se terminaron y entregaron a tiempo.

Hay muchas métricas diferentes que pueden medirse en todo el departamento de producción, así que el truco está en identificar sólo las clave que darán una instantánea precisa de lo bien que está funcionando el departamento de producción. La mayoría de los dispositivos de impresión pueden producir una gran cantidad de información, desde el uso de tinta hasta los códigos de error, a la que deberías poder acceder a través del RIP o de la integración con un MIS. Cada vez más, los fabricantes intentan cobrar por compartir esta información, normalmente como parte de un servicio continuo de análisis de datos, pero esto tendrá un valor limitado a menos que incluya todos los diferentes dispositivos de impresión en uso para que puedas compararlos.

Utilización para Equipamiento

Uno de los indicadores más importantes es la utilización de cada precio del equipo, ya que ninguno de esos dispositivos ganará dinero mientras esté inactivo. Esto puede ayudar a identificar cuellos de botella si, por ejemplo, la mesa de corte se queda esperando a que los trabajos terminen de imprimirse o si algunos dispositivos tardan en configurarse, como tener que cambiar herramientas en una mesa de corte o encintar determinados tipos de soportes en una impresora plana. Esto también debería poner al descubierto cualquier problema con tu equipo, si determinados dispositivos tienen problemas de mantenimiento por encima de la media o si algunos dispositivos tienen requisitos específicos de preimpresión que limitan la flexibilidad a la hora de reorganizar los flujos de trabajo con poca antelación.

Márgenes reales frente a estimación

Otro KPI útil es comparar los márgenes reales de determinados trabajos con la estimación. No es infrecuente que en una estimación se asuma que un trabajo se producirá de una manera determinada, pero que el equipo de producción adopte un enfoque diferente, lo que puede alterar los costes y, por tanto, los márgenes de ese trabajo. O puede que haya habido problemas y costes imprevistos por el camino, pero en cualquier caso querrás que el presupuesto y los costes reales sean lo más parecidos posible para evitar discusiones con los clientes.

Finanzas

Ni que decir tiene que tienes que vigilar la salud financiera de la empresa
, incluidos los beneficios globales y el grado de crecimiento anual. Puede ser útil desglosarlo por aplicaciones o grupos de productos para ver qué partes del negocio son más rentables. También merece la pena hacer un seguimiento del tiempo medio que tardan los clientes en pagar las facturas, y cuánto te cuesta perseguir esos pagos.

La mayoría de los MIS, como PrintIQ, pueden ayudar a los clientes a establecer una lista de KPI para controlar.

Hoy en día, pocas empresas pueden permitirse ignorar su sostenibilidad general. La sostenibilidad tiene dos aspectos principales. El primero es simplemente reducir los residuos, lo que también reduce directamente los costes. Eso significa hacer un seguimiento de cómo se utilizan los recursos, como la calefacción y la electricidad. Cambiar a un sistema más eficiente para anidar o agrupar los trabajos puede ayudar a reducir los residuos de sustrato.

Adoptar las mejores prácticas
El otro elemento es adoptar las mejores prácticas, como cambiar a materiales más fáciles de reciclar, utilizar software de ahorro de tinta y ajustar la producción para evitar tener que hacer reimpresiones por errores. El seguimiento de estos datos facilita la demostración de un progreso real a los clientes, muchos de los cuales pueden necesitar estos registros para trazar su propia huella medioambiental.

Por lo demás, la información extraída de estos indicadores de rendimiento también puede utilizarse como parte de tu marketing general. Esto podría incluir detalles como un alto porcentaje de trabajos entregados a tiempo o un gran porcentaje de clientes que deciden volver para repetir pedidos. Del mismo modo, implicar al personal en la recopilación de estos indicadores de rendimiento puede ayudar a elevar la moral de la plantilla y dar a individuos o incluso a departamentos enteros hitos que superar.

En conclusión, muchos proveedores de servicios de impresión pueden beneficiarse de adoptar el concepto japonés de Kaizen, que significa identificar los pequeños problemas y realizar mejoras continuas. Realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento permitirá introducir mejoras continuas en toda la empresa, lo que a su vez debería generar mayores beneficios.